Е-Специфікація

• Функціонал сервісу Е-Специфікація
• Довідник погоджених цін
• Робота з сервісом Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для роздрібної мережі
• Налаштування рівнів погодження
• Актуальні специфікації
• Робота з документами для Мережі
• Акції. Інструкція для Мережі
• Робота з сервісом Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для постачальника
• Товарне узгодження
• Робота з документами для Постачальника
• Акції. Інструкція для Постачальника
• Комерційна пропозиція

Функціонал сервісу Е-Специфікація

Алгоритм взаємодії контрагентів

1. Покупець (роздрібна мережа) зі своєї облікової системи вивантажує на FTP або через API актуальний (на даний момент) товарний довідник (контракт, специфікацію) у форматі XML (PRODUCTLIST).

2. Постачальник на підставі специфікації (узгодженого товарного довідника) формує пропозицію щодо зміни цін і направляє її в торговельну Мережу.

3. Покупець (торгова мережа) проводить узгодження цієї пропозиції. У разі успішного вирішення Покупець (мережа) підписує зі свого боку комерційний документ і направляє його Постачальнику.

4. Постачальник зі свого боку підписує комерційний документ («Товарна специфікація» (COMDOC_008)) і надсилає  його Покупцю (мережі).

5. Після отримання підписаного з обох сторін комерційного документа на FTP торгової Мережі вивантажується новий PRODUCTLIST із погодженими даними, на підставі якого оновлюються дані в обліковій системі, а також документ з підписами (comdoc_008.p7s). Після цих змін Покупець (мережа) повторно вивантажує вже оновлений товарний довідник (контракт, специфікацію) на FTP або через API.

У разі будь-яких змін даних, погоджених не через систему EDI, PRODUCTLIST.XML вивантажується повторно.

Основний функціонал сервісу Е-Специфікація

Залежно від ролі користувача (Покупець (роздрібна мережа) або Постачальник) функціонал сервісу відрізняється.

Для початку роботи з сервісом необхідно виконати вхід у систему за допомогою наданих логіна та пароля. Далі серед доступних сервісів обрати Е-Специфікація (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Вибір сервісу Е-Специфікація}

Головна сторінка сервісу Е-Специфікація (Зображення 2) містить наступні елементи:

1. Розділ для роботи з документами (узгодження цін).

2. Розділ для роботи з комерційними пропозиціями.

3. Розділ для роботи з довідниками (специфікації, контракти, акційні пропозиції, погоджені ціни).

4. Розділ збережених пошукових запитів.

5. Журнал документів обраного розділу.

6. Пошуковий рядок.

7. Меню вибору GLN організації, від імені якої відбуватиметься взаємодія з контрагентами.

8. Контакти компанії.

9. Новини.

10. Повідомлення.

11. Меню сервісів - перехід до списку сервісів платформи.

12. Особистий кабінет, налаштування користувача та вихід з платформи.

^{Зображення 2 - Головна сторінка сервісу Е-Специфікація}

Додатковий функціонал сервісу Е-Специфікація

1. Додати обґрунтування

У Постачальника є можливість додати до узгодження обґрунтування зміни ціни або інші документи, які можуть прискорити погодження. Як обґрунтування до документа можна додати максимум 5 файлів, розмір кожного з яких не перевищує 5 МБ. Доступні формати: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/TXT.

Для цього натисніть кнопку «Додати обґрунтування» (для документа зі статусом «Чернетка» - на верхній панелі форми перегляду документа, для відправлених документів - у блоці коментарів форми перегляду документа) та оберіть файли (Зображення 3, 4). Після цього натисніть кнопку «Відправити», щоб надіслати обґрунтування контрагенту.

^{Зображення 3 - Додавання обґрунтування зміни ціни до Узгодження зі статусом «Чернетка»}

^{Зображення 4 - Додавання обґрунтування зміни ціни до надісланого Узгодження}

2. Додати коментар

Після відправки документа «Товарне узгодження» під табличною частиною з позиціями з’являється блок для зв’язку з контрагентами. До неузгодженого документа можна додати коментар та/або файл/файли з обґрунтуванням (Зображення 5).

^{Зображення 5 - Додавання коментаря до надісланого Узгодження}

Введіть потрібний текст та натисніть кнопку «Відправити», щоб надіслати коментар контрагенту.

Довідник погоджених цін

Ця інструкція описує можливості роботи з Довідником погоджених цін.

Інформація у Довіднику погоджених цін недоступна для редагування.  Оновлення Довідника відбувається автоматично під час зміни статусу Товарного узгодження на «Завершено».
Якщо ще немає Товарних узгоджень зі статусом «Завершено», Довідник буде порожнім.

Перейдіть до сервісу Е-Специфікація та оберіть «Довідник погоджених цін» у розділі Довідники (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Довідник погоджених цін}

У Довіднику інформація відображається згрупованою

• за доступними мережами, якщо Ви — Постачальник.
• за доступними постачальниками, якщо Ви — представник Мережі.

Оберіть відповідно до своєї ролі потрібну мережу або потрібного постачальника та натисніть на назву. Відкриється таблиця актуальних цін на товарні позиції обраної мережі/постачальника  (Зображення 2).

^{Зображення 2 - Таблиця погоджених цін на товарні позиції мережі}

Є можливість вивантажити дані у файл формату .xlsx, для чого натисніть кнопку «Вивантажити» (Зображення 2, Покажчик 2). 

Для кожної товарної позиції можна подивитися історію зміни цін за допомогою кнопки «Історія цін» (Зображення 2, Покажчик 3). При цьому відкриється сторінка історії цін (Зображення 3).

