Інструкція для постачальників по обміну Е-ТТН на постачання товару в ТОВ «АТБ-МАРКЕТ»

1. Загальні положення по обміну документами  

1.1.Електронний документообіг впроваджується для операцій постачання товару. Документи для  повернення товару, постачання/повернення тари, супровідні документи (сертифікати якості товару) довіреності, специфікації – продовжують оформлятися у паперовому вигляді.  

1.2.В електронний вигляд переводяться наступні документи: 
- ТТН та підпорядковані до неї акти;
- Видаткова накладна та Акт приймання до ВН; 
До моменту початку роботи Центральної Бази Даних (ЦБД) електронні ТТН необхідно дублювати  паперовою копією ТТН. 

1.3.Електронний підпис: при підписанні електронних документів необхідно використовувати  кваліфікований електронний підпис на захищеному носії (далі КЕП). Зверніть увагу, УЕП  (удосконалений електронний підпис) не підходить! Для представників Постачальника та  Вантажовідправника обов’язковим є посадовий КЕП юридичної особи, що містить посаду  співробітника (наприклад, «Комірник»), РНОКПП особи і ЄДРПОУ підприємства. Для Водія та  Експедитора допустимим є особистий КЕП фізичної особи, що обов’язково містить РНОКПП особи;  посада водія та експедитора в КЕП не є обов’язковою. Також КЕП має бути у всіх інших учасників  перевезення, в разі, якщо вони будуть підписувати е-ТТН (Проміжний склад, Перевізник тощо). 

1.4.Обов’язковий мінімум підписів (КЕП) в електронних документах:
- Видаткова накладна: КЕП матеріально-відповідальної особи Постачальника; - Е-ТТН: КЕП матеріально-відповідальної особи Вантажовідправника; КЕП Водія, що здійснює  доставку товару на РЦ, підписувати саме під роллю Водія, а не Перевізника;
- Акт розбіжностей до е-ТТН: КЕП Водія, що здійснює доставку товару на РЦ, підписувати саме  під роллю Водія, а не Перевізника.
- Підпис Директора, головного бухгалтера, бухгалтера, іншого спеціаліста, тощо є допустимим  згідно чинного законодавства та Договору. 

1.5.Якщо Постачальник працює через Логістичного оператора (третю особу), що здійснює послуги  відповідального зберігання для Постачальника, в такому випадку в е-ТТН Замовником вказується  Постачальник, а Вантажовідправником – Логістичний оператор, що відвантажує товар. Е-ТТН  підписується представником Вантажовідправника (Логістичного оператора). 

1.6.Накладання печатки підприємства на Видаткову накладну і пов’язані акти приймання - заборонено.  В е-ТТН печатка підприємства допустима, але не є обов’язковою і не може бути альтернативою  посадового КЕП. Відповідно, з боку АТБ печатка підприємства накладатися не буде. 

2. Вимоги до оформлення електронних документів 

2.1. В Замовленні, яке Постачальник отримує від АТБ, в полі «Додаткова інформація» зазначено, за  яким документообігом очікується поставка. Якщо зазначено «Електронний-ДО» - до цього  Замовлення необхідно оформлювати електронний пакет документів. 

Зверніть увагу!! Якщо в Замовленні зазначено «Електронний-ДО», то Повідомлення про  відвантаження без пакету електронних документів на склад не передається. 

Приклад: 

2.2 В єдиний пакет документів входять: «Повідомлення про відвантаження», «Видаткова накладна» та «е-ТТН». Для об'єднання документів в єдиний ланцюжок (з однаковим номером BRANCH_UUID),  всі електронні документи мають бути створені на основі одного Повідомлення про відвантаження  та повинні мати однакову дату документа (наприклад, дата «Від_01.12.2025» однакова для всіх  документів ланцюжка). Номер BRANCH_UUID формується з таких тегів Повідомлення про  відвантаження: <NUMBER> (номер Повідомлення), <DATE> (дата Повідомлення), <ORDERNUMBER>  (номер Замовлення), <ORDERDATE> (дата Замовлення). 

