Створення «Акта перепломбування» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт перепломбування» на базі інших електронних документів у сервісі електронного документообігу EDIN.

Документ формується у разі заміни пломби на вантажі або транспортному засобі під час перевезення. Ініціатором створення документа виступає «Замовник».

Обмін документом здійснюється між учасниками в наступному порядку:

«Замовник» → «Перевізник»

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Замовник» на підставі підписаної з двох сторін е-ТТН у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем»

Створення «Акта перепломбування» на підставі «е-ТТН»

Для створення «Акта перепломбування» на підставі «е-ТТН» необхідно:

1. Перейдіть у папку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта перепломбування»}

    4. У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт перепломбування до ТТН» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).

_{Зображення 2 – Створення «Акта перепломбування»}

Після створення документа форма «Акта перепломбування» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 3).

_{Зображення 3 – Форма «Акта перепломбування»}

Заповнення форми документа «Акт перепломбування»

Номер акта, дата та час створення документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування.
За потреби перевірте коректність місця складання та заповніть поле «Додаткова інформація» (Зображення 3).
Поле «Додаткова інформація» є обов'язковим до заповнення та повинно містити опис причини складання акта.

У документі також необхідно зазначити відповідальну особу «Замовника». Для цього:

1. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 1).
2. Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 5, Покажчик 2).
3. У модальному вікні заповніть обов'язкові поля відповідальної особи (Зображення 5, Покажчик 3).
4. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 4).

_{Зображення 5 – Додавання відповідальної особи «Замовника»}

За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:

• редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
• обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
• видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.

Збереження, підписання та відправка документа «Акт перепломбування»

Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Збереження «Акта перепломбування»}

Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта перепломбування» (Зображення 7).

_{Зображення 7 – Перехід до підписання «Акта перепломбування»}

Під час підписання документа, якщо поле відповідальної особи не заповнене, воно може бути автоматично заповнене даними з КЕП користувача (за наявності відповідних даних у сертифікаті).

Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».

Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 8, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 8, Покажчик 2).

_{Зображення 8 – Інформація про підписантів та відправка «Акта перепломбування»}

Після відправки документа автоматично відкривається папка «Надіслані», де «Акт перепломбування» відображається зі статусом «Очікує підписання отримувачем».

Після створення та відправки «Акта перепломбування» у пов’язаній «е-ТТН» відображається створений акт у блоці «Список документів в ланцюжку». До завершення життєвого циклу акта робота з «е-ТТН» буде тимчасово обмежена, про що система відображає відповідне повідомлення.

ТТН та коригуючі акти до неї є невід’ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов’язані з перевантаженням, перепломбуванням, зміною пункту призначення та іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним усім учасникам, зазначеним у ТТН.

Після завершення життєвого циклу «Акта перепломбування» «Замовник» або «Перевізник» повинен оновити пов’язану «е-ТТН», підписавши та надіславши транзакцію до «е-ТТН».