^{Зображення 3 - Історія зміни цін на товарну позицію}

Для зручності пошуку потрібних цін на сторінці доступні фільтри:

• по даті початку та кінця дії ціни
• по типу ціни:
  • Регулярна ціна зі знижкою
  • Регулярна ціна
  • Промо ціна
  • Ціна виробника (для сценарію тристороннього погодження, тобто якщо для цієї товарної позиції вказана ціна виробника)

 

Робота з сервісом Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для роздрібної мережі

Налаштування рівнів погодження

Налаштування рівнів погодження доступне лише для Мережі.

Налаштування рівнів погодження здійснюються для кожного користувача мережі індивідуально.

Для цього перейдіть до розділу Рівні погодження блоку Налаштування сервісу Е-Специфікація (Зображення 1). 

^{Зображення 1 - Рівні погодження}

На сторінці відобразиться перелік всіх користувачів мережі. У списку вказуються дані акаунтів користувачів та їхній доступ до сервісу Е-Специфікація. Оберіть потрібного користувача, щоб перейти до його налаштувань. 

^{Зображення 2 - Налаштування рівнів погодження для користувача мережі}

Можна налаштувати:

• Категорії товарів, які будуть відображатися користувачеві (Зображення 2, Покажчик 1),
• Статуси документів, доступні до перегляду (Зображення 2, Покажчик 2),
• Дії узгодження для кожного підтипу документа (за статусом) «Товарне узгодження» (AGREEM) (Зображення 2, Покажчик 3). Детальніше в розділі Робота з документами.

Після зміни налаштувань для користувача натисніть кнопку «Зберегти», щоб зберегти зміни (Зображення 2, Покажчик 4).

Актуальні специфікації

Після того, як по FTP буде вивантажено товарний довідник (контракт, специфікацію), у розділі ДОВІДНИКИ на вкладці Специфікація відобразиться перелік Постачальників та діючих специфікацій з ними. Усі специфікації згруповані за назвою Постачальника. Оберіть Постачальника та натисніть кнопку «Перейти» біля однієї з актуальних специфікацій (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Довідник специфікацій}

Після переходу відкривається форма перегляду обраної специфікації з пропозиціями (Зображення 2).

^{Зображення 2 - Форма перегляду специфікації}

На формі перегляду специфікації доступний пошук за назвою, штрих-кодом або артикулом, а також можна вивантажити обрану специфікацію за допомогою кнопки «Скачати специфікацію» (Зображення 2). Інші дії зі специфікацією недоступні для Мережі.

Робота з документами для Мережі

1. Журнал узгодження цін

Перед початком роботи переконайтеся, що для всіх користувачів задані відповідні налаштування!

Блок Документи сервісу Е-Специфікація має 4 розділи для роботи з узгодженнями (Зображення 1, Покажчик 1):

• Узгодження цін - містить весь список Товарних узгоджень, тобто створених документів-пропозицій щодо зміни цін.

• Важливі - містить документи, що були відмічені користувачем як важливі (іконка зірочки зафарбована -> ).

• Оброблені - містить документи, що були переміщені користувачем з теки Узгодження цін (кнопки «Дії з обраними документами» -> «Перемістити в оброблені»).

• Неактуальні - містить документи, що були переміщені користувачем з теки Узгодження цін (кнопки «Дії з обраними документами» -> «Перемістити в неактуальні»).

^{Зображення 1 - Розділ «Узгодження цін»}

Перемістити до розділу «Оброблені» або «Неактуальні» можна лише документи зі статусом «Завершено» або «Відхилено».

Для цього потрібно:

• обрати потрібні документи (для зручності можна скористатися фільтром за статусом документа або пошуком) (Зображення 1, Покажчик 2), 
• натиснути кнопку «Дії з обраними документами» (в дужках відображається кількість обраних документів) (Зображення 1, Покажчик 3), 
• з випадаючого списку обрати опцію «Перемістити в оброблені» або «Перемістити в неактуальні» (Зображення 1, Покажчик 4).

В журналі документів міститься коротка інформація про документ та його стан (номер/дату документу, статус, тип, кількість позицій (відхилених/всього) у документі). Перехід до документа здійснюється кліком по номеру документа.

Статуси документів:

• 1 - Чернетка (на стороні постачальника)

• 2 - Відправлено (на стороні постачальника)

• 3 - На узгодженні (на стороні постачальника)

• 4 - Відхилено (на стороні постачальника)

• 5 - Підписання постачальником (на стороні постачальника)

• 6 - 2 підписання постачальником (на стороні постачальника)

• 7 - Завершено (на стороні постачальника)

• 11 - Відхилено (на стороні мережі)

• 12 - На узгодженні (на стороні мережі)

• 13 - Підготовлено (на стороні мережі)

• 14 - Готовий до підписання (на стороні мережі)

• 15 - Погоджено (на стороні мережі)

• 16 - Підписано (на стороні мережі)

• 17 - Перевірено (на стороні мережі)

• 18 - Підтверджено (на стороні мережі)

• 19 - Підписання постачальником (на стороні мережі)

• 20 - Підписання мережею (на стороні мережі)

1.1. Інші дії з документами

^{Зображення 2 - Додаткові дії з документами}

1. Сформувати звіт по специфікації (кнопка «Додаткові дії» - Зображення 2) -  після вибору цієї опції відкриється вікно налаштування параметрів звіту (Зображення 3). Оберіть необхідні параметри звіту та натисніть кнопку «Сформувати звіт» для вивантаження звіту у форматі Excel на Ваш комп'ютер.

