Довідники

• Загальні положення
• Товарні довідники
• Довідник договорів

Загальні положення

Функціонал Довідників дозволяє користувачу налаштувати власні довідники товарів, сертифікатів та договорів з контрагентами для зручного та швидкого використання цієї інформації при формуванні документів чи взаємодії з контрагентами.

В сервісі «EDI Network» оберіть вкладку «Довідники» (Зображення 1).

_{Зображення 1 - Вкладка «Довідники»}

При переході в «Довідники» за замовчуванням відкривається товарний довідник (Зображення 1).

Вкладки лівого бокового меню:

Мої товари - для роботи з довідником товарів. Також довідник товарів можна відкрити з меню акаунту користувача (Зображення 2).

Сертифікати - для роботи з сертифікатами. Інформація на цій вкладці ідентична інформації в сервісі «Е-Сертифікати», тому для роботи з сертифікатами після авторизації на платформі можна  одразу обрати сервіс «Е-Сертифікати». Детальніше про роботу з сертифікатами дивіться за посиланням. 

Масове завантаження - для масового завантаження позицій у товарний довідник.

Довідник договорів - для роботи з договорами. Також довідник договорів можна відкрити з меню акаунту користувача (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Довідники в меню акаунту користувача}

Наповнення журналу, а також значення кнопки «+Додати» (товар/сертифікат/договір) залежить від вкладки, яка відкрита.

Товарні довідники

Загальні положення

Дана інструкція описує порядок роботи з товарним довідником.

В сервісі «EDI Network» оберіть вкладку «Довідники», при цьому за замовчуванням відкривається вкладка «Мої товари» лівого бокового меню (Зображення 1).

_{Зображення 1 - Вкладка «Довідники»}

В журналі товарів відображається список вже доданих товарів (журнал вже може бути заповнений товарами, якщо їх дані були вказані при обміні документами з Вашими контрагентами).

В даному розділі можна шукати, додавати, редагувати, копіювати для мережі, видаляти товари.

Якщо у Вас декілька компаній під одним акаунтом, перевірте чи обрана потрібна компанія. Для різних компаній відображаються різні товари.

Наповнення Товарного довідника

Наповнити Товарний довідник на платформі можна двома способами:

• масовим введенням товарних позицій (за допомогою XLS шаблону),

• додаванням кожної позиції окремо (вручну, вводячи дані в поля форми).

1. Масове введення товарних позицій за допомогою XLS шаблону

Для масового завантаження товарних позицій за допомогою шаблону Excel перейдіть на вкладку «Масове завантаження» (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Вкладка «Масове завантаження» товарів}

Розділ містить Інструкцію з правилами коректного заповнення шаблону. Для масового завантаження товарних позицій  за допомогою шаблону виконайте наступні кроки:

1. Завантажте  шаблон Excel на Ваш комп'ютер, натиснувши кнопку «Зберегти шаблон Excel» (Зображення 2, Покажчик 1).
2. Відкрийте на Вашому комп'ютері завантажений файл Excel та заповніть згідно з наведеними в інструкції правилами.
   
   

   Видаляти, міняти місцями стовбці в шаблоні не можна. Стовбці, виділені зеленим кольором, обов’язкові до заповнення.

   
   Деякі стовпці шаблону мають підказки для заповнення - наведіть курсор у верхній куток назви стовпця для відображення підказки (Зображення 3).
   
   

   _{Зображення 3 - Підказки по заповненню шаблона Excel}
   
   

3. Збережіть файл та завантажте на платформу, натиснувши кнопку «Завантажити позиції з Excel» (Зображення 2, Покажчик 2).
4. Якщо всі дані в шаблоні були заповнені коректно, на вкладці «Масове завантаження» відобразиться готовий до додавання список товарів. Відмітьте чекером усі товари, які потрібно додати в довідник (Зображення 4, Покажчик 1).

_{Зображення 4 - Додавання у Товарний довідник товарів, завантажених за допомогою шаблону} 

5. Оберіть приналежність товарів - «Загальні товари» або оберіть Мережу, для якої додаються обрані товари (Зображення 4, Покажчик 2).

6. Натисніть кнопку «Створити» (Зображення 4, Покажчик 3).

Обрані товари будуть додані у Товарний довідник. 

Якщо якісь позиції при завантаженні шаблона було заповнено некоректно, вони будуть підсвічені помаранчевим кольором. З’явиться повідомлення про помилку, у якому буде вказано, який саме стовбець позиції заповнено неправильно (Зображення 5).

_{Зображення 5 - Помилки при завантаженні товарів з шаблону}

Позиції з помилками можна відредагувати локально в XLS-файлі та повторно «Завантажити позицій з Excel» або відредагувати прямо на форм,і натиснувши на штрихкод даної позиції з іконкою . 

Товари, що не мають помилок, можна додати у Товарний довідник окремо.

2. Додавання товарної позиції вручну

Для додавання товарної позиції вручну виконайте наступні кроки:

1. Натисніть на кнопку «+Додати товар» (Зображення 6, Покажчик 1). 

_{Зображення 6 - Додавання товарної позиції вручну}

2. На формі «Товар» заповніть необхідні поля з даними по товарній позиції, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * (Зображення 6, Покажчик 2).

