EDI Network

• Робота з документами сервісу EDI Network
• Створення «Замовлення» (ORDER) з нуля (ручне заповнення)
• Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на базі інших електронних документів
• Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі інших електронних документів
• Створення Акту приймання-передачі товару (COMDOC_041) на підставі інших електронних документів
• Створення «Інструкції з доставки» (INSDES) з нуля (ручне заповнення)
• Опрацювання вхідної «Прибуткової накладної» (COMDOC_007)
• Опрацювання вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)
• Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC_021 квитанція №13)
• Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC_019 квитанція №11)
• Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)
• Формування документа «Інструкція про транспортування» (IFTMIN)
• Створення «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN)
• Створення «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN)
• Дії з документом
• Робота з документами
• Робоча область продукту EDI Network
• Створення документа
• Ланцюжок документів
• Аналітика
• Звіти
• Додаткові дії з документами
• Додаткові дії з ЮЗД
• Абревіатури для формування архіву ЮЗД

Робота з документами сервісу EDI Network

Створення «Замовлення» (ORDER) з нуля (ручне заповнення)

Дана інструкція описує порядок формування та відправки документа «Замовлення» (ORDER) на платформі EDI Network. «Замовлення» (ORDER) часто є початковим документом при оформленні поставок і відправляється Покупцем до Постачальника. На підставі отриманого «Замовлення» (ORDER) Постачальник формує документ «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), в якому підтверджуються дані майбутньої поставки.

Формування «Замовлення» (ORDER)

Для формування «Замовлення» (ORDER) виконайте наступні кроки:

1.  В меню сервісу EDI Network натисніть кнопку «Створити» та оберіть документ «Замовлення» з переліку документів (Зображення 1). Для зручності можна скористатися пошуком за назвою документа.

_{Зображення 1 - Створення Замовлення вручну}

2. Заповніть необхідні поля у порожній формі «Замовлення» (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *).

_{Зображення 2 - Форма Замовлення}

3. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 3, Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

^{Зображення 3 - Збереження та відправка Замовлення}

4. Для відправки «Замовлення» натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 3, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапить в теку «Надіслані».

«Замовлення» сформовано та відправлено Одержувачу.

Особливості заповнення полів «Замовлення»

• Відправник - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню.
• Дані Одержувача, Постачальника, Покупця, Місця доставки (а також за необхідності - Кінцевого отримувача, Замовника, Вантажоодержувача, Платника) можна заповнити за допомогою кнопки «Пошук контрагента»  .
• Значення поля Тип документа за замовчуванням - «Оригінал замовлення»; за необхідності можна змінити, обравши з випадаючого списку (Зображення 4): 
  • Заміна,
  • Видалення,
  • Фіктивність замовлення,
  • Передзамовлення,
  • Замовлення на послугу/маркетинг,
  • Зворотне замовлення.

_{Зображення 4 - Зміна типу Замовлення}

• Блоки Додаткова інформація та Транспортування необов’язкові для заповнення і згорнуті за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.
• Товарні позиції в табличній частині можна заповнити двома способами: вручну або за допомогою шаблону.

1. Ручне додавання товарної позиції

• Натисніть кнопку «+Додати» над таблицею (Зображення 5).

_{Зображення 5 - Додавання позиції у табличну частину вручну}

• Заповніть всі необхідні поля форми «Додати позицію» (обов’язкові поля форми позначені червоною зірочкою *). Для заповнення почніть вводити в полі «Пошук товару» назву або штрих-код товарної позиції з «Товарного довідника».
• Після заповнення всіх необхідних полів натисніть кнопку «Додати». 

Нова товарна позиція відобразиться в табличній частині «Замовлення».

2. Масове додавання товарних позицій за допомогою шаблону

Для масового додавання товарних позицій потрібно вивантажити шаблон (файл Excel), заповнити його та завантажити заповнений шаблон на платформу. Для цього виконайте наступні кроки:

• Натисніть кнопку  «Зберегти шаблон Excel» (Зображення 6, Покажчик 1).

^{Зображення 6 - Додавання товарних позицій за допомогою шаблону}

• На Ваш пристрій буде завантажено файл з назвою orders_products_sample.xls. Відкрийте його та внесіть інформацію про товарні позиції (обов’язкові поля у файлі відмічені зеленим кольором, є підказки).