Період звіту не може бути більшим за місяць.

 ^{Зображення 3 - Налаштування параметрів звіту по специфікації}

2. Фільтр по акції (кнопка «Додаткові дії» - Зображення 2) - для фільтрації документів в журналі за обраною акцією. Ця дія необхідна для завантаження звіту по акції. Після вибору цієї опції відкриється вікно вибору акції (Зображення 4). Оберіть потрібну акцію у відповідному полі та натисніть кнопку «Застосувати фільтр».

^{Зображення 4 - Фільтр по акції}

Всі узгодження в журналі будуть відфільтровані за обраною акцією.

3. Завантажити звіт по акціях (кнопка «Додаткові дії» - Зображення 2) - для формування звіту по акціях попередньо потрібно задати фільтр по акції, після чого обрати опцію «Завантажити звіт по акціях». Звіт за обраною акцією у форматі Excel буде завантажено на Ваш комп'ютер.

4. Додатково для зручності в журналі документів можна робити відмітки за допомогою іконок після натискання іконки з прапорцем (Зображення 5). 

^{Зображення 5 - Додаткові інформаційні іконки для документів}

Системними іконками також позначаються документи, до яких додано коментар  () або обґрунтування ().

5. Погодити з Excel - для масового попозиційного погодження Товарного узгодження (детальніше за посиланням).

За наявності в бізнес-процесі Мережі додаткових департаментів (керівник відділу закупівлі, служба безпеки, економічна безпека, фінансовий аналітик, логістика) статуси та етапи погодження можуть змінюватися. Кількість етапів узгодження залежить від налаштувань мережі, тобто кожне узгодження є унікальним. Кількість етапів може змінюватися від двох до п’яти. Зверніться до вашого менеджера АТС або до Служби підтримки за допомогою з налаштуваннями.

2. Обробка Узгодження категорійним менеджером (1-й етап)

Нові узгодження, надіслані Постачальником, мають статус «На погодженні». Оберіть потрібний документ у журналі Узгоджених цін. Відкриється форма перегляду Товарного узгодження (Зображення 6).

^{Зображення 6 - Форма перегляду Товарного узгодження}

Форма перегляду Товарного узгодження поділяється на наступні блоки:

1. Функціонал для роботи з усім документом одразу:

   • Повернути на попередній етап 
   • Завантажити - файл документу буде завантажено на Ваш комп'ютер  в обраному форматі (.pdf, .p7s, .xls)
   • Друк - запуск документа на друк

   • Прийняти - документ буде прийнято разом з усіма позиціями

   • Відхилити - відхилення документа (завершення процесу узгодження)

2. Інформація про документ - статус, номер, дата створення. Можна змінити «Дату дії нової ціни» та завантажити обґрунтування, якщо вони були вкладені Постачальником.

3. Контрагенти - інформація про партнера, що надіслав документ, також тут відображаються іконки візуалізації підписів з боку мережі і постачальника (за наявності).

4. Таблична частина з товарними позиціями та інфо по них, з можливістю прийняти / відхилити кожну окрему позицію та всі разом.

5. Блок коментарів

6. Історія всіх збережених змін в документі.

Дії із Товарним узгодженням:

1. Відхилення документа «Товарне узгодження» (AGREEM) в цілому. Для відхилення документа  натисніть кнопку «Відхилити» (Зображення 6, Покажчик 1). При цьому обов’язково вказується причина відхилення (Зображення 7).

^{Зображення 7 - Причина відхилення Товарного узгодження}

Після введення причини відхилення натисніть кнопку «Відхилити». Документ отримає статус «Відхилено». Постачальнику на email надходить лист про цю подію (за умови налаштування сповіщень).

На будь-якому етапі можна відхилити документ, при цьому він відразу змінить статус на «Відхилено».

2. Відхилення/прийняття окремих товарних позицій. Щоб відхилити або прийняти окрему товарну позицію, скористайтеся іконкою з хрестиком (відхилення) або галочкою (прийняття) у стовпці «Статус» (Зображення 6, Покажчик 4). 

Для відхилення або приймання всіх позицій у документі скористайтеся кнопками «Відхилити все» або «Обрати все» (Зображення 6, Покажчик 4).

Обов'язково збережіть зміни в документі, натиснувши кнопку «Зберегти» вище блоку інформації про документ.

3. Приймання документа «Товарне узгодження» (AGREEM) в цілому. Для цього  натисніть кнопку «Прийняти» (Зображення 6, Покажчик 1). Документ перейде на наступний етап погодження (згідно з налаштуваннями рівнів погодження) та стане недоступним для редагування.

Якщо товарна позиція не була прийнята або відхилена, під час переходу на наступний етап вона буде прийнята автоматично.

У документі на зміну регулярної / промо ціни Вам необхідно перевірити ціни в кожній з позицій і вказати статус  «Прийнято» / «Відхилено», за необхідності змінити період для нової ціни, після чого зміниться загальний статус документа на «Узгоджено» (або на той статус, який закріплено за поточним погоджувачем).

Постачальник може сформувати пропозиції щодо зміни регулярної ціни зі знижкою залежно від індивідуальних налаштувань мережі. У такому випадку таблична частина з позиціями буде розширена додатковими стовпцями з можливістю вказати ціну зі знижкою. У таких пропозиціях мережа може змінювати значення у полі «Кількість».

Якщо ви не маєте можливості змінити статус пропозицій, це означає, що за налаштуваннями узгодження у вас немає прав на прийняття/відхилення пропозиції у цьому статусі.

