Створення «Акта наданих послуг (Логістика)» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує порядок формування та відправки документа «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037) на платформі EDI Network.

Документ «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037) може бути створений на підставі наступних документів:

• вхідної підписаної з обох сторін «Заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 1);
• надісланого підписаного з обох сторін «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 2);
• пов’язаної «е-ТТН», підписаної контрагентами (з трьох сторін) (документ перебуває в статусі «Підписано вантажоодержувачем»);
• надісланого документа «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040).

Ініціатором створення документа «Акт наданих послуг (Логістика)» є користувач з роллю «Перевізник».

При роботі з транспортними документами передбачені наступні ролі учасників документообігу:

• Замовник
• Вантажовідправник
• Перевізник
• Вантажоодержувач

Обмін документами в рамках даного процесу здійснюється між «Перевізником» та «Замовником»

Вибір документа-підстави

Для створення документа «Акт наданих послуг (Логістика)» користувачу з роллю «Перевізник» необхідно:

• на підставі «Заявки на транспортування» — перейти у розділ «Вхідні» та обрати документ у статусі «Підписано перевізником» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
• на підставі «Підтвердження заявки на транспортування» — перейти у розділ «Надіслані» та обрати документ у статусі «Підписано замовником» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
• на підставі «е-ТТН» — перейти у розділ «Вхідні» та обрати документ у статусі «Підписано вантажоодержувачем» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
• на підставі «Акта наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037) — перейти у розділ «Надіслані» та обрати відповідний документ (за потреби можна скористатись рядком пошуку).

На основі «Заявки на транспортування»

1. Перейдіть у розділ «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 1, Покажчик 2).

3. Оберіть документ «Заявка на транспортування» у статусі «Підписано перевізником» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір «Заявки на транспортування» у розділі «Вхідні»}

На основі «Підтвердження заявки на транспортування»

1. Перейдіть у розділ «Надіслані» (Зображення 2, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 2, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «Підтвердження заявки на транспортування» у статусі «Підписано замовником» (Зображення 2, Покажчик 3).
   

_{Зображення 2 – Вибір «Підтвердження заявки на транспортування» у розділі «Надіслані»}

На основі «е-ТТН»

1. Перейдіть у розділ «Вхідні» (Зображення 3, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 3, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Підписано вантажоодержувачем» (Зображення 3, Покажчик 3).
   

_{Зображення 3 – Вибір «е-ТТН» у розділі «Вхідні»}

На основі «Рахунку (Логістика)»

1. Перейдіть у розділ «Надіслані» (Зображення 4, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 4, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «Рахунок (Логістика)» (Зображення 4, Покажчик 3).
   
   

^{Зображення 4 – Вибір «Рахунку (Логістика)» у розділі «Надіслані»}

Створення, збереження, підписання та відправка документа «Акт наданих послуг (Логістика)»

1. Відкрийте обраний документ-підставу (Зображення 5), натиснувши на його назву.
2. У правій частині екрана, у блоці «Список документів в ланцюжку», натисніть «Створити документ» (Зображення 5.

_{Зображення 5 – Створення документа «Акт наданих послуг (Логістика)»}

Відкриється форма створення документа «Акт наданих послуг (Логістика)» (Зображення 6), яка автоматично містить дані документа-підстави.

_{Зображення 6 – Форма документа «Акт наданих послуг (Логістика)»}

  3. Заповніть обов’язкові поля та перевірте автоматично підставлені дані документа. Всі обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *.  Поле «Дата документа» заповнюється автоматично.

Після заповнення обов’язкових даних контрагентів відповідні блоки можна згорнути за допомогою кнопки «Сховати». За потреби, до моменту відправки документа, дані доступні для редагування.

Блок «Результат» формується автоматично на підставі даних табличної частини документа.

Дані позицій частково підтягуються з документа-підстави. Для перегляду детальної інформації необхідно відкрити відповідну позицію.

_{Зображення 7 – Формування результату документа}

  4. Настисніть «Зберегти» (Зображення 8, Покажчик 1) після внесення або зміни всіх обов’язкових даних.

  5. Після збереження документа для завершення роботи з ним натисніть «Підписати» (Зображення 8, Покажчик 2), а              потім «Відправити» (Зображення 8, Покажчик 3).