Не змінюйте формат шаблону (редагування, видалення або додавання нових стовпців заборонено)! Не змінюйте формат комірок!

• Збережіть внесені зміни в файлі шаблону та завантажте файл на платформу, натиснувши кнопку «Завантажити позиції з Excel» (Зображення 6, Покажчик 2).

У разі коректного заповнення шаблону всі товарні позиції будуть додані до табличної частини «Замовлення».

У разі некоректного заповнення файлу шаблону при завантаженні з’явиться повідомлення про помилку із зазначенням рядка, який необхідно відредагувати. При додаванні позиції, яка вже була додана, також з'явиться попередження із зазначенням штрихкоду позиції. Відредагуйте дані в шаблоні згідно зауважень, збережіть зміни та знов завантажте файл на платформу.

Редагування товарної позиції

Для доданих в табличну частину «Замовлення» товарних позицій можна відредагувати замовлену кількість прямо в таблиці або змінити дані позиції в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції (Зображення 7).

_{Зображення 7 - Редагування товарної позиції}

Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує порядок формування та відправки документа «Підтвердження замовлення» (ORDRSP). Зазвичай ініціатором документа виступає Постачальник. «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) слугує для підтвердження поставки тієї чи іншої замовленої позиції (продукції). Постачальник може змінити кількість товару, що постачається (наприклад, залежно від кратності упаковки, залишків на складі і т.і.). Документ «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) може бути створений на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER).

1. Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Щоб сформувати Підтвердження замовлення (ORDRSP) на підставі Замовлення (ORDERS) виконайте наступні кроки:

1. У меню сервісу EDI Network відкрийте теку «Вхідні» і оберіть Замовлення (ORDERS), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можна скористатися пошуком).

_{Зображення 1 - Вибір Замовлення для створення Підтвердження замовлення}

2. Відкрийте потрібне Замовлення (ORDERS) та створіть Підтвердження замовлення (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Cтворення Підтвердження замовлення}

3. Відкриється форма Підтвердження замовлення (Зображення 3). Заповніть необхідні поля форми. Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *.
   Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.

_{Зображення 3 - Форма Підтвердженя замовлення}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 4, Покажчик 1). Документ буде збережено в теці «Чернетки», він доступний для редагування.

_{Зображення 4 - Збереження та відправлення Підтвердження замовлення}

5. Для відправки Підтвердження замовлення натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 4, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані».

Підтвердження замовлення сформовано та відправлено Одержувачу.

2. Особливості заповнення полів Підтвердження замовлення

• Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.
• За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можна змінити, вибравши з випадаючого списку (Зображення 5):
  • Підтвердження замовлення, 
  • Заміна підтвердження замовлення, 
  • Видалення підтвердження замовлення.

_{Зображення 5 - Вибір типа Підтвердження замовлення}

• Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби.
• Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» (). В такий же спосіб можливо опційно додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.

• Автоматично вказуються номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений цей документ.

• Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковими до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

2.1. Робота з товарними позиціями

Товарні позиції у табличній частині автоматично переносяться з «Замовлення». Можна коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці або «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції (Зображення 6).

_{Зображення 6 - Коригування товарної позиції}

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

При редагуванні Підтвердженої кількості позиції її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості» (якщо Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) або «Відмовлено» (якщо Підтверджена кількість = 0) (Зображення 7).

_{Зображення 7 - Зміна статуса товарної позиції залежно від зміни підтвердженої кількості}

За замовчуванням усі табличні позиції мають статус «Буде доставлено» (стовпець Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в випадаючому списку «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено» (Зображення 8). Після цього Підтверджена кількість за «відмовленими» позиціями буде рівною нулю. 

_{Зображення 8 - Масові дії над обраними товарними позиціями}

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її потрібно відмітити галочкою і «Видалити» (Зображення 9).

_{Зображення  9 - Видалення товарної позиції}

Можливо також «+Додати» іншу позицію з «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *) (Зображення 10).