2.1. Масове попозиційне погодження Товарного узгодження

Можна налаштувати масове погодження позицій обраних «Товарних узгоджень» (AGREEM) Ваших контрагентів без необхідності перегляду кожного документа (за допомогою шаблону у вигляді xls-файлу).

1. У розділі Узгодження цін натисніть кнопку «Погодити з Excel» (Зображення 8).

^{Зображення 8 - Масове погодження позицій Товарних узгоджень}

2. У вікні «Масове узгодження» натисніть кнопку «Зберегти шаблон» (Зображення 9).

^{Зображення 9 -Завантаження шаблону для масового погодження}

На Ваш комп'ютер завантажиться Excel-файл шаблону. 

В цьому шаблоні саме для Вашої ролі (згідно з Налаштуваннями рівнів погодження) вивантажуються усі позиції (за всіма «Товарними узгодженнями» (AGREEM)), за якими Ви можете прийняти рішення щодо процесу погодження.

Відкрийте файл та ознайомтеся з позиціями. Після прийняття рішення за погодженням вкажіть так (погодити) або ні  (відхилити) у стовпці «Погодження» вивантаженого xls-файлу (Зображення 10).

^{Зображення 10 - Заповнення шаблону для масового погодження}

Якщо Ви вирішили відхилити ВСІ позиції за одним чи кількома «Товарними узгодженнями» (AGREEM), то обов’язково заповнюється стовпець «Причина відхилення».
При відхиленні всіх позицій «Товарного узгодження» (AGREEM) автоматично відхиляється й сам документ, що потребує зазначення «Причини відхилення».

Обов'язково збережіть зміни у файлі.

3. У вікні «Масове узгодження» натисніть кнопку «Завантажити шаблон» (Зображення 9) та оберіть заповнений файл шаблону.

У разі успішного опрацювання файлу система покаже відповідне повідомлення (Зображення 11).

^{Зображення 11 - Повідомлення про успішне опрацювання файлу шаблону для масового погодження}

Всі опрацьовані документи змінюють свій статус відповідно до налаштування рівнів погодження.

Якщо під час опрацювання позицій виникли помилки, Ви отримаєте сповіщення, де буде зазначена кількість оброблених документів та за якими саме документами потрібно зробити правки (Зображення 12).

^{Зображення 12 - Повідомлення про помилку опрацювання файлу шаблону для масового погодження}

Виправте зазначені помилки та повторіть завантаження шаблону.

3. Обробка Узгодження Керівником відділу (2-й етап)

Документ Товарне узгодження, узгоджений Категорійним менеджером на першому етапі, переходить до наступного етапу зі статусом «Узгоджено» (статус пропозиції, що розглядається, може відрізнятися, оскільки залежить від індивідуальних налаштувань етапів погодження мережі).

Оберіть потрібний документ у журналі Узгоджених цін. Відкриється форма перегляду Товарного узгодження (Зображення 6). Перевірте ціни в кожній з позицій та вкажіть статус - «Прийнято» або «Відхилено» (детальніше про зміну статусу позиції дивіться за посиланням). 

Після зміни статусу позицій для продовження узгодження натисніть кнопку «Прийняти» документ. Система попередить про неможливість скасування такої дії (Зображення 13).

^{Зображення 13 - Підтвердження погодження Товарного узгодження}

Після підтвердження дії документ змінює статус на «Готовий до підписання» та відправляється на наступний етап - «Підписання».

До того, як «Товарне узгодження» (AGREEM) буде підписано (отримає статус «Готовий до підписання»), співробітник мережі, який приймає рішення на цьому етапі, може повернути документ на попередній етап узгодження на рівні процесів в мережі. Для цього натисніть кнопку «Повернути на попередній етап» (Зображення 14).

^{Зображення 14 - Повернення Товарного узгодження на попередній етап}

При цьому в історії (на формі перегляду Товарного узгодження) зберігається зміна статусів разом із типом події «Повернено на попередній статус» (Зображення 15).

^{Зображення 15 - Повернення на попередній етап в історії зміни статусів Товарного узгодження}

4. Обробка і підписання Узгодження Комерційним директором (3-й етап)

Підписати документ можна лише у статусі «Готовий до підписання».
Дата відправки повинна бути меншою за дату початку дії нової ціни на 2 дні.

Після погодження Керівником відділу Товарне узгодження отримує статус «Готовий до підписання».

1. Оберіть потрібний документ у журналі Узгоджених цін. 

2. Відкриється форма перегляду Товарного узгодження (Зображення 6). Перевірте ціни в кожній позиції та вкажіть статус  «Прийнято» або «Відхилено» (детальніше про зміну статусу позиції дивіться за посиланням). 

3. Далі змініть загальний статус документа на «Погоджено» або «Відхилено».

4. Натисніть кнопку «Підписати» та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

Після підписання узгодження інформація щодо підписанта відображається в блоці «Контрагенти» після натискання на статус підпису контрагента (Зображення 16).

^{Зображення 16 - Детальна інформація про підписання Товарного узгодження}

5. Після успішного підписання натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 17).

При цьому статус документа змінюється на «Підписання постачальником» і відображається один підпис від мережі (Зображення 17).

^{Зображення 17 - Візуалізація підпису від мережі на формі перегляду Товарного узгодження}

Вже після підписання Постачальником статус узгодження зміниться на «Завершено», а також з’явиться ще один підпис у блоці «Контрагенти» форми перегляду Товарного узгодження (Зображення 18). 

