Документообіг «Метінвест-Шіппінг» Інструкція для Перевізника

Дана інструкція описує порядок документообігу з компанією ««Метінвест-~~Шіппінг»~~Шіппінг» на платформі ««EDI ~~Network»~~Network». Загальну схему документообігу наведено на Зображенні 1.

^{Зображення 1 - Загальна схема документообігу}

Для здійснення документообігу необхідно авторизуватись/зареєструватись на платформі ««EDI ~~Network»~~Network»

Робота із заявкою на транспортування

Для того, щоб відкрити заявку на транспортування, виконайте наступні кроки (Зображення 2):

Відкрийте папку ~~«Вхідні»~~«Вхідні» (Покажчик 1).
У рядку пошуку введіть параметри ««Заявка на ~~транспортування»~~транспортування», ««Очікує на підписання ~~перевізником»~~перевізником» та натисніть кнопку для застосування фільтра (Покажчик 2 та 3).
Оберіть необхідний документ у журналі документів, натиснувши на нього (Покажчик 4). В результаті чого відкриється ««Заявка на ~~транспортування»~~транспортування» (Зображення 3).

Відкрити ««Заявку на ~~транспортування»~~транспортування» також можна, перейшовши за посиланням у тілі листа, який буде надіслано на електронну пошту перевізника.

^{Зображення 2 - Відкриття заявки на транспортування}

Підписання / Відхилення заявки на транспортування

Після чого заявку на транспортування необхідно підписати або відмовитись від підписання.

Підписання заявки

Для того, щоб підписати заявку натисніть кнопку ~~«Підписати»~~«Підписати» (Зображення 3, Покажчик 1). У вікні, що відкрилось, оберіть зручний спосіб підписання (Зображення 5).

Детальніше про способи підписання можна ознайомитись за посиланням.

Відхилення заявки

Для того, щоб відмовитися від підписання заявки, в меню ««Додаткові ~~дії»~~дії» оберіть пункт ««Відмова від ~~підписання»~~підписання» (Зображення 3, Покажчик 2).

Після чого у вікні ««Відмова від ~~підписання»~~підписання», що відкрилось, заповніть поля (Зображення 4):

««Дата повідомлення про відмову від ~~підписання»~~підписання» - натисніть на поле, після чого в календарі оберіть дату (Покажчик 1);
введіть причину відмови від підписання (Покажчик 2).

Для підтвердження дій натисніть кнопку ««Перейти до зчитування ~~КЕП»~~КЕП» (Покажчик 3). Після чого у вікні, що відкрилось, оберіть зручний спосіб підписання (Зображення 5).

Детальніше про способи підписання можна ознайомитись за посиланням.

^{Зображення 3 - ««Заявка на транспортування»транспортування»}

^{Зображення 4 - Вікно ««Відмова від підписання»підписання»}

^{Зображення 5 - Вибір способу підписання}

Робота з актом наданих послуг

Створити ««Акт наданих ~~послуг»~~послуг» можна на підставі: однієї або декількох заявок на транспортування.

Створення АНП на підставі однієї заявки на транспортування

Для того, щоб створити ««Акт наданих ~~послуг»~~послуг» на підставі однієї заявки на транспортування виконайте наступні дії (Зображення 6).

Відкрийте папку ~~«Вхідні»~~«Вхідні» (Покажчик 1).
У рядку пошуку введіть параметри ««Заявка на ~~транспортування»~~транспортування», ««Підписано ~~перевізником»~~перевізником» та натисніть кнопку для застосування фільтра (Покажчик 2 та 3).
Оберіть необхідний документ у журналі документів, натиснувши на нього (Покажчик 4).

Після чого відкриється ««Заявка на ~~транспортування»~~транспортування», у якій в блоці ««СПИСОК ДОКУМЕНТІВ В ~~ЛАНЦЮЖКУ»~~ЛАНЦЮЖКУ», натисніть кнопку ««Створити ~~документ»~~документ» навпроти пункту ««АКТ НАДАНИХ ПОСЛУГ (ЛОГІСТИКА)»» (Зображення 7, Покажчик 1).

^{Зображення 6 - Пошук підписаної заявки на транспортування}

^{Зображення 7 - Створення акта наданих послуг на підставі однієї заявки}

Створення АНП на підставі декількох заявок на транспортування

Для того, щоб створити ««Акт наданих ~~послуг»~~послуг» на підставі декількох заявок на транспортування виконайте наступні дії (Зображення 8).