_{Зображення  10 - Додавання товарної позиції}

Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі інших електронних документів

Дана інструкція описує порядок формування та відправки документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на платформі EDI Network. Даний документ є аналогом товарно-транспортної накладної. В результаті документообігу Контрагент (зазвичай роздрібна мережа) ще до приходу машини на рампу має точну інформацію про постачання. Дана інформація одразу може бути завантажена в облікову систему Контрагента. Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо здійснити як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

1. Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати Повідомлення про відвантаження (DESADV) на підставі Замовлення (ORDERS) виконайте наступні кроки:

1. В меню сервісу EDI Network відкрийте теку «Вхідні» і оберіть Замовлення (ORDERS), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатися пошуком).

_{Зображення 1 - Вибір Замовлення для створення Повідомлення про відвантаження}

2. Відкрийте потрібне Замовлення (ORDERS) та створіть Повідомлення про відвантаження (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Створення Повідомлення про відвантаження}

3. Заповніть необхідні поля у формі Повідомлення про відвантаження (Зображення 3). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *.
   Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.
   Детально про додавання Сертифікатів по товару для Повідомлення про відвантаження дивіться за посиланням.

_{Зображення 3 - Форма Повідомлення про відвантаження}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 4, Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

_{Зображення 4 - Збереження та відправлення Повідомлення про відвантаження}

5. Для відправки Замовлення натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 4, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані».

Повідомлення про відвантаження сформовано та відправлено Одержувачу.

2. Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження Замовлення» (ORDRSP)

Щоб сформувати Повідомлення про відвантаження (DESADV) на підставі Підтвердження замовлення (ORDRSP) виконайте наступні кроки:

1. В меню сервісу EDI Network відкрийте теку «Надіслані» і оберіть Підтвердження замовлення (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатися пошуком).

_{Зображення 5 - Вибір Замовлення для створення Повідомлення про відвантаження}

2. Відкрийте потрібне Замовлення (ORDERS) та створіть Повідомлення про відвантаження (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 6).

_{Зображення 6 - Створення Повідомлення про відвантаження}

3. Заповніть необхідні поля у формі Повідомлення про відвантаження (Зображення 7). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *.
   Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.
   Детально про додавання Сертифікатів по товару для Повідомлення про відвантаження дивіться за посиланням.
   

_{Зображення 7 - Форма Повідомлення про відвантаження}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 8, Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

_{Зображення 8 - Збереження та відправлення Повідомлення про відвантаження}

5. Для відправки Замовлення натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 8, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані».

Повідомлення про відвантаження сформовано та відправлено Одержувачу.

Особливості заповнення полів Повідомлення про відвантаження

• Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки з лупою «Пошук контрагента» .

• Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. 

• Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» чи «Вказати себе».

• За накладною № - номер накладної. Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

• Блоки Додаткова інформація та Транспортування не є обов'язковими до заповнення і згорнуті за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

• Товарні позиції переносяться з Замовлення. Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (розраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи змінити «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції (Зображення 9).

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

_{Зображення 9 - Зміна даних позиції}

• Можливо також додати іншу позицію з Вашого «Товарного довідника», натиснувши кнопку «+Додати» та заповнивши форму даних позиції (Зображення 10). Обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *. 

_{Зображення 10 - Додавання нової товарної позиції}

Додавання сертифікатів по товару в Повідомлення про відвантаження

Для використання цієї опції Ваша компанія має бути підписана на користування сервісом Е-Сертифікати. 

Для додавання сертифікатів до створеного Повідомлення про відвантаження натисніть кнопку «Прикріпити сертифікати» та в з’явившомуся вікні «Обрати сертифікат» скористайтеся пошуком, щоб знайти потрібні сертифікати (Зображення 11).

_{Зображення 11 - Прикріплення сертифіката на товар до Повідомлення про відвантаження}

Пошук здійснюється автоматично в опублікованих Вами сертифікатах, в сервісі Е-Сертифікати:

• По номеру сертифіката,

• По прив’язаним товарам (товари, зазначені в повідомленні про відвантаження та в Сертифікаті, мають співпадати),

• По номеру партії.

При відправці Повідомлення про відвантаження з прикріпленим сертифікатом автоматично заповнюються дані по обраним Сертифікатам:

• вкладка «Пов’язані відвантаження»

• вкладка «Пов’язані товари», по сертифікатах «Декларація виробника», «Посвідчення / сертифікат якості»

Оберіть потрібні сертифікати в результатах пошуку та натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 12).