^{Зображення 18 - Візуалізація підписів на формі перегляду Товарного узгодження у статусі «Завершено»}

4.1. Масове підписання Товарного узгодження

Підписати документ можна лише у статусі «Готовий до підписання» або «Підписання мережею» (перепідписання).
Дата відправки має бути меншою за дату початку дії нової ціни на 2 дні.

Якщо Ваш процес дозволяє підписувати «Товарні узгодження» (AGREEM) без необхідності перегляду кожного документа, Ви також можете скористатися функціоналом масового підписання та відправки обраних документів.

Для виконайте наступні дії:

1. Відмітьте прапорцями потрібні документи у журналі Узгодження цін (для зручності можна скористатися фільтром за статусом документа або пошуком).

 2. Натисніть кнопку «Дії з обраними документами» (в дужках відображається кількість обраних документів) та оберіть опцію «Підписати та надіслати» (Зображення 19).

^{Зображення 19 - Вибір документів для масового підписання та надсилання}

Процес підписання документів є стандартним. Детальна інструкція доступна за посиланням.

Під час запуску масових операцій у правому нижньому куті екрана запускається віджет прогресу виконання масових операцій (детальніше за посиланням).

Після успішного підписання та надсилання статус документів змінюється на «Підписання постачальником».

Акції. Інструкція для Мережі

Вступ

Розділ «Акції» доступний в «Довідниках» сервісу Е-Специфікація на стороні Покупця (мережі) та Постачальника. Представник мережі може редагувати (додавати/змінювати/видаляти) акції, а Постачальнику доступно лише переглядати інформацію про акції.

1. Журнал акцій

В сервісі «Е-Специфікація» оберіть вкладку «Акції» у розділі «Довідники» (Зображення 1). При цьому відкриється журнал акцій.

^{Зображення 1 - Вкладка «Акції»}

У журналі акцій відображається список вже доданих акцій. У цьому розділі можна шукати, додавати, редагувати, масово завантажувати, видаляти акції.

Акції можна відсортувати за типом (Зображення 1, Покажчик 4):

• актуальні акції
• завершені акції

2. Створення акції

Для створення нової акції виконайте наступні дії:

1. Натисніть кнопку «+ Додати акцію» у журналі акцій (Зображення 1, Покажчик 2).

2. Відкриється форма «Створення акції» (Зображення 2). Заповніть необхідні поля форми. Обов'язкові поля помічені червоною зірочкою (*).

^{Зображення  2 - Створення нової акції}

Для налаштування сповіщень Контрагентів про початок збору пропозицій заповніть поле «Дата сповіщення».

Акцію можна запускати на певну категорію, і тоді ця акція буде відображатися лише у клієнтів, що працюють із вказаною категорією.

Натисніть кнопку «Зберегти».

Нову акцію буде додано до журналу. Якщо поле «Дата сповіщення» було заповнене, на обрану дату Контрагенти отримають email-сповіщення про початок збору пропозицій. У журналі акцій дата сповіщення буде відображатися під час наведення курсора на іконку із дзвіночком біля назви відповідної акції (Зображення 3).

^{Зображення  3 - Відображення дати сповіщення Контрагентів про нову акцію у журналі акцій}

3. Масове завантаження акцій

Для масового завантаження акцій виконайте наступні дії:

1. Натисніть кнопку «Масове завантаження» у журналі акцій (Зображення 1, Покажчик 3).

2. Відкриється форма масового завантаження (Зображення 4).

^{Зображення  4 - Масове завантаження акцій}

Спочатку завантажте файл шаблону на Ваш комп'ютер за допомогою кнопки «Зберегти шаблон».

3. Відкрийте завантажений Excel-файл шаблону на Вашому комп'ютері та заповніть його необхідними даними.

4. На формі «Масове завантаження» (Зображення 4) натисніть кнопку «Завантажити шаблон» та оберіть заповнений файл шаблону на Вашому комп'ютері.

Якщо шаблон було заповнено коректними даними, нові акції буде успішно створено, система покаже повідомлення про це (Зображення 5).

^{Зображення  5 - Повідомлення про успішне завантаження акцій}

Якщо під час завантаження шаблону було виявлено помилки, система покаже повідомлення з детальним описом помилок (Зображення 6). Виправте зазначені помилки у файлі шаблону та повторіть завантаження файлу.

^{Зображення  6 - Повідомлення про виявлені помилки завантаження акцій}

4. Редагування акції

Для редагування акції виконайте наступні дії:

1. Оберіть потрібну акцію у журналі акцій та натисніть на її назву.

2. Відкриється форма редагування акції, аналогічна формі створення нової акції (Зображення 2). Внесіть необхідні зміни та натисніть кнопку «Зберегти».

Зміни для обраної акції будуть збережені.

5. Видалення акції

Для видалення акції оберіть потрібну акцію у журналі акцій та натисніть іконку видалення (Зображення 1, Покажчик 5).

Обрану акцію буде видалено.

Робота з сервісом Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для постачальника

Товарне узгодження

Вступ

Після того, як Покупець (мережа) вивантажить актуальний товарний довідник (контракт, специфікацію) у Постачальника в сервісі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ у розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація відобразиться перелік мереж та діючих специфікацій з мережею.

Для відображення протермінованих контрактів потрібно скористатися пошуковим фільтром #Завершені контракти,.

Усі специфікації згруповані за назвою мережі. Оберіть потрібну мережу та перейдіть в одну з актуальних специфікацій (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Довідник специфікацій}

Після переходу відкриється форма перегляду обраної специфікації з пропозиціями (Зображення 2).

^{Зображення 2 - Форма перегляду специфікації}

Товарні позиції в специфікації відображаються в алфавітному порядку. Доступний пошук позицій за назвою, штрих-кодом або артикулом.