- Якщо одне Замовлення виконується декількома поставками, то для кожної поставки створюється  окремий пакет документів, а номер кожного нового Повідомлення про відвантаження має бути  унікальним. Таким чином, до кожного унікального Повідомлення про відвантаження мають бути  оформлені окрема Видаткова накладна і е-ТТН, всі документи пакета з однаковою датою  документа. Номер BRANCH_UUID повинен бути унікальним для кожного пакету. 

- Нова версія Повідомлення про відвантаження може бути створена за необхідності виправлення  помилки в Повідомленні. Для створення нової версії Повідомлення про відвантаження, всі теги, що  створюють BRANCH_UUID, повинні залишитись незмінними, змінюється тільки номер версії  Повідомлення: <VERSION>. 

- Нова версія Видаткової накладної може бути створена за необхідності виправлення помилки у ВН.  В такому випадку нова версія документу створюється на основі останньої версії Повідомлення про  відвантаження, а BRANCH_UUID пакету залишається незмінним. 

- Нова версія е-ТТН створюється шляхом створення нової транзакції е-ТТН – через додавання нового  підпису КЕП. Створення нової версії е-ТТН шляхом клонування документу заборонено! В разі неможливості виправлення помилки шляхом створення нової транзакції е-ТТН (наприклад, е-ТТН  підписана підписом на незахищеному носії, що є критичною помилкою), необхідно створити  повністю новий пакет ЮЗД з новим номером BRANCH_UUID. Для цього створюється нове  Повідомлення про відвантаження з новим унікальним номером, на основі якого створюються всі 

інші документи ланцюжка: Видаткова, е-ТТН (номера цих документів, крім Повідомлення, можуть  залишитись старими). 

2.3. Планова дата постачання повинна бути однаковою в Повідомленні про відвантаження та у  Видатковій накладній і не може буте раніше дати постачання, що зазначена в Замовленні. Номер  Видаткової накладної в Повідомленні про відвантаження та фактично у Видатковій накладній  повинен співпадати. 

2.4. Всі юридичні назви та юридичні адреси в документах мають бути заповнені згідно з даними  бази Мінюсту, включно з регістром, лапками, комами і т. ін. Наприклад: 

- юридична назва: ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "АТБ-МАРКЕТ" 

- юридична адреса: Україна, 49000, Дніпропетровська обл., місто Дніпро, ПРОСПЕКТ ОЛЕКСАНДРА  ПОЛЯ, будинок 40 

Зайва кома, або інший тип лапок, або інший регістр в електронних документах призводять до  помилки документа. Документи з помилками не обробляються, приймання товару блокується. 

2.5. Видаткова накладна: 

- Номер документу підстави (№ Договору постачання) – у форматі «Р40586»;
- Найменування товару – українською мовою, ідентично найменуванню в податковій накладній.  Допускається назва ТМ латиницею. Найменування товарів в усіх документах пакету мають  співпадати;
- Поле «Код УКТЗЕД» обов’язкове і повинно мати значення не менше 4 і не більше 10 символів;
- В блоці «Місце доставки» обов’язковим є поле «Область»;
- Значення «GLN» в Місце доставки та «Точка доставки» в Параметрах мають збігатися.
- Якщо постачальник неплатник ПДВ, постачальнику потрібно замість ІПН вносити константу:  "100000000000". 

2.6. Е-ТТН: 

- В існуючій реалізації можливо використання тільки такого коду підтипу документа: urn:ua:e transport.gov.ua:ettn:01:generic:001 - generic (default);
- Обов’язковими є підписи Вантажовідправника та Водія;
- У відповідальної особи з посадовим підписом має бути зазначений код ЄДРПОУ та РНОКПП. Для  непосадового підпису фізичної особи – код РНОКПП. ПАСПОРТ – не вказувати;
- Всі підписанти документу мають бути вказані в блоці Вантажно-розвантажувальні операції. Вказані  дані підписантів в блоці Вантажно-розвантажувальні операції мають співпадати з даними в КЕП підписантів (посада, ЄДРПОУ, РНОКПП тощо);
- Поле «Місце складання» повинно містити вичерпну інформацію для ідентифікації місця складання,  точність до рівня коду населеного пункту згідно кодифікатору КАТОТТГ;
- Атрибут «Відомості про транспортний засіб» – обов’язкове заповнення всіх атрибутів: Довжина,  Ширина, Висота та Загальна маса з вантажем в КГ. 