_{Зображення 12 - Додавання сертифікатів у Повідомлення про відвантаження}

Обрані сертифікати будуть додані у Повідомлення про відвантаження.

Якщо в картці обраного сертифікату зазначено обмежений доступ, система перевірить наявність GLN отримувача Повідомлення про відвантаження в правах перегляду цього сертифікату. В разі відсутності GLN отримувача Повідомлення про відвантаження буде додано туди автоматично.

Створення Акту приймання-передачі товару (COMDOC_041) на підставі інших електронних документів

Створення «Акту приймання-передачі товару» (COMDOC_041) на підставі вхідного «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Щоб сформувати Акт приймання-передачі (COMDOC_041) на підставі Повідомлення про відвантаження (DESADV), виконайте наступні кроки:

1. В меню сервісу EDI Network відкрийте теку «Надіслані» і оберіть Повідомлення про відвантаження (DESADV), за яким потрібно зробити Акт (для зручності можливо скористатися пошуком).

_{Зображення 1 - Пошук надісланого  Повідомлення про відвантаження для створення Акту приймання-передачі}

2. Відкрийте потрібне Повідомлення про відвантаження (DESADV) та створіть Акт приймання-передачі (COMDOC_041) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 2).

_{Зображення 2 -Створення Акту приймання-передачі в ланцюжку}

3. Заповніть необхідні поля у формі Акту приймання-передачі (Зображення 3). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Повідомлення про відвантаження, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *.

_{Зображення 3 - Форма Акту приймання-передачі}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 4, Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

_{Зображення 4 - Збереження, підписання та відправлення Акту приймання-передачі}

5. Для підпису документа натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 4, Покажчик 2) та пройдіть стандартну процедуру підпису електронним ключем (Зображення 5).  Детальніше про підписання документів на платформі EDIN можна подивитись за посиланням.

_{Зображення 5 - Підпис документу електронним ключем}

6. Для відправки документа натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 4, Покажчик 3). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані».

Акт приймання-передачі сформовано, підписано та відправлено Одержувачу. Коли Одержувач підпише документ, Ви отримаєте сповіщення на пошту про цю подію.

Особливості заповнення полів Акту приймання-передачі

• Поля Номер, Дата документа, Місце складання акту заповнюються автоматично, доступні до редагування за потреби. 

• Поля На підставі, №, від - дані документа-підстави, заповнюються автоматично, доступні до редагування за потреби.

• Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично, їх можна редагувати за допомогою кнопки «Редагувати» . Дані Отримувача також заповнюються автоматично, змінити можливо за допомогою кнопки «Пошук» або кнопки «Редагувати» . Тип Відправника та Отримувача за потреби можна змінити, обравши з випадаючого списку (Зображення 6, Покажчик 1). 

• За потреби можна додати нового контрагента. Для цього оберіть його роль (Зображення 6, Покажчик 2), натисніть кнопку «+» (Зображення 6, Покажчик 3) та заповніть його дані за допомогою кнопки «Пошук» .

_{Зображення 6 - Зміна типу Відправника/Отримувача}

• Блок Параметри заповнюється автоматично та доступний для редагування. За необхідності можна додавати нові параметри у цей блок за допомогою кнопки «+».

• Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

• Товарні позиції переносяться з Повідомлення про відвантаження. Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (розраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи змінити «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції (Зображення 7).

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

_{Зображення 7 - Коригування товарної позиції}

• Можливо також додати іншу позицію з Вашого «Товарного довідника», натиснувши кнопку «+Додати» та заповнивши форму даних позиції (Зображення 8). Обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *. 

_{Зображення 8 - Додавання нової товарної позиції}

Створення «Інструкції з доставки» (INSDES) з нуля (ручне заповнення)

Дана інструкція описує порядок формування та відправки документа Інструкція з доставки (INSDES) на платформі EDI Network. Інструкція з доставки (INSDES) зазвичай відправляється Мережею для Постачальника з зазначенням даних про продукцію і кількості, яку необхідно доставити у вказане місце в термін. В результаті Постачальник ще до отримання Замовлення може володіти точною інформацією про постачання.