Можна вивантажити обрану специфікацію за допомогою кнопки «Скачати специфікацію» (Зображення 2, Покажчик 4). 

Створення Товарного узгодження

Типи Пропозицій:

• Регулярна ціна
• Промо ціна
• Компенсація
• Комбо (Промо ціна + Компенсація)

Кожен тип Пропозиції (документ «Товарне узгодження» AGREEM) можна створити кількома способами:

1. Шляхом формування «Переузгодження» для всіх або окремих товарних позицій у специфікації (детальніше за посиланням).

2. Шляхом вивантаження xls-файлу за шаблоном (детальніше за посиланням).

3. Шляхом клонування Узгодження (детальніше за посиланням).

1. Формування Узгодження через «Переузгодження»

Під час «Переузгодження» обраних товарних позицій створюється документ «Товарне узгодження» (AGREEM).

1. На формі перегляду обраної специфікації відмітьте прапорцями позиції, за якими потрібне переузгодження (Зображення 3, Покажчик 1).

^{Зображення 3 - Переузгодження цін на товарні позиції}

2. Натисніть кнопку «Товарне узгодження» та оберіть з випадаючого списку потрібний тип пропозиції (Зображення 3, Покажчик 2).

3. Відкриється форма Узгодження зі статусом «Чернетка». Заповніть необхідні дані у формі.

Відображення табличної частини з позиціями залежить від налаштувань Мережі та обраного типу пропозиції.

Особливості створення Узгодження залежно від його типу можна знайти за посиланнями:

• регулярна ціна
• Промо ціна
• Компенсація
• Комбо
  

У табличній частині Узгодження зі статусом «Чернетка» можна додати або видалити товарну позицію. 

Під час формування документа або після його відправки (в статусі «Чернетка» або «На узгодженні») Постачальник може додати вкладення як обґрунтування.

4. Після внесення необхідних змін Узгодження потрібно зберегти та надіслати до Мережі (Зображення 4).

^{Зображення 4 - Збереження та надсилання Узгодження}

Після відправки документ отримає статус «На узгодженні» та з’явиться можливість додати коментар для мережі, наприклад, з метою уточнення.

Під час відправки Узгодження-чернетки виконується перевірка наявності контракту та товарних позицій в мережі. За їх відсутності виводиться відповідне повідомлення про помилку: 
«Контракт був видалений торговельною мережею. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.»
або
«Виділені товарні позиції не були знайдені в контракті. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.»

Покупець (мережа) має право змінити запропоновані/зазначені Постачальником дати перед підписанням документа.

1.2. Особливості зміни регулярної ціни

Узгодження на зміну регулярної ціни

Після вибору опції «Переузгодити регулярну ціну» відкриється форма Узгодження зі статусом «Чернетка» (Зображення 5).

^{Зображення 5 - Форма Узгодження на зміну регулярної ціни}

На формі відображаються номер/дата документа, дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частина з позиціями на переузгодження.

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни (Зображення 5).

• Дата початку дії нової ціни не може бути пізнішою за дату закінчення дії нової ціни.

• Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто не може бути ранішою за дату створення документа «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізнішою за дату закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

• Дата закінчення терміну дії не може бути пізнішою за дату закінчення дії специфікації.

В табличній частині можна задати нові ціни (Зображення 5): 

• «Нову ціну без ПДВ»
• «Нову ціну зі знижкою без ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

Залежно від налаштувань мережі можна формувати Узгодження на зміну регулярної ціни зі знижкою.  У такому випадку таблична частина з позиціями буде розширена додатковими стовпцями з можливістю вказати ціну зі знижкою. У таких Узгодженнях мережа може змінювати поле Кількість!

У табличній частині Узгодження зі статусом «Чернетка» можна додати або видалити товарну позицію. 

Після внесення необхідних змін Узгодження потрібно зберегти та надіслати до Мережі.

1.3. Особливості зміни Промо ціни

Узгодження на зміну Промо ціни

Після вибору опції «Переузгодити Промо ціну» відкриється форма Узгодження зі статусом «Чернетка» (Зображення 6).

 

 ^{Зображення 6 - Форма Узгодження на зміну Промо ціни}

Відображаються номер/дата документа, дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частина з позиціями на переузгодження. Додатково можна надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору.

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни (Зображення 6).

• Дата початку дії нової ціни не може бути пізнішою за дату закінчення дії нової ціни.

• Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто не може бути ранішою за дату створення документа «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізнішою за дату закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

• Дата закінчення терміну дії не може бути пізнішою за дату закінчення дії специфікації.

Для всіх «промо-пропозицій» можна обрати Акції (поля Назва акції, Оплата за активацію акції), якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваного документа-пропозиції на підставі договору з цією мережею (Зображення 6).

У табличній частині можна встановити (Зображення 6):

• «Нову промо ціну без ПДВ»
• «Кількість промо»
• «Суму за активацію акції»
• «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

У табличній частині Узгодження зі статусом «Чернетка» можна додати або видалити товарну позицію. 

Після внесення необхідних змін Узгодження потрібно зберегти та надіслати до Мережі.

1.4. Особливості зміни ціни «Компенсація»

Узгодження на зміну ціни «Компенсація»

Формування Узгодження на компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Після вибору опції «Переузгодити Компенсацію» відкриється форма Узгодження зі статусом «Чернетка» (Зображення 7).

 

 ^{Зображення 7 - Форма Узгодження на зміну ціни «Компенсація»} 

На формі відображаються номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можна надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору.

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни (Зображення 7).