- Поле «Пункт розвантаження» повинно містити адресу локації (РЦ), на яку здійснюється доставка, згідно з Довідником локацій Провайдера; 
- Супровідні документи на вантаж: обов’язкові значення: «Повідомлення про відвантаження» та  «Замовлення», на підставі якого виконується поставка:

Таблиця 2.1. Допустимі типи супровідних документів на вантаж в е-ТТН: 

- В блоці «Загальні дані» – обов’язкове заповнення кожного атрибуту. Зверніть увагу, атрибут «У  тому числі ПДВ, грн» ("vatAmount") – обов’язкове заповнення: 

- В блоці «Відомості про вантаж»: 

а) Найменування – обов’язкове заповнення українською мовою;
б) Артикул покупця – Код АП, обов’язкове заповнення;
в) Одиниця виміру – відноситься до кількості місць транспортної упаковки (в піддонах, або ящиках),  обов’язкове значення – «Штука»;
г) Кількість місць – транспортної упаковки (кількість піддонів, або ящиків) обов’язкове заповнення; д) Кількість одиниць – в одиницях Замовлення (в штуках, кг, або пачках), обов’язкове заповнення;
е) Одиниця виміру к-сті одиниць, допустимі значення: ["ПАЧ", "ПАЧ.", "ПАЧКА", "BH" (латиницею),  "ШТУКА", "ШТ", "ШТ.", "PCE" (латиницею), "КІЛОГРАМ", "КГ", "КГ.", "KGM" (латиницею)] – обов’язкове заповнення. Значення BASE_UOM повинно співпадати зі значенням "Одиниці виміру" у  Видатковій та АПП8. Наприклад, якщо у Видатковій і АПП8 вказано "шт", то і в е-ТТН має бути "шт";
є) Вид пакування – обов’язкове заповнення;
ж) Ціна без ПДВ за одиницю – обов’язкове заповнення;
з) Загальна сума з ПДВ – обов’язкове заповнення;
и) Загальна сума без ПДВ – обов’язкове заповнення;
і) Маса брутто, кг – обов’язкове заповнення; 

! Якщо доставка здійснюється в одиницях Замовлення, в такому випадку «Кількість місць» =  «Кількість одиниць», а «Одиниця виміру» = «Одиниця виміру к-сті одиниць», допустимі значення:  ["ПАЧ", "ПАЧ.", "ПАЧКА", "BH" (латиницею), "ШТУКА", "ШТ", "ШТ.", "PCE" (латиницею), "КІЛОГРАМ",  "КГ", "КГ.", "KGM" (латиницею)]. 

- В блоці «Вантажно-розвантажувальні операції»: 

а) Поле «Навантаження, маса брутто» – обов’язкове заповнення;
б) Дата і Час прибуття – це час, коли авто прибуло під навантаження на склад Постачальника – обов’язкове заповнення;
в) Дата і Час вибуття – це час, коли авто вибуло після навантаження зі складу Постачальника – обов’язкове заповнення;
г) Час простою – обов’язкове заповнення в форматі time «HH:MM» (наприклад, 00:30); д) Поле «Здав, відповідальна особа Вантажовідправника» – обов’язкове заповнення; е) Поле «Прийняв (відповідальна особа перевізника) дані водія – обов’язкове заповнення»;
є) Якщо е-ТТН підписує Експедитор, поле «Прийняв експедитор» – обов’язкове заповнення.

2.7. Надіслані документи одразу проходять первинну валідацію на боці АТБ на повноту та  коректність заповнення обов’язкових атрибутів.  

Якщо документи не пройшли первинну валідацію, на Порталі провайдера про це буде повідомлено.  Також вказується причина скасування документу. 

Приклад помилки валідації для Видаткової накладної на ВЕБ-платформі EDIN:

Приклад помилки валідації для е-ТТН на ВЕБ-платформі EDIN:

Зверніть увагу, якщо на Порталі провайдера відсутній статус по надісланим документам (немає  жодного значку в правому верхньому кутку), це означає, що документи не пройшли перевірку в  системі АТБ. Можливі причини: не вистачає якогось з документів пакету; документи не поєднались  в єдиний ланцюжок; вказано отримувачем не АТБ чи ЛЮ; документ не отримано системою АТБ. 