Створення і відправка Інструкції з доставки (INSDES)

Для формування Інструкції з доставки (INSDES) виконайте наступні кроки:

1. В меню сервісу EDI Network натисніть кнопку «Створити» та оберіть документ Інструкція з доставки (для зручності можна скористатися пошуком за назвою документа).

_{Зображення 1 - Створення Інструкції з доставки}

2. Заповніть необхідні поля у порожній формі  документа (Зображення 2). Обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *.

_{Зображення 2 - Форма Інструкції з доставки}

3. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 3 , Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

_{Зображення 3 - Збереження та відправка Інструкції з доставки}

4. Для відправки Інструкції з доставки натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 3, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє  в теку «Надіслані».

Інструкцію з доставки сформовано та відправлено Одержувачу.

Особливості заповнення полів Інструкції з доставки

• Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можна за допомогою кнопки «Пошук контрагента» .

• Номер документа вказується у поле Інструкції з доставки №, дата документа (поле від) за замовчуванням заповнюється поточною датою. В полях Інструкція на замовлення / від вказуються номер та дата Замовлення, до якого створюється Інструкція. Опціонально можливо зазначити дату проведення доставки (Доставка буде проведена). 

• Дані Покупця / Постачальника вказуються за допомогою кнопки «Пошук контрагента» , або за допомогою кнопки «Вказати себе» . В такий же спосіб можна опціонально додати інформацію про Місця доставки.

• Нижче на сторінці створеного документа можна вказати розраховану загальну суму за позиціями, додаткову інформацію. Блок Разом розраховується автоматично за табличними позиціями.

• Товарні позиції в табличній частині можна заповнити двома способами: вручну або за допомогою шаблону (масове додавання). Додані товарні позиції можна редагувати прямо в таблиці або через розширену форму редагування, яка відкривається після натискання на штрихкод позиції в таблиці. Для видалення позиції потрібно відмітити позицію галочкою та натиснути кнопку «Видалити» (Зображення 4).

_{Зображення 4 - Видалення товарної позиції}

Ручне додавання товарної позиції

• Натисніть кнопку «+Додати» над таблицею (Зображення 5).

_{Зображення 5 - Ручне додавання товарної позиції в Інструкцію з доставки}

• Заповніть всі необхідні поля форми Додати позицію (обов’язкові поля форми позначені червоною зірочкою *). Для заповнення почніть вводити в полі «Пошук товару» назву або штрих-код товарної позиції з «Товарного довідника».

• Після заповнення всіх необхідних полів натисніть кнопку «Додати».

Нова товарна позиція відобразиться в табличній частині Інструкції з доставки.

Масове додавання товарних позицій за допомогою шаблону

Для масового додавання товарних позицій потрібно вивантажити шаблон (файл Excel), заповнити його та завантажити заповнений шаблон на платформу. Для цього виконайте наступні кроки:

• Натисніть кнопку «Зберегти шаблон Excel» (Зображення 6, Покажчик 1).

_{Зображення 6 - Додавання товарної позиції в Інструкцію з доставки за допомогою шаблону}

• На Ваш пристрій буде завантажено файл з назвою insdes_products_sample.xls. Відкрийте його та внесіть інформацію про товарні позиції (обов’язкові поля у файлі відмічені зеленим кольором, є підказки).

Не змінюйте формат шаблону (редагування, видалення або додавання нових стовпців заборонено)! Не змінюйте формат комірок!

• Збережіть внесені зміни в файлі шаблону та завантажте файл на платформу, натиснувши кнопку «Завантажити позиції з Excel» (Зображення 6 , Покажчик 2).

У разі коректного заповнення шаблону всі товарні позиції будуть додані до табличної частини Інструкції з доставки.

У разі некоректного заповнення файлу шаблону при завантаженні з’явиться повідомлення про помилку із зазначенням рядка, який необхідно відредагувати. При додаванні позиції, яка вже була додана, також з'явиться попередження із зазначенням штрихкоду позиції. Відредагуйте дані в шаблоні згідно з зауваженнями, збережіть зміни та знов завантажте файл на платформу.

 

 

Опрацювання вхідної «Прибуткової накладної» (COMDOC_007)

Ця інструкція описує процес опрацювання вхідного документа «Прибуткова накладна» в сервісі «EDI Network».