• Дата початку дії нової ціни не може бути пізнішою за дату закінчення дії нової ціни.

• Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто не може бути ранішою за дату створення документа «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізнішою за дату закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

• Дата закінчення терміну дії не може бути пізнішою за дату закінчення дії специфікації.

Також можна задати Акції (поля Назва акції, Оплата за активацію акції), якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваного документа-пропозиції на підставі договору з цією мережею (Зображення 7).

В табличній частині можна встановити (Зображення 7): 

• «Кількість промо» (повинно бути >0)
• «% компенсації»
• «Суму за активацію акції»
• «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

У табличній частині Узгодження зі статусом «Чернетка» можна додати або видалити товарну позицію. 

Після внесення необхідних змін Узгодження потрібно зберегти та надіслати до Мережі.

1.5. Особливості зміни ціни «Комбо»

Узгодження на зміну ціни «Комбо (промо ціна + компенсація)»

Формування Узгодження на зниження закупівельної ціни і компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Після вибору опції «Переузгодити Комбо ціну» (Промо ціна + «Компенсація») відкриється форма Узгодження зі статусом «Чернетка» (Зображення 8).

 

  ^{Зображення 8 - Форма Узгодження на зміну ціни «Комбо»} 

На формі відображаються номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частина з позиціями до переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни (Зображення 8).

• Дата початку дії нової ціни не може бути пізнішою за дату закінчення дії нової ціни.

• Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто не може бути ранішою за дату створення документа «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізнішою за дату закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

• Дата закінчення терміну дії не може бути пізнішою за дату закінчення дії специфікації.

Також можна задати Акції (поля Назва акції, Оплата за активацію акції), якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваного документа-пропозиції на підставі договору з цією мережею (Зображення 8).

В табличній частині можливо встановити (Зображення 8): 

• «Нову промо ціну без ПДВ»
• «Кількість промо» (повинно бути >0)
• «% компенсації», «Суму за активацію акції»
• «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею). 

У табличній частині Узгодження зі статусом «Чернетка» можна додати або видалити товарну позицію. 

Після внесення необхідних змін Узгодження потрібно зберегти та надіслати до Мережі.

1.6. Редагування товарних позицій у Переузгодженні

У табличній частині Узгодження  зі статусом «Чернетка» можна

• додати товарну позицію
• видалити товарну позицію

1. Для додавання товарної позиції натисніть кнопку «Додати позицію» у табличній частині Узгодження (Зображення 9).

 ^{Зображення 9 - Додавання товарної позиції до Узгодження}

Відкриється вікно з товарними позиціями, що належать до раніше обраної специфікації, але не були додані до пропозиції-чернетки (доступний пошук за назвою, штрих-кодом або артикулом) (Зображення 10). Відмітьте прапорцями потрібні позиції та натисніть кнопку «Додати в товарне узгодження».

 ^{Зображення 10 - Додавання товарних позицій до Узгодження}

2. Для видалення позицій з Узгодження відмітьте прапорцями потрібні позиції у табличній частині та натисніть кнопку «Вилучити позицію» (Зображення 11).

 ^{Зображення 11 - Вилучення товарних позицій з Узгодження}

2. Створення Узгодження з XLS-файлу шаблону

Для зручної роботи з товарними позиціями можна попередньо вивантажити специфікацію Мережі за допомогою кнопки «Скачати специфікацію» на формі перегляду специфікації (Зображення 2, Покажчик 4).

Зверніть увагу! Для кожного типу Узгодження використовується окремий шаблон.

1. Вивантажте шаблон потрібного типу Узгодження, натиснувши кнопку «Скачати шаблон» (Зображення 2, Покажчик 3) та обравши відповідний шаблон зі списку (Зображення 12).

^{Зображення 12 - Вивантаження шаблону Узгодження}

2. На Ваш комп'ютер завантажиться xls-файл шаблону. Відкрийте його та внесіть необхідні зміни.

3. Натисніть кнопку «Завантажити шаблон» (Зображення 2, Покажчик 2) та оберіть відповідний тип шаблону зі списку (Зображення 13).

^{Зображення 13 - Завантаження шаблону Узгодження}

4. Оберіть відредагований файл шаблону для завантаження.

Після успішного завантаження файлу на платформі формується та відображається Узгодження зі статусом «Чернетка».

Особливості заповнення полів Узгодження залежно від його типу можна знайти за посиланнями:

• регулярна ціна
• Промо ціна
• Компенсація
• Комбо
  

3. Клонування Пропозиції

Постачальник має можливість клонувати надіслане товарне узгодження будь-якого типу.

Для цього виконайте наступні кроки:

1. У розділі «Документи» сервісу Е-Специфікація відкрийте потрібне надіслане Узгодження цін (Зображення 14).

^{Зображення 14 - Пошук надісланого Узгодження для клонування}

2. Відкриється форма надісланого Узгодження. Натисніть кнопку «Клонувати» (Зображення 15).

^{Зображення 15 - Клонування надісланого Узгодження}

Відкриється форма чернетки Узгодження із заповненими даними.

Клонування можливе за наявності специфікації між Постачальником і Мережею, дати початку та закінчення дії нової ціни є коректними та за умови, що Мережа працює з даним типом товарного узгодження (промо ціна/компенсація/комбо). Інакше система вкаже в повідомленні причину неможливості клонування у Вашому випадку.

