Створення «Рахунку (Логістика)» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує порядок формування та відправки документа «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040) на платформі EDI Network.

Документ «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040) використовується для виставлення рахунку за надані логістичні послуги та формується на підставі попередніх транспортних документів.

Документ «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040) може бути створений на підставі наступних документів:

вхідної підписаної з обох сторін «Заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 1);
надісланого підписаного з обох сторін «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 2);
пов’язаної «е-ТТН», підписаної контрагентами (з трьох сторін) (документ перебуває в статусі «Підписано вантажоодержувачем»);
надісланого документа «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037).

Ініціатором створення документа «Рахунок (Логістика)» є користувач з роллю «Перевізник».

При роботі з транспортними документами передбачені наступні ролі учасників документообігу:

Замовник
Вантажовідправник
Перевізник
Вантажоотримувач

Обмін документами в рамках даного процесу здійснюється між «Перевізником» та «Замовником».

Вибір документа-підстави

Для створення документа «Рахунок (Логістика)» користувачу з роллю «Перевізник» необхідно:

на підставі «Заявки на транспортування» — перейти у розділ «Вхідні» та обрати документ у статусі «Підписано перевізником» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
на підставі «Підтвердження заявки на транспортування» — перейти у розділ «Надіслані» та обрати документ у статусі «Підписано замовником» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
на підставі «е-ТТН» — перейти у розділ «Вхідні» та обрати документ у статусі «Підписано вантажоодержувачем» (за потреби можна скористатись рядком пошуку);
на підставі «Акта наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037) — перейти у розділ «Надіслані» та обрати відповідний документ (за потреби можна скористатись рядком пошуку).

На основі «Заявки на транспортування»

Перейдіть у розділ «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 1, Покажчик 2).
Оберіть документ «Заявка на транспортування» у статусі «Підписано перевізником» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 - Створення "Рахунок (Логістика)" на основі "Заявки на транспортування"}

На основі «Підтвердження заявки на транспортування»

Перейдіть у розділ «Надіслані» (Зображення 2, Покажчик 1).
За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 2, Покажчик 2).
Оберіть документ «Підтвердження заявки на транспортування» у статусі «Підписано замовником» (Зображення 2, Покажчик 3).

_{Зображення 2 - Створення "Рахунок (Логістика)" на основі "Підтвердження заявки на транспортування"}

На основі «е-ТТН»

Перейдіть у розділ «Вхідні» (Зображення 3, Покажчик 1).
За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 3, Покажчик 2).
Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Підписано вантажоодержувачем» (Зображення 3, Покажчик 3).

_{Зображення 3 - Створення "Рахунок (Логістика)" на основі "е-ТТН"}

На основі «Акта наданих послуг (Логістика)»

Перейдіть у розділ «Надіслані» (Зображення 4, Покажчик 1).
За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 4, Покажчик 2).
Оберіть документ «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037) (Зображення 4, Покажчик 3).

_{Зображення 4 - Створення "Рахунок (Логістика)" на основі "Акт наданих послуг (Логістика)"}

Також на підставі підписаних з обох сторін «Заявок на транспортування», «Підтверджень заявок на транспортування» та підписаних контрагентами (з трьох сторін) «е-ТТН» доступне масове створення чернеток «Рахунків (Логістика)».

Створення, збереження, підписання та відправка документа «Рахунок (Логістика)»

Відкрийте обраний документ-підставу (Зображення 5), натиснувши на його назву.
У правій частині екрана, у блоці «Список документів в ланцюжку» натисніть «Створити документ» (Зображення 5).

_{Зображення 5 – Створення документа «Рахунок (Логістика)»}

Відкриється форма створення документа «Рахунок (Логістика)», (Зображення 6) яка автоматично містить дані документа-підстави.

_{Зображення 6 – Форма створення документа «Рахунок (Логістика)»}

3. Заповність усі обовʼязкові поля (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *).

4. Для збереження документу, натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 12, Покажчик 1).

Після збереження документ отримує статус «Чернетка» та зберігається у відповідній теці. Такий документ доступний для редагування та може бути підписаний і відправлений пізніше.

5. Для завершення роботи з документом натисніть «Підписати» (Зображення 12, Покажчик 2) та «Відправити» (Зображення 12, Покажчик 3).