Приклад документу Видаткова накладна без статусу результатів перевірки в системі АТБ:

2.8. Специфікації електронних документів: 

https://wiki.edin.ua/uk/latest/ClientProcesses/ATB/ATB_XML-structure.html?highlight#xml https://wiki.edin.ua/uk/latest/Docs_ETTNv3/Docs_ETTNv3_list.html#ettn-v3 

2.9. Після успішного проходження первинної валідації, за умови, що всі документи Пакету отримано,  документи передаються на проходження вторинних логічних перевірок, які розпочинаються після  20:00 за день до дати постачання по Замовленню. Після 20:00 вторинні перевірки документів  відбуваються кожні 10-15 хвилин. При виявленні вторинних помилок на Портал Провайдера  відправляється статус про результати перевірки з кодом помилки (див. Таблицю 2.2. Перелік кодів  помилок). Якщо буде виявлено помилку на рівні шапки, в повідомленні буде вказано тільки код  помилки, а якщо на рівні деталей, то буде вказано код помилки і код товару, в якому виявлено  помилку, наприклад: 4_107168, де «4» – код помилки ціни, а «107168» – код товару (код АП), по  якому не співпадає ціна. 

Таблиця 2.2. Перелік кодів помилок

В разі отримання відповіді про Помилку закупівельної ціни (код помилки – 4), Постачальнику  необхідно звернутися до категорійного менеджера Служби закупок і надати інформацію про не  коректну ціну: Номер Замовлення, Код АП товару, Дата постачання, Актуальна ціна. Менеджер  Служби закупок приймає рішення про редагування ціни в Замовленні. 

Відповідь надається по кожному документу окремо. Тому Видаткова та е-ТТН можуть бути без  помилок, а Видаткова з помилкою (наприклад, не коректний номер або дата Договору). В такому  випадку Повідомлення про відвантаження не передається в систему складу для приймання товару до моменту виправлення помилки. 

Також статус перевірки може змінитись в обидва боки. Наприклад, спочатку е-ТТН була успішно  перевірена, але потім додався підпис Експедитора на незахищеному носії, відповідно е-ТТН  отримає статус Відмова в підписанні. 

Тільки після успішного проходження перевірок всіх документів, що входять в пакет ЮЗД, а також  при наявності всіх документів в пакеті і при наявності всіх підписів в документах зі сторони  Постачальника та Водія, в систему складу передається Повідомлення про відвантаження. Але варто  зауважити, що навіть після успішного проходження перевірок та після передачі Повідомлення про  відвантаження в систему складу, в разі, якщо в е-ТТН будуть внесені зміни, які не пройдуть  перевірку, приймання товару буде заблоковано (наприклад, Перевізник при підписанні е-ТТН  видалив дані Водія, або підписав документ невалідним підписом). 

Якщо документи успішно пройшли первинну та вторинну перевірки в системі АТБ, на порталі  Провайдера для такого документу з’явиться відповідний статус (значок зеленого кольору в правому  верхньому кутку). 

Приклад документів, що пройшли успішну перевірку в системі АТБ:

3. Приймання товару на Складі без розбіжностей 

3.1.Склад «АТБ-маркет» здійснює приймання. Якщо кількість поставленого товару відповідає кількості  DESADV, приймальник підписує е-ТТН за допомогою КЕП. 

3.2.Після приймання товару, якщо кількість поставленого товару відповідає кількості DESADV, і фактична  дата приймання товару відповідає даті постачання із Замовлення, співробітник складу «АТБ маркет» підписує Видаткову накладну Постачальника. Документ отримує статус «Підтверджено з  двох сторін». 