Особливості заповнення полів Узгодження залежно від його типу можна знайти за посиланнями:

• регулярна ціна
• Промо ціна
• Компенсація
• Комбо

Робота з документами для Постачальника

1. Журнал узгодження цін

Блок Документи сервісу Е-Специфікація має 5 розділів для роботи з узгодженнями (Зображення 1, Покажчик 1):

• Узгодження цін - містить весь список Товарних узгоджень, тобто створених документів-пропозицій щодо зміни цін.

• Важливі - містить документи, що були відмічені користувачем як важливі (іконка зірочки зафарбована -> ).

• Оброблені - містить документи, що були переміщені користувачем з теки Узгодження цін (кнопки «Дії з обраними документами» -> «Перемістити в оброблені»).

• Чернетки - містить документи у статусі «Чернетка».
• Неактуальні - містить документи, що були переміщені користувачем з теки Узгодження цін (кнопки «Дії з обраними документами» -> «Перемістити в неактуальні»).

^{Зображення 1 - Розділ «Узгодження цін»}

Перемістити до розділу «Оброблені» або «Неактуальні» можна лише документи зі статусом «Завершено» або «Відхилено».

Для цього потрібно:

• обрати потрібні документи (для зручності можна скористатися фільтром за статусом документа або пошуком) (Зображення 1, Покажчик 2), 
• натиснути кнопку «Дії з обраними документами» (в дужках відображається кількість обраних документів) (Зображення 1, Покажчик 3), 
• з випадаючого списку обрати опцію «Перемістити в оброблені» або «Перемістити в неактуальні».

В журналі документів міститься коротка інформація про документ та його стан (номер/дату документу, статус, тип, кількість позицій (відхилених/всього) у документі). Перехід до документа здійснюється кліком по номеру документа.

Поле «Дедлайн підписання» (заповнюється з COMDOC_008 <ТермінПідпису>/<Кінець>) відображається:

• червоним кольором, якщо «дата дедлайну підписання» - «поточна дата» <= 2 дні

• помаранчевим кольором, якщо «дата дедлайну підписання» - «поточна дата» > 2 днів

Статуси документів:

• 1 - Чернетка (на стороні постачальника)

• 2 - Відправлено (на стороні постачальника)

• 3 - На узгодженні (на стороні постачальника)

• 4 - Відхилено (на стороні постачальника)

• 5 - Підписання постачальником (на стороні постачальника)

• 6 - 2 підписання постачальником (на стороні постачальника)

• 7 - Завершено (на стороні постачальника)

• 11 - Відхилено (на стороні мережі)

• 12 - На узгодженні (на стороні мережі)

• 13 - Підготовлено (на стороні мережі)

• 14 - Готовий до підписання (на стороні мережі)

• 15 - Погоджено (на стороні мережі)

• 16 - Підписано (на стороні мережі)

• 17 - Перевірено (на стороні мережі)

• 18 - Підтверджено (на стороні мережі)

• 19 - Підписання постачальником (на стороні мережі)

• 20 - Підписання мережею (на стороні мережі)

Додатково для зручності в журналі документів можна робити відмітки за допомогою іконок після натискання іконки з прапорцем (Зображення 2). 

^{Зображення 2 - Додаткові інформаційні іконки для документів}

Системними іконками також позначаються документи, до яких додано коментар  () або обґрунтування ().

2. Обробка вхідного документа від Покупця (Мережі)

Поки узгодження опрацьовується Покупцем, воно перебуває у статусі «На погодженні». Після обробки Покупцем за затвердженими позиціями Постачальник отримує документ, підписаний Покупцем у статусі «Підписання постачальником».

Перед відкриттям Постачальник вже може переглянути загальну кількість прийнятих та відхилених позицій. У відкритому вхідному документі (перехід за номером документа) відображається, які саме позиції були прийняті, а які відхилені (доступний зручний фільтр за статусом позицій). При кліку на кнопку «Підписано» можна переглянути деталі підпису контрагента (Зображення 3, Покажчик 1).

^{Зображення 3 - Дані про підписантів та додаткові дії з Товарним узгодженням}

Додаткові дії з документом:

• Завантажити - файл документу «Товарна специфікація» (COMDOC_008) буде завантажено на Ваш комп'ютер в обраному форматі (Зображення 3, Покажчик 2):
  • .pdf - друкований макет підписаного документа  з візуалізацією підписів;
  • .p7s -  підписаний документ;
  • .xls - документ з інформацією про підписи;
• Друк - запуск документа на друк (Зображення 3, Покажчик 3)

Вхідний документ потрібно підписати та надіслати контрагенту: 

1. Для підписання документа натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 4, Покажчик 1) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

2. Після успішного підписання натисніть кнопку «Надіслати»  (Зображення 4, Покажчик 2).

^{Зображення 4 - Підписання та надсилання Товарного узгодження}

Після підписання документа-узгодження інформація про підписанта також відображається в блоці «Контрагенти». Тепер обидві візуалізації КЕП у зеленому кольорі (Зображення 5).

Після підписання та відправки статус документа змінюється на «Завершено».

^{Зображення 5 - Товарне узгодження у статусі «Завершено»}

 

Акції. Інструкція для Постачальника

Розділ «Акції» доступний в «ДОВІДНИКАХ» на стороні Покупця (мережі) та Постачальника. Представник мережі може редагувати (додавати/змінювати/видаляти позиції) основну таблицю розділу, а Постачальнику доступно лише переглядати інформацію про акції.

В сервісі «Е-Специфікація» оберіть вкладку «Акції» у розділі «Довідники». Відкриється Довідник акцій  (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Вкладка «Акції»} 

Постачальник може лише переглядати інформацію про акції у Довіднику, ніякі дії з акціями тут недоступні.

Комерційна пропозиція