Робота з документами

• Робоча область продукту EDI Network
• Створення документа
• Ланцюжок документів

Робоча область продукту EDI Network

Після переходу в сервіс «EDI Network» відкривається основна робоча область документообігу, яка складається з (Зображення 1):

• Верхня панель - верхній частині екрана розташована панель навігації (Покажчик 1). Детальний опис роботи наведено в інструкції про «Загальний вигляд платформи»;

• Ліва панель (папки) (Покажчик 2);

• Робоча панель документів (Покажчик 3);

• Список документів (Покажчик 4).

^{Зображення 1 - Робоча область продукту EDI Network}

Ліва панель (Папки)

У лівій частині екрана розташоване меню «Папки», яке дозволяє переходити між розділами документообігу (Зображення 2):

• Вхідні - вхідні документи отримані від контрагентів;

• Надіслані - документи, відправлені Вашою організацією контрагентам;

• Погодження - документи, запущені на погодження в межах Вашої організації та містить такі підпапки:
  • Очікують погодження - документи, що надійшли та очікують початку процесу погодження;
  • На погодженні - документи, які наразі перебувають у процесі погодження;
  • Погоджені - документи, для яких процес погодження завершено;
• Важливі - документи, позначені як важливі;
• Чернетки - документи збережені на етапі створення, але ще не відправлені;
• Архів - оброблені документи, перенесені до архіву;
• Архів з 2018 - архівні документи попередніх періодів;
• Масові дії - результати виконання масових операцій з документами;
• Аналітика - аналітична інформація та інфографіка з документообігу організації.

Для переходу до потрібного розділу необхідно обрати його в меню. Активний (обраний) розділ позначається відповідною візуальною поміткою.

При первинному вході на платформу користувач автоматично потрапляє до каталогу з вхідними документами.

Нижче відображається блок «Збережений пошук», який містить швидкі фільтри (наприклад, Сьогодні, Вчора, Останній фільтр).

^{Зображення 2 - Меню «Папки»}

Робоча панель документів

У центральній частині екрана відображається список документів обраного розділу.

Над списком документів доступні такі дії (Зображення 3):

• кнопка «+ Створити» - для створення нового документа (Покажчик 1);

• «Дії з обраними документами» - виконання масових операцій (Покажчик 2);

• «Додаткові дії» (Покажчик 3);

• «Теги» (Покажчик 4);

• перемикач режиму відображення списку документів, фільтри та сортування (Покажчик 5);

• елементи пагінації для переходу між сторінками (Покажчик 6).

^{Зображення 3 - Робоча панель документів}

Список документів

У центральній частині екрана відображається список документів обраного розділу (Зображення 4).

Кожен рядок у списку документів містить:

• номер та тип документа;

• контрагента;

• статус документа (наприклад, Очікує на підписання);

• основні реквізити документа (дата документа, замовник, перевізник, водій, номер авто тощо);

• дату та час створення або останньої дії;

• іконки для швидких дій (позначення важливого, відкриття документа).

Для переходу до перегляду документа необхідно натиснути на ньому.

^{Зображення 4 - Список документів}

Створення документа

Створити документ у сервісі «EDI Network» можна двома способами:

• вручну;

• на підставі інших документів.

Створення документа вручну

Для створення документа вручну необхідно натиснути кнопку «+ Створити» (Зображення 1, Покажчик 1).
Після цього відкриється вікно «+ Створити документ» (Покажчик 2), у якому зі списку оберіть потрібний тип документа або скористайтесь пошуком за назвою документа (Покажчик 3).

Після вибору потрібного документа відкривається форма створення нового документа, в якому заповніть необхідні поля.

Деталі заповнення полів і робота з різними типами документів описані у відповідних інструкціях для кожного типу документа.

^{Зображення 1 - Створення документа вручну}

На підставі іншого документів

Для створення нового документа на підставі іншого виконайте наступні кроки: 

1. Оберіть необхідний документ та відкрийте форму його перегляду (за необідністю скористайтесь пошуковим рядком);
2. Праворуч від форми перегляду документа, у блоці «Ланцюжок документів», натисніть кнопку «Створити документ»

В результаті чого відкриється форма створення нового документа, в якому частина полів буде автоматично заповнена на підставі обраного документа.

 

Ланцюжок документів

Ланцюжок документів — це послідовний список документів, пов’язаних між собою в рамках документообігу.

Деякі торгові мережі та контрагенти можуть мати специфічні схеми документообігу, тому для таких контрагентів ланцюжок документів може відрізнятися.

У сервісі EDI Network типовими схемами документообігу вважаються:

• Стандартний документообіг від замовлення до виконаного документа;
  
  

• Документообіг із погодженнями на рівні організації;
  
  

• Документообіг із формуванням супровідних логістичних документів (рахунки, акти наданих послуг);
  
  

• Інші типові комбінації документів залежно від специфіки контрагентів.

Документи, не включені в ланцюжок

Документи, які можуть бути пов’язані з документом із Ланцюжка документів, але не є частиною конкретної схеми документообігу, відображаються в блоці «Не в ланцюжку».

У документах, передбачених схемою, жовтим кольором відображаються підказки, наприклад:

• «Очікується створення»
  
  

• «Документ створюється з «Замовлення»»
  та подібні.
  
  

Якщо документ, який Ви переглядаєте, передбачає створення інших документів за схемою, ці документи можна створити за допомогою кнопки «Створити документ».

Виділення та статуси документів у ланцюжку

Документ, який відкрито для перегляду, виділяється у Ланцюжку документів.

За допомогою іконок та їх кольорів легко визначити напрямок документа та його статус:

• - очікується, що Ви створите та відправите цей документ;

• - Ваш надісланий документ;

• - очікується вхідний документ;

• - вхідний документ

Повні назви статусів доступні при наведенні курсора на іконку поряд із назвою документа:

Документи в ланцюжку об’єднуються за типом документа, при цьому кількість документів вказується у правому нижньому куті групи:

За допомогою кнопки eye можливо перемикати вигляд Ланцюжка документів між застарілим та оновленим режимами.