Створення «Акта завантаження на проміжному складі» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт розвантаження на проміжному складі» на базі інших електронних документів у сервісі електронного документообігу EDIN.

Документ формується у разі повного перевантаження вантажу на проміжному складі з подальшим перевезенням іншим транспортним засобом. Ініціатором створення документа виступає «Перевізник» («Водій» або відповідальна особа компанії «Перевізника»).

Обмін документом здійснюється між учасниками в наступному порядку:

«Перевізник» → «Проміжний склад»

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Перевізник» на підставі підписаної з двох сторін е-ТТН у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем».

Створення «Акта розвантаження на проміжному складі» на підставі «е-ТТН»

Для створення «Акта розвантаження на проміжному складі» на підставі «е-ТТН» необхідно:

1. Перейдіть у папку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта розвантаження на проміжному складі»}

4. У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт розвантаження на проміжному складі до ТТН» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).

_{Зображення 2 – Створення «Акта розвантаження на проміжному складі»}

Після створення документа форма «Акта розвантаження на проміжному складі» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 3).

_{Зображення 3 – Форма «Акта розвантаження на проміжному складі»}

Заповнення форми документа «Акт розвантаження на проміжному складі»

• Номер акта, дата та час створення документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування.
• Необхідно заповнити поля «Проміжний склад», «Склад тимчасового зберігання» та «Додаткова інформація» (Зображення 4).
• Поле «Проміжний склад» є обов'язковим до заповнення та може бути заповнене за допомогою кнопки пошуку контрагента або кнопки «Вказати себе».
• Поле «Склад тимчасового зберігання» стає доступним після заповнення поля «Проміжний склад» та заповнюється за допомогою кнопки пошуку контрагента.
• Поле «Додаткова інформація» є обов'язковим до заповнення та повинно містити опис причини складання акта.

Детальніше про пошук та вибір контрагента описано в інструкції «Пошук контрагента».

_{Зображення 4 – Заповнення обов'язкових полів «Акта розвантаження на проміжному складі»}

_{Відповідальна особа}

У документі також необхідно зазначити відповідальну особу «Перевізника, що здав вантаж». Для цього:

1. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 1).
2. Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 5, Покажчик 2).
3. У модальному вікні заповніть обов'язкові поля відповідальної особи (Зображення 5, Покажчик 3).
4. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 5, Покажчик 4).

_{Зображення 5 – Додавання відповідальної особи «Перевізника, що здав вантаж»}

Довідник відповідальних осіб автоматично наповнюється при додаванні нових записів. При створенні нової відповідальної особи необхідно заповнити обов’язкові контактні дані.

За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:

• редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
• обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
• видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.

Під час підписання документа якщо поле відповідальної особи не заповнене, воно може бути автоматично заповнене даними з КЕП користувача (за наявності відповідних даних у сертифікаті).

Збереження, підписання та відправка документа «Акт розвантаження на проміжному складі»

Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Збереження «Акта розвантаження на проміжному складі»}

Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта розвантаження на проміжному складі» (Зображення 7).

_{Зображення 7 – Перехід до підписання «Акта розвантаження на проміжному складі»}

Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».

Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 8, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 8, Покажчик 2).

_{Зображення 8 – Інформація про підписантів та відправка «Акта розвантаження на проміжному складі»}

Після відправки документа автоматично відкривається папка «Надіслані», де «Акт розвантаження на проміжному складі» відображається зі статусом «Очікує підписання отримувачем».

Після створення та відправки «Акта розвантаження на проміжному складі» у пов’язаній «е-ТТН» відображається створений акт у блоці «Список документів в ланцюжку». До завершення життєвого циклу акта робота з «е-ТТН» буде тимчасово обмежена, про що система відображає відповідне повідомлення (Зображення 9).

_{Зображення 9 – Відображення створеного акта в ланцюжку документів та повідомлення про обмеження роботи з «е-ТТН»}

ТТН та коригуючі акти до неї є невід’ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов’язані з перевантаженням, перепломбуванням або іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним для всіх учасників, зазначених у ТТН.