Схема обміну документами без розбіжностей: 

4. Приймання товару на Складі з розбіжностями 

4.1.Якщо кількість прийнятого товару не відповідає кількості DESADV, приймальник створює Акт  розбіжностей до е-ТТН, в якому вказує кількість розбіжності (для штучного товару – в штуках, для  вагового товару – в кілограмах) і причину розбіжностей (для кожної позиції), ставить свою КЕП, після  чого Акт відправляється на підписання Водієві, шляхом публікації документа EDI-провайдером для  Перевізника. Водій підписує за допомогою КЕП Акт розбіжностей до е-ТТН, в разі згоди з ним, або  ставить відмову від підпису, в разі незгоди з Актом. У будь-якому випадку, приймальник «АТБ маркет» підписує е-ТТН тільки якщо з Водієм узгоджені всі спірні питання, за допомогою  оформлення Акту. 

4.2.Якщо кількість прийнятого товару не відповідає кількості DESADV і / або фактична дата приймання  товару відповідає даті постачання із Замовлення, на стороні «АТБ-маркет» оформлюється Акт  приймання до Видаткової накладної, в якому вказується відвантажена, фактично прийнята кількість товару і фактична дата приймання. Співробітник складу «АТБ-маркет» ставить КЕП, після чого  документ відправляється на підпис Постачальнику шляхом публікації документа EDI-провайдером. 

4.3.Представник Постачальника, отримавши Акт прийому до Видаткової накладної, підписує його за  допомогою КЕП, після чого оформлений документ публікується EDI-провайдером для ТОВ «АТБ МАРКЕТ». 

4.4.Після отримання відповіді про підписання Постачальником Акту приймання до Видаткової  накладної, співробітник складу «АТБ-маркет» підписує Видаткову накладну. 

4.5.У разі, якщо обидві сторони прийшли до висновку, що електронний документ некоректний,  анулювання такого документа проводиться шляхом формування нового документа Анулювання  (COMDOC_019), який створюється та підписується на боці АТБ і відправляється на підпис  Постачальнику. Документ анулювання може бути створений до вихідних документів АТБ: АПП№9,  Акту приймання до АПП№8 та Акту приймання до Видаткової накладної. В разі створення документу  Анулювання, АТБ також створить та відправить нову версію вихідного документу замість  анульованого. 

4.6.У разі, якщо Акт розбіжностей до е-ТТН після підписання Водієм не пройде перевірки: (наприклад,  підписано не КЕП; не заповнені дані Водія; підписано підписом в якому не співпадають дані Водія з  даними Водія, зазначеними в документі; підписано не водієм) – документ не пройде перевірки, а е-ТТН буде заблокована для підписання. В такому випадку необхідно оформити повністю новий  комплект документів, або перевести поставку на паперові копії. 

4.7.Документ Акт приймання до Видаткової накладної проходить перевірку після підписання  Постачальником. Якщо буде виявлено помилку підпису (наприклад, підпис не КЄП), документ буде оформлено з новою версію на боці АТБ та надіслано на підписання Постачальнику повторно. 

4.8.У випадку незгоди з документом Акт приймання до Видаткової накладної по причині розбіжності  суми – Постачальнику необхідно відмовитись від підписання документу та повідомити  співробітників складу про некоректні суми. 

Схема обміну документами з розбіжностями: 

Зверніть увагу!

1. В разі, якщо поставка не прийнята в повному об’ємі, АТБ не оформлює жодних електронних  документів. Подальша переадресація з оформленням Акту зміни пункту призначення або іншим чином – на боці Постачальника. 
2. Е-ТТН для не прийнятого товару по причині бій/брак, або з інших причин, на боці АТБ не  оформлюється. Подальші дії вирішуються між Постачальником та Перевізником без  залучення АТБ. 
3. Звертайте увагу на необхідність своєчасного підписання документів, з огляду на Договірні  умови. 

5. Використання Актів до е-ТТН в ЕДО з АТБ 

Акти розвантаження та завантаження на проміжному складі 

Використовуються у разі повного перевантаження вантажу (без розподілу на кілька актів) в процесі  перевезення на Проміжний склад з подальшим перевантаженням на інший автомобіль. Головною  умовою використання цього акту в роботі з АТБ є наявність підпису нового водія під роллю Водія в  е-ТТН. При його відсутності документ не пройде перевірку. В існуючій реалізації, після отримання  Акту розвантаження на проміжному складі система АТБ відправить статус помилки по е-ТТН, але  після отримання Акту завантаження на проміжному складі та за умови наявності інформації про  нового Водія та підпису нового Водія – е-ТТН пройде перевірку. 

