Створення «Акта перепломбування» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт перепломбування» на базі інших електронних документів у сервісі електронного документообігу EDIN.

Документ формується у разі заміни пломби на вантажі або транспортному засобі під час перевезення. Ініціатором створення документа виступає «Замовник».

Обмін документом здійснюється між учасниками в наступному порядку:

«Замовник» → «Перевізник»

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Замовник» на підставі підписаної з двох сторін е-ТТН у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем»

Створення «Акта перепломбування» на підставі «е-ТТН»

Для створення «Акта перепломбування» на підставі «е-ТТН» необхідно:

1. Перейдіть у папку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта перепломбування»}

    4. У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт перепломбування до ТТН» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).

_{Зображення 2 – Створення «Акта перепломбування»}

Після створення документа форма «Акта перепломбування» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 3).

_{Зображення 3 – Форма «Акта перепломбування»}

Заповнення форми документа «Акт перепломбування»

У документі також необхідно зазначити відповідальну особу «Замовника». Для цього:

1. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 1).
2. Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 5, Покажчик 2).
3. У модальному вікні заповніть обов'язкові поля відповідальної особи (Зображення 5, Покажчик 3).
4. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 4).

_{Зображення 5 – Додавання відповідальної особи «Замовника»}

За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:

• редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
• обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
• видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.

Збереження, підписання та відправка документа «Акт перепломбування»

Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Збереження «Акта перепломбування»}

Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта перепломбування» (Зображення 7).

_{Зображення 7 – Перехід до підписання «Акта перепломбування»}

Під час підписання документа, якщо поле відповідальної особи не заповнене, воно може бути автоматично заповнене даними з КЕП користувача (за наявності відповідних даних у сертифікаті).

Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».

Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 8, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 8, Покажчик 2).

_{Зображення 8 – Інформація про підписантів та відправка «Акта перепломбування»}

Після відправки документа автоматично відкривається папка «Надіслані», де «Акт перепломбування» відображається зі статусом «Очікує підписання отримувачем».

Після створення та відправки «Акта перепломбування» у пов’язаній «е-ТТН» відображається створений акт у блоці «Список документів в ланцюжку». До завершення життєвого циклу акта робота з «е-ТТН» буде тимчасово обмежена, про що система відображає відповідне повідомлення.

ТТН та коригуючі акти до неї є невід’ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов’язані з перевантаженням, перепломбуванням, зміною пункту призначення та іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним усім учасникам, зазначеним у ТТН.

Після завершення життєвого циклу «Акта перепломбування» «Замовник» або «Перевізник» повинен оновити пов’язану «е-ТТН», підписавши та надіславши транзакцію до «е-ТТН».