Відкрийте папку ~~«Вхідні»~~«Вхідні» (Покажчик 1).
У рядку пошуку введіть параметри ««Заявка на ~~транспортування»~~транспортування», ««Підписано ~~перевізником»~~перевізником» та натисніть кнопку для застосування фільтра (Покажчик 2 та 3).
Оберіть необхідну кількість заявок з однаковим номером у журналі документів, встановивши позначку навпроти них (Покажчик 4).

У меню ««Дії з обраними док-~~ми»~~ми» оберіть пункт ««Створити акт наданих послуг (логістика)»» (Покажчик 5).

Створити акт наданих послуг можна тільки на підставі декількох заявок з однаковим номером та контрагентом!

^{Зображення 8 - Створення акта наданих послуг на підставі декількох заявок}

Опрацювання акту наданих послуг

Робота з актом наданих послуг включає наступні кроки:

Заповнення полів
Збереження документа
Додавання скан-копії ТТН
Підписання документа
Надсилання документа

Після створення акту наданих послуг відкриється форма редагування документа ««Акт наданих послуг (Логістика)»», яка вже буде частково заповнена даними з документа-підстави, у якому заповніть поля (Зображення 9):

««№»» - введіть номер документа (Покажчик 1);
~~«від»~~«від» - дата документа заповнюється автоматично. За необхідності змінити її, натисніть на поле, після чого в календарі оберіть іншу дату (Покажчик 2);
««Місце ~~складання»~~складання» - адреса складання документа заповнюється автоматично з документа-підстави та доступна для редагування (Покажчик 3).

Блок ««На ~~підставі»~~підставі»

~~«Договір»~~«Договір»
- ««№»» та ~~«від»~~«від» - номер договору та дата заповнюється автоматично з документа-підстави. У випадку відсутності даних заповніть поля одним зі способів:
  - обрати з існуючих - натисніть на поле та оберіть договір зі списку (Покажчик 4);
  - додати новий договір - введіть номер договору та натисніть на ««Додати ««...»»»» (Зображення 10, Покажчик 1), після чого в полі ~~«від»~~«від» оберіть дату у календарі.

В результаті чого буде створено новий договір, який після відправлення документа буде додано в ««Довідник ~~договорів»~~договорів».

Для очищення поля натисніть на кнопку ~~«Х»~~«Х» (Покажчик 2).

««Додаток до ~~договору»~~договору» (Покажчик 3)
- ««№»» - введіть номер додатка до договору;
- ~~«від»~~«від» - натисніть на поле, після чого в календарі оберіть дату додатка до договору.

^{Зображення 9 - Заповнення полів ««Акт наданих послуг (Логістика)»»}

^{Зображення 10 - Додавання нового договору}

Блок ~~«Виконавець»~~«Виконавець» (Зображення 11)

««Організаційна ~~форма»~~форма», ««Назва ~~компанії»~~компанії», ««Код ~~контрагента»~~контрагента» ~~«ІПН»~~«ІПН» - тип ~~суб’~~суб’єкта, назва компанії, унікальний ідентифікатор та ідентифікаційний податковий номер виконавця заповнюється автоматично з документа-підстави та доступні для редагування (Покажчик 1);
~~«GLN»~~«GLN» та ~~«IBAN»~~«IBAN» - унікальний код контрагента та міжнародний номер рахунку заповнюється автоматично з документа-підстави та недоступний для редагування (Покажчик 2);
~~«Телефон»~~«Телефон», ««Назва ~~банку»~~банку» та ««В особі ~~директора»~~директора» - введіть номер телефону, назву банку, в якому відкрито рахунок виконавця та ПІБ особи, яка підписує документ від імені організації (Покажчик 3);
~~«Прізвище»~~«Прізвище» - натисніть на поле та оберіть відповідального співробітника зі списку.
У випадку відсутності необхідного співробітника введіть прізвище та натисніть на ««Додати ««...»»»» (Зображення 12, Покажчик 1).
Для очищення поля натисніть на кнопку ~~«Х»~~«Х» (Покажчик 2).
««ІПН Відповідальної ~~Особи»~~Особи», ««Ім'я»я», ««По ~~батькові»~~батькові», ~~«Посада»~~«Посада», ««На ~~підставі»~~підставі», ««На підставі ~~дата»~~дата» - ідентифікаційний податковий номер, ~~ім’~~ім’я, по батькові, посада особи, яка підписує документ, правова підстава та дата документа підстави заповнюється автоматично, у випадку якщо в полі ~~«Прізвище»~~«Прізвище» значення було вибрано зі списку (Покажчик 3).
У випадку додавання нового відповідального співробітника, дані у вищеперелічених полях необхідно ввести вручну.