_{Зображення 8 – Підписання та відправлення документа «Акт наданих послуг (Логістика)»}

За наявності в ланцюжку поставки документа «Акт перевантаження» (ReloadAct), під час створення «Акта наданих послуг (Логістика)» дані про транспорт та водія автоматично додаються до табличної частини без дублювання.

_{Зображення 9 – Дані транспорту та водія у табличній частині документа «Акт наданих послуг (Логістика)}

Для редагування або доповнення даних позиції необхідно навести курсор на відповідний рядок у табличній частині документа та натиснути кнопку «Змінити».

У відкритому вікні «Дані послуги» потрібно заповнити або відредагувати необхідні поля, після чого натиснути кнопку «Змінити» для збереження змін.

^{Зображення 10 – Редагування даних послуг}

Для послуг з типом «Транспортно-експедиційні послуги» доступна можливість розділення на «Транспортні послуги» та «Експедиційну винагороду». При цьому загальна вартість послуги не змінюється.

_{Зображення 11 – Розділення послуги «Транспортно-експедиційні послуги» на «Транспортні послуги» та «Експедиційну винагороду»}

У модальному вікні необхідно заповнити поля «Вартість перевезення без ПДВ» та «Ставка ПДВ», після чого натиснути кнопку «Розділити».


_{Зображення 12 – Заповнення полів «Вартість перевезення без ПДВ» та «Ставка ПДВ» і розділення послуги у модальному вікні «Дані послуги»}

Після цього одна послуга «Транспортно-експедиційні послуги» розділяється на дві позиції: «Транспортні послуги» та «Експедиційна винагорода». Загальна вартість при цьому не змінюється.
_{Зображення 13– Результат розділення послуги на «Транспортні послуги» та «Експедиційну винагороду»}

Для замовника ПрАТ «Монделіс Україна» під час створення документа «Акт наданих послуг (Логістика)» додатково виконується контрольна перевірка загальної вартості послуг з ПДВ.
_{Зображення 14 – Контрольна перевірка загальної вартості послуг з ПДВ та відображення попередження при невідповідності}
У разі внесення змін, що призводять до невідповідності, система відображає повідомлення-попередження.

Після внесення або зміни всіх обов’язкових даних (поля, обов’язкові до заповнення, позначені червоною зірочкою *), документ необхідно зберегти, натиснувши кнопку «Зберегти» (Зображення 15, Покажчик 1).

Після збереження документа для завершення роботи з ним натисніть «Підписати» (Зображення 15, Покажчик 2), а потім «Відправити» (Зображення 15, Покажчик 3).

_{Зображення 15 – Підписання та відправлення документа «Акт наданих послуг (Логістика)»}

Додаткові можливості

Для документів «Заявка на транспортування» та «Підтвердження заявки на транспортування» передбачені додаткові текстові мітки:

• Не містить ТТН;
• Очікує на завершення перевезення по ТТН;
• Завершено перевезення по всіх ТТН;
• Не має сформованого Рахунка (логістика);
• Має сформований Рахунок (логістика);
• Не має сформованого Акта наданих послуг (логістика);
• Має сформований Акт наданих послуг (логістика).

Функціонал використання зазначених міток доступний у «Розширеному пошуку» в полі «Готовність заявки до формування рахунків та актів» при виборі відповідного типу документа.

^{Зображення 16– Поле «Готовність заявки до формування рахунків та актів» у розширеному пошуку}

Вибір або додавання відповідального співробітника

Якщо раніше вже використовувались подібні дані, у полі «Прізвище» доступний вибір відповідального співробітника зі списку (дані підтягуються автоматично). Також можливо додати нового співробітника — після відправки документа його дані зберігаються та будуть доступні для подальшого використання.

_{Зображення 17– Вибір відповідального співробітника у полі «Прізвище»}

Додавання та робота з вкладеннями

До чернетки документа (збереженого, але ще не відправленого) можливо додати супровідний файл за допомогою кнопки «+Додати файл». Розмір вкладення у форматі PDF не має перевищувати 25 МБ.

_{Зображення 18– Додавання файлу до документа «Акт наданих послуг (Логістика)»}

Додані файли відображаються у правому верхньому куті документа. Їх можна переглянути, натиснувши на назву файлу, завантажити або видалити.

_{Зображення 19 – Перегляд, завантаження та видалення вкладень документа}