https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_StorageDelivery_Act_from.html#id1 https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_StoragePickUp_Act_from.html#id1 

Акт перевантаження до е-ТТН 

Складається у випадку заміни транспортного засобу та/або водія в процесі перевезення, без заміни  е-ТТН. Головною умовою використання цього акту в роботі з АТБ є наявність інформації про нового  Водія та підпису нового водія під роллю Водія в е-ТТН. При його відсутності документ не пройде  перевірку. 

https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_Reload_Act_from.html#id1 

Акт про заміну пункту призначення до е-ТТН 

Складається у випадку необхідності змінити Пункт розвантаження та/або Вантажоодержувача (Наприклад, в е-ТТН помилково вказано Вантажоодержувач – АТБ-маркет, Актом змінити на ЛЮ). https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_Consignee_Change_Act_from.html#id1 

Акт перепломбування до е-ТТН 

Складається в разі заміни пломби на вантажі чи автомобілі. 

https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_Resealing_Act_from.html#id1 

Акт коригування до е-ТТН 

Складається в разі необхідності виправити деякі реквізити е-ТТН. Ініціатором створення «Акту  коригування» може виступати: «Замовник», «Вантажовідправник», «Перевізник». https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_Adjustment_Act_from.html#id1 

Акт примусового завершення до е-ТТН 

Складається учасником під роллю «Замовник» у разі неможливості завершення життєвого циклу «е ТТН». 

https://wiki.edin.ua/uk/latest/ETTN_3_0/Create_Stop_Act_from.html#id1 

Робота з 3PL оператором, який виступає Вантажовідправником

Перед початком роботи по даній схемі Постачальнику необхідно проінформувати офіційним листом  Категорійного менеджера Служби закупок про використання такої схеми. 

1. Постачальник створює е-ТТН, «Замовник» – Постачальник, «Вантажовідправник» – 3PL оператор.  Постачальник заповнює е-ТТН та надсилає її без підписання – «Попередня ТТН». Для створення  попередньої е-ТТН достатньо заповнити «Замовник» (Постачальник) та «Вантажовідправник» (3PL оператор) 
2. Вантажовідправник (3PL оператор) на підставі Попередньої ТТН створює е-ТТН (через додаткові  дії), заповнює, підписує під Вантажовідправником (Комірник 3PL оператора) та надсилає е-ТТН.
3. Водій Перевізника підписує е-ТТН та надсилає її. 
4. Е-ТТН відправлена Вантажоодержувачу. 

6. Постачання по схемі Транзит ЛЮ 

При постачанні товару по схемі Транзит ЛЮ, Постачальник виконує доставку товару на Транзитний  РЦ, а логістичний оператор «Логістик Юніон» виконує переміщення товару Постачальника на кінцеві  РЦ. Постачальник заключає Договір з «Логістик Юніон» про надання таких послуг. 

Документообіг при схемі Транзит ЛЮ: 

- АТБ створює Замовлення (OREDRS), де вказує Місце доставки – Кінцевий РЦ (GLN); - Постачальник створює Повідомлення про відвантаження (DESADV), вказує Місце доставки – Транзитний РЦ (GLN), куди фактично доставить товар, Кінцевий одержувач – Кінцевий РЦ  (GLN), згідно з Замовленням;
- Постачальник створює е-ТТН, Вантажоодержувач – АТБ, Місце доставки – Транзитний РЦ  (GLN), куди Постачальник фактично доставить товар;
- Постачальник створює Видаткову накладну (COMDOC_006), де Покупець – АТБ, а Місце  доставки – Кінцевий РЦ (GLN), згідно з Замовленням. GLN «Місця доставки» та GLN «Точки  доставки» в Параметрах повинні співпадати;
- Після здачі товару на Транзитному РЦ, в системі АТБ створюється внутрішня е-ТТН на  переміщення товару з Транзитного на Кінцевий РЦ, де Замовником заначено  Постачальника, Вантажовідправник і Вантажоодержувач – Логістик Юніон. Внутрішня е-ТТН  доступна Постачальнику для перегляду на Платформі Провайдера.