Документообіг з мережею «Укрнафта» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція Постачальника
- Схема документообігу
- Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER)
- Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження Замовлення» (ORDRSP)
- Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)
- Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)
Схема документообігу
Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Укрнафта» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:
-
при необхідності також Акт невідповідності (COMDOC_009)
Загальна схема документообігу:
Зображення 1 — Схема електронного документообігу між мережею «Укрнафта» та постачальником.
Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER)
Мережа «Укрнафта» формує та відправляє «Замовлення» (ORDER). У відповідь на отримане «Замовлення» (ORDER) постачальник формує та відправляє «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
Детальний порядок створення, редагування та відправки документа доступний за посиланням: «Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на базі інших електронних документів».
Під час формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) для мережі «Укрнафта» необхідно враховувати наступну особливість:
- Підтверджена кількість товарної позиції не може перевищувати кількість, зазначену у відповідному «Замовленні» (ORDER).
- Усі зміни за товарними позиціями необхідно попередньо узгоджувати з мережею «Укрнафта».
Після внесення необхідних даних «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) необхідно зберегти та відправити мережі «Укрнафта».
Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження Замовлення» (ORDRSP)
Мережа «Укрнафта» отримує «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) для попереднього інформування про поставку товару.
Детальний порядок створення, заповнення та відправки документа доступний за посиланням: «Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі інших електронних документів».
Під час формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) для мережі «Укрнафта» необхідно враховувати такі особливості:
- Кількість товарної позиції, що постачається, не може перевищувати кількість, зазначену у відповідному «Замовленні» (ORDER).
- У разі створення кількох видаткових накладних на одне «Замовлення» (ORDER) необхідно на кожну видаткову накладну сформувати окреме «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). При цьому значення в полі «За накладною №» у кожному документі повинно відрізнятися.
Усі зміни за товарними позиціями необхідно попередньо узгоджувати з мережею «Укрнафта».
Після внесення необхідних даних «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) необхідно зберегти та відправити мережі «Укрнафта».
Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)
Для мережі «Укрнафта» «Видаткова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) формується на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV).
Детальний порядок створення, заповнення, підписання та відправки документа доступний за посиланням: «Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006).
При створенні документа для мережі «Укрнафта» автоматично формується саме «Видаткова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN).
Під час заповнення документа необхідно враховувати, що якщо за певною товарною позицією поставка не здійснюється, таку позицію необхідно видалити з документа.
Перед підписанням та відправленням документа перевірте, щоб у табличній частині залишалися лише товарні позиції, за якими здійснюється поставка.
Після внесення всіх необхідних даних «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) необхідно зберегти, підписати та відправити мережі «Укрнафта».
Після відправлення мережа «Укрнафта» зі своєї сторони переглядає та підписує документ.
Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)
У випадку розбіжності між відправленою та фактично прийнятою кількістю товару або виникнення цінової розбіжності мережа «Укрнафта» надсилає Вам «Акт невідповідності» (COMDOC_009).
У вхідному документі в табличній частині по кожній товарній позиції зазначаються кількісні або цінові розбіжності та причина невідповідності.
Зображення 1 — Приклад кількісної та цінової розбіжності в «Акті невідповідності» (COMDOC_009)
Після ознайомлення з «Актом невідповідності» (COMDOC_009) необхідно заново сформувати «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) на підставі раніше відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV).
У новій «Видатковій накладній» необхідно внести правки кількості та/або ціни відповідно до розбіжностей, зазначених в «Акті невідповідності» (COMDOC_009) мережі «Укрнафта».
Зображення 2 — Приклад кількісної розбіжності в «Акті невідповідності» (COMDOC_009)
Після відправлення мережа «Укрнафта» зі своєї сторони переглядає та підписує документ.