3. Натисніть кнопку «Додати товар в довідник» (Зображення 6, Покажчик 3).

Товарна позиція буде збережена і відобразиться як «Загальний товар» (без прив'язки до мережі) в Товарному довіднику.

Особливості заповнення полів товарної позиції

1. Для коректного автоматичного заповнення деяких документів, наприклад, «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE), необхідно заповнити поле «Код УКТ ЗЕД».
2. Для Алкогольної продукції можна вказати додаткові дані. Для цього проставте галочку в поле «Для алк. продукції» (Зображення 7) та заповніть додаткові поля за необхідності.
   

_{Зображення 7 - Додаткові поля для алкогольної товарної позиції}

Дії з Товарною позицією у Товарному довіднику

1. Редагування / видалення товару

Після збереження можливо переглянути товар, натиснувши на штрихкод товару з іконкою (Зображення 8).

_{Зображення 8 - Відкриття форми редагування товару}

На формі перегляду товару можна редагувати інформацію, після чого потрібно натиснути кнопку «Зберегти зміни» (Зображення 9, Покажчик 1). 

Також можливо видалити товар, натиснувши кнопку «Видалити товар» (Зображення 9, Покажчик 2).

_{Зображення 9 - Редагування та видалення товару}

2. Масове видалення товару 

Вже додані товари можливо масово відмітити галочкою (Зображення 10, Покажчик 1) та видалити з журналу товарів, натиснувши кнопку «Видалити» (Зображення 10, Покажчик 2).

_{Зображення 10 - Масове видалення товарів з Товарного довідника}

3. Копіювання товару для обраної Мережі

Скопіювати для обраної Мережі можливо лише «Загальний товар». Товар, що початково був зазначений для будь-якої Мережі, вже копіювати для іншої Мережі не можна!

Щоб скопіювати «Загальний товар» до Мережі (визначає пошук та додавання товарів з довідника при роботі з Мережами), в розділі «Мої товари» виконайте наступні кроки:

1. Обрати в фільтрі по Мережі опцію «Загальні товари» (Зображення 11, Покажчик 2);

2. Обрати чекером товари, які потрібно назначити на Мережу (Зображення 11, Покажчик 3);

3. Обрати Мережу зі списку (Зображення 11, Покажчик 4);

4. Натиснути кнопку «Копіювати» товари до Мережі (Зображення 11, Покажчик 5).

_{Зображення 11 - Копіювання «Загальних товарів» до Мережі}

4. Пошук товару в довіднику

Додані в довідник товари можна фільтрувати за наступними ознаками:

1. Приналежність до «Загальних товарів» чи Мережі - для цього використовується фільтр по Мережі (Зображення 12).
   
   _{Зображення 12 - Пошук товарів по Мережі}
   
   
2. Характеристики товару (штрихкод, назва, артикул) - для цього використовується рядок пошуку (Зображення 13).

_{Зображення 13 - Пошук за характеристиками товару}

Детальніше про принципи роботи з рядком пошуку можна знайти за посиланням.

5. Вивантаження Товарного довідника в XLS форматі

У Товарному довіднику можна вивантажити товарні позиції в Excel. Для цього у вкладці «Мої товари» натисніть кнопку «Вивантажити в Exel» (Зображення 14) та оберіть приналежність товарів, які треба вивантажити («Загальні товари» або Мережа).

_{Зображення 14 - Вивантаження товарів в Exel}

На Ваш комп'ютер буде завантажено відповідний файл Exel з даними по товарам обраної приналежності.

Довідник договорів

Загальні положення

Перейдіть на вкладку «Довідник договорів» бокового меню вкладки «Довідники» (Зображення 1, Покажчик 1).

Відкриється «Довідник договорів», доступний для користувачів з роллю Супер адміністратор / Адміністратор при наявності трафіку документообігу з мережами (Зображення 1). Створені договори використовуються для підтягування даних в поля EDI документів для спрощення документообігу з Вашими контрагентами.

_{Зображення 1 - Вкладка «Довідник договорів»}

Якщо у Вас декілька компаній під одним акаунтом, перевірте чи вибрана потрібна компанія. У різних компаній відображаються різні договори.

Додавання нового договору

Для додавання нового договору виконайте наступні кроки:

1. Натисніть на кнопку «+Створити договір» (Зображення 1, Покажчик 2).
2. Відкриється форма створення нового договору (Зображення 2). Заповніть всі необхідні поля (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *)
3. Натисніть кнопку «Створити договір» (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Форма створення нового договору}

Параметри договору повинні бути унікальними (неможливо створити договір, ідентичний вже існуючому договору)

Після успішного створення договору одразу відкривається форма для його редагування (Зображення 3). Також даний договір буде доступний в журналі договорів.

_{Зображення 3 - Форма редагування договору}

Дії з договором

1. Редагування договору.

Для редагування договору натисніть на номер договору в журналі (Зображення 1, Покажчик 3). Відкриється форма редагування договору (Зображення 3). Внесіть необхідні зміни та натисніть кнопку «Зберегти».

2. Видалення договору.

Для видалення обраного договору натисніть іконку у рядку цього договору в довіднику договорів (Зображення 1, Покажчик 4).