Блок ««Юридична ~~адреса»~~адреса» (Покажчик 4)

~~«Індекс»~~«Індекс», ~~«Країна»~~«Країна», ~~«Місто»~~«Місто», ~~«Область»~~«Область», ~~«Вулиця»~~«Вулиця» - поштовий індекс, назва країни, назва міста, адміністративна область та назва вулиці виконавця заповнюється автоматично з документа-підстави та доступні для редагування.

^{Зображення 11 - Заповнення блоку «Виконавець»«Виконавець»}

^{Зображення 12 - Додавання нового відповідального співробітника}

Блок ~~«Замовник»~~«Замовник» - згорнутий за замовчуванням. Для перегляду даних замовника натисніть кнопку ~~«Редагувати»~~«Редагувати» (Зображення 13, Покажчик 1).

В табличній області відображаються дані про замовлені послуги. Для перегляду детальної інформації натисніть на стрілку вниз біля нумерації послуги (Покажчик 2).

Для того, щоб додати дані товарно-транспортної накладної, наведіть курсор мишки на послугу та натисніть кнопку ~~«Змінити»~~«Змінити» праворуч від табличної області (Покажчик 3).

Зображення 13 - Таблична частина Акту

Після цього у вікні ««Дані ~~послуги»~~послуги», що відкрилося, заповніть поля (Зображення 14):

««Номер ~~ТТН»~~ТТН» - введіть номер товарно-транспортної накладної (Покажчик 1);
««Дата ~~ТТН»~~ТТН» - натисніть на поле, після чого в календарі оберіть дату створення товарно-транспортної накладної (Покажчик 2).

Для збереження внесених даних натисніть кнопку ~~«Змінити»~~«Змінити» (Покажчик 3).

Дані товарно-транспортної накладної заповнюються окремо до кожної послуги;

Якщо за одним рейсом оформлено кілька ТТН, необхідно вказати всі їхні номери через кому (Покажчик 1) та зазначити одну загальну дату документа (Покажчик 2).

^{Зображення 14 - Вікно ««Дані послуги»послуги»}

Поля позначені - ««*»» ~~обов’~~обов’язкові до заповнення.

Для того, щоб зберегти документ натисніть кнопку ~~«Зберегти»~~«Зберегти» (Зображення 15, Покажчик 1).

^{Зображення 15 - Збереження документа}

Для того, щоб додати вкладення натисніть кнопку ««+ Додати ~~файл»~~файл» у блоці ««Вкладення до ~~документа»~~документа» (Зображення 16, Покажчик 1). Після чого оберіть сканкопію товарно-транспортної накладної.

В результаті виконаних дій вкладення відображатиметься в блоці ««Вкладення до ~~документа»~~документа» (Зображення 17).

Для того, щоб завантажити або видалити вкладення, натисніть на відповідні іконки, розташовані праворуч від нього (Покажчик 1).

Для того, щоб підписати заявку натисніть кнопку ~~«Підписати»~~«Підписати» (Покажчик 2), після чого у вікні, що відкрилось, оберіть зручний спосіб підписання.

Детальніше про способи підписання можна ознайомитись за посиланням.

Для того, щоб надіслати документ натисніть кнопку ~~«Відправити»~~«Відправити» (Покажчик 3).

Зверніть увагу. Завантажені файли-вкладення автоматично стискаються. Рекомендуємо ознайомитись із короткою пам'яткою:
1. Файли з дуже високою якістю стискаються сильніше.
2. Не скануйте документи у надмірно високій якості, це може призвести до некоректного відображення вмісту після стиснення.
3. Обов'язково перевірте вигляд файлу перед надсиланням — натисніть на нього, і він відкриється в сусідній вкладці.

^{Зображення 16 - Додавання вкладення}

^{Зображення 17 - Завантаження або видалення вкладення}

У результаті виконаних дій документ буде надіслано контрагенту та відображатиметься у журналі документів у папці ~~«Надіслані»~~«Надіслані» зі статусом ««Очікує на підписання ~~отримувачем»~~отримувачем» (Зображення 18, Покажчик 1 та 2).

^{Зображення 18 - Надісланий документ на підписання контрагенту}