_{Зображення 12 – Збереження, підписання та відправка документа}

Особливості заповнення полів «Рахунку (Логістика)»

Після створення відкривається форма документа. Заповніть обов’язкові поля, позначені червоною зірочкою *.

Ваші дані, як контрагента-Перевізника автоматично заповнюються з Вашого основного GLN.

Після того, як всі обов’язкові дані контрагента будуть заповнені блоки можливо згорнути за допомогою кнопки «Сховати». Поки документ не відправлено блок можливо «Редагувати» за потреби. Незаповнені поля контрагента-Замовника заповнюються аналогічно.

Можливо встановити відмітку (галочку) «Одностороннє підписання» - це налаштування документа для вашого контрагента, за якого отримувач документа не зобов’язаний його підписувати:

_{Зображення 7 – Форма створення документа «Рахунок (Логістика) одностороннє підписання»}

В документ можливо «Додати» текстові «Коментарі» (рядки для введення тексту можливо додавати та видаляти): для додавання нового рядка натисніть кнопку «+» (Зображення 8, Покажчик 1), для видалення — кнопку «видалити» (Зображення 8, Покажчик 2).

_{Зображення 8 – Поле вводу коментарів}

Блок «Результат» автоматично розраховується з таблиці. Дані позиції в табличній частині частково заповнюються з документа-підстави, для ознайомлення з яким потрібно відкрити детальний перегляд позиції:

_{Зображення 9 – Блок "Результат"}

Якщо в ланцюжку поставки (ланцюжку з документом-підставою) знаходився «Акт перевантаження» (ReloadAct) то при формуванні «Акта наданих послуг (Логістика)» дані про Транспорт та Водія атоматично доповнюються (додаються без дублів) в табличну частину документа:

_{Зображення X – Автоматичне заповнення даних про транспорт та водія в табличній частині документа}

Для редагування (доповнення) даних позиції потрібно обрати кнопку «Змінити», навівши курсор на відповідну позицію:

_{Зображення 10 – Форма редагування даних послуги}

Також можливо «+Додати» нову позицію в таблицю та внести всі дані вручну. За потреби табличні позиції можливо «Видалити».

Для бізнес-процесів перевізника, в яких залучені субпідрядні компанії, послугу «Транспортно-експедиційні послуги» можна розділити на транспортні послуги та експедиційну винагороду — для цього наведіть курсор на відповідний рядок у табличній частині документа та натисніть «Розділити».

^{Зображення X – Розділення транспортно-експедиційних послуг}
У модальному вікні вкажіть «Вартість перевезення без ПДВ» та «Ставку ПДВ», після чого натисніть «Розділити».

_{Зображення X – Внесення даних та розділення послуги у модальному вікні}

Після цього послуга «Транспортно-експедиційні послуги» розділяється на два рядки — «Транспортні послуги» та «Експедиційна винагорода», при цьому загальна вартість не змінюється.

_{Зображення X – Результат розділення транспортно-експедиційних послуг на окремі рядки}

Додаткові можливості

Текстові мітки документів

Для документів «Заявка на транспортування» та «Підтвердження заявки на транспортування» доступні додаткові текстові мітки:

Не містить ТТН
Очікує на завершення перевезення по ТТН
Завершено перевезення по всіх ТТН
Не має сформованого Рахунка (логістика)
Має сформований Рахунок (логістика)
Не має сформованого Акту наданих послуг (логістика)
Має сформований Акт наданих послуг (логістика)

У «Розширеному пошуку» ці мітки доступні в полі «Готовність заявки до формування рахунків та актів» при виборі відповідного типу документа.

_{Зображення 13 – Використання текстових міток у розширеному пошуку}

Додавання вкладень до документа

До чернетки (збереженого невідправленого документа) можна додати супровідний файл, натиснувши кнопку «Додати файл» (розмір вкладення у форматі PDF не має перевищувати 25 МБ).

^{Зображення 14 – Додавання вкладення до документа «Рахунок (Логістика)»}

Додані файли відображаються у правій частині документа. Їх можна переглянути, натиснувши на назву файлу, завантажити або видалити за допомогою відповідних кнопок.

_{Зображення 15 – Перегляд та керування вкладеннями у документі «Рахунок (Логістика)»}