Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)

Дана інструкція описує порядок формування, підписання та відправки комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006) в сервісі EDI Network 2.0. Документ використовується для фіксації факту передачі або отримання товарів чи послуг.

Документ «Видаткова накладна» (COMDOC_006) можна створити на підставі таких документів:

• Вхідного документа «Замовлення» (ORDERS).
• Вихідного документа «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
• Вихідного документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV).
• Вхідного документа «Повідомлення про прийом» (RECADV).

Перед початком роботи з документом «Видаткова накладна» необхідно заповнити всі реквізити постачальника, які будуть відображатися в документі.

Реквізити повинні бути заповнені українською мовою та відповідати даним реєстраційних документів компанії.

Створення на підставі «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати документ «Видаткова накладна» (COMDOC_006) на підставі документа «Замовлення» (ORDERS):

1. Перейдіть до папки «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Відкрийте необхідний документ «Замовлення» (ORDERS) (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «Замовлення» (ORDERS)}

   4. У відкритому документі «Замовлення» (ORDERS) натисніть кнопку «Створити документ» в блоці «Видаткова накладна» (Зображення 2)

_{Зображення 2 – Створення документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)}

Після створення документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006) частина полів може бути заповнена автоматично на підставі документа-джерела. Поля, обов'язкові до заповнення, позначені символом *.

_{Зображення 3 – Форма документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)}

Створення на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Щоб сформувати документ «Видаткова накладна» (COMDOC_006) на підставі документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV):

1. Перейдіть до папки «Надіслані» (Зображення 4, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 4, Покажчик 2).
3. Відкрийте необхідний документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (Зображення 4, Покажчик 3).
   

_{Зображення 4 – Вибір документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)}

   4. У відкритому документі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) натисніть кнопку «Створити документ» в блоці «Видаткова накладна» (Зображення 5)

_{Зображення 5 – Створення документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)}

Після створення документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006) частина полів може бути заповнена автоматично на підставі документа-джерела. Поля, обов'язкові до заповнення, позначені символом *.

_{Зображення 6 – Форма документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)}

Особливості заповнення документа

Дані документа-підстави

Номер і дата документа заповнюються автоматично, але за потреби доступні до редагування. 
Також автоматично підтягуються дані замовлення та поставки з попередніх документів поточного ланцюжка документів. У блоці «На підставі» оберіть тип документа-підстави зі списку та заповніть його номер і дату (Зображення 7).

_{Зображення 7 – Вибір документа-підстави}

Дані контрагентів

Блоки «Продавець» та «Покупець» містять інформацію про відправника та одержувача документа. Дані автоматично переносяться з документа-підстави (Зображення 8).

За потреби дані контрагентів можна відредагувати за допомогою кнопки «Редагувати» або змінити роль контрагента. Поля, позначені символом *, є обов'язковими для заповнення.

_{Зображення 8 – Блоки «Продавець» та «Покупець»}

За потреби до документа можна додати додаткового контрагента. Для цього натисніть на поле «Додати контрагента» та оберіть необхідну роль зі списку доступних значень (Зображення 9).

_{Зображення 9 – Вибір ролі додаткового контрагента}

Параметри та коментарі

Поля дат заповнюються за допомогою вбудованого календаря. Для вибору дати натисніть на відповідне поле та оберіть необхідне значення в календарі (Зображення 10).

_{Зображення 10– Вибір дати за допомогою календаря}

У блоці «Параметри» за потреби можна додати або видалити додаткові параметри документа за допомогою відповідних кнопок (Зображення 11, Покажчики 1, 2).

У блоці «Коментарі» можна додати додаткову інформацію до документа, натиснувши кнопку «Додати» (Зображення 11, Покажчик 3).

_{Зображення 11 – Додавання параметрів і коментарів}

Товарні позиції

У нижній частині документа відображається зведена інформація щодо товарних позицій: кількість товарів, сумарна кількість, сума без ПДВ, сума з ПДВ та сума ПДВ (Зображення 12).

У полі «Відсоток знижки, %» можна вказати розмір знижки. Після внесення значення платформа автоматично перерахує показники в табличній частині документа (Зображення 12).

_{Зображення 12 – Підсумкові дані документа та застосування знижки}

Таблична частина документа містить перелік товарних позицій, що автоматично переносяться з документа-підстави. 

За потреби товарну позицію можна додати вручну. Для цього натисніть кнопку «Додати» в табличній частині документа (Зображення 13, Покажчик 1). 
У формі додавання позиції заповніть необхідні поля. Поля, позначені символом *, є обов'язковими для заповнення (Зображення 13, Покажчик 2).

Після внесення даних натисніть кнопку «Додати» (Зображення 13, Покажчик 3).

_{Зображення 13 – Додавання товарної позиції}

З 01.12.2024 набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України щодо експортного забезпечення. Для номенклатури, що підпадає під визначені критерії, у видатковій накладній необхідно вказувати вагу в кілограмах. Рекомендується заповнювати поля «Ціна за кг» та «Вага нетто» для відповідних товарних позицій.

Збереження, підписання та відправлення документа

Після заповнення всіх необхідних даних документ можна:

«Зберегти» — зберегти документ без відправлення;
«Підписати» — накласти електронний підпис на документ;
«Відправити» — відправити документ контрагенту.

_{Зображення 14 – Збереження, підписання та відправлення документа}

Детальніше про процедуру підписання та відправлення документів описано в окремій інструкції: «Підписання на платформі EDI Network».