Для опрацювання вхідної «Прибуткової накладної» (COMDOC_007) виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть у теку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).

_{Зображення 1 – Пошук та вибір вхідної «Прибуткової накладної» у статусі «Очікує на підписання отримувачем»}

2. Виберіть документ «Прибуткова накладна» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» (Зображення 1, Покажчик 4). Для зручності можна скористатися рядком пошуку (Зображення 1, Покажчики 2, 3).

3. Відкриється форма перегляду документа, де можна ознайомитися з детальною інформацією по документу. Якщо Ви згодні з документом, його потрібно підписати. Для цього натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 2, Покажчик 1) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

_{Зображення 2 – Підписання вхідної «Прибуткової накладної»}

Після підписання документ автоматично надсилається контрагенту та змінює статус на «Підписано двома сторонами».

За потреби доступний перегляд інформації про підписантів за допомогою кнопки «Переглянути підписи» (Зображення 2, Покажчик 2). 

У разі незгоди із документом оформлюється стандартна «Відмова від підписання комерційних документів (квитанція №13)».
Також після підписання документа (документ у статусі «Підписано двома сторонами») за згодою сторін можна надіслати «Запит на анулювання (квитанція №11)».

Опрацювання вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)

«Акт про виявлені недоліки» (COMDOC_005) може відправлятися зі сторони мережі за потреби зазначення причини повернення товарів, що були доставлені в рамках ланцюжка поставки, та коригування документів поставки.

Для опрацювання вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005) виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть у теку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).

_{Зображення 1 – Пошук та вибір вхідного «Акта про виявлені недоліки» у статусі «Очікує на підписання отримувачем»}

2. Виберіть документ «Акт про виявлені недоліки» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» (Зображення 1, Покажчик 4). Для зручності можна скористатися рядком пошуку (Зображення 1, Покажчики 2, 3).

3. Відкриється форма перегляду документа, де можна ознайомитися з детальною інформацією по документу. Якщо Ви згодні з документом, його потрібно підписати. Для цього натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 2, Покажчик 1) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

^{Зображення 2 – Підписання вхідного «Акта про вивлені недоліки»}

Після підписання документ автоматично надсилається контрагенту та змінює статус на «Підписано двома сторонами».

За потреби доступний перегляд інформації про підписантів за допомогою кнопки «Переглянути підписи» (Зображення 2, Покажчик 2). 

У разі незгоди із документом оформлюється стандартна «Відмова від підписання комерційних документів (квитанція №13)».

Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC_021 квитанція №13)

«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони (у статусі «Очікує на підписання отримувачем») комерційний документ у тому випадку, якщо документ неправильно оформлений, наприклад, якщо в полях документа некоректно вказані дані.

Для відмови від підписання виконайте наступні дії:

1. У теці «Вхідні» знайдіть та відкрийте документ, для якого буде формуватися відмова від підписання, зі статусом «Очікує на підписання отримувачем».

2. Оберіть опцію «Відмова від підписання» з випадаючого списку «Додаткові дії» (Зображення 1).

^{Зображення 1 – Вибір опції «Відмова від підписання»}

3.  Обов'язково оберіть дату відмови, введіть текст відмови та натисніть на кнопку «Перейти до зчитування КЕП» (Зображення 2).

^{Зображення 2 – Введення даних «Відмови від підписання»}

Для пов’язаних між собою логістичних документів (таких, як «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040) та «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037)) передбачена можливість парної відмови від підписання! Лише для даних типів документів реалізовано поле «Предмет відмови від підписання» для формування відмови лише для поточного документа чи для всіх пов’язаних з даним документом актів/рахунку (Зображення 3). Аналогічно до решти комерційних документів, далі потрібно обрати дату відмови, ввести текст причини відмови і «Перейти до зчитування КЕП».


_{Зображення 3 – Введення даних «Відмови від підписання» для Акта наданих послуг (логістика) та Рахунку (логістика)}

4. Після цього відкриється форма вибору КЕП для підписання (Зображення 4). Пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

^{Зображення 4 – Підписання документа «Відмова від підписання»}

Під час виконання парної відмови від підписання відображається стандартний віджет виконання масових операцій.

Після підписання статус документа змінюється на «Відмовлено в підписанні», відображається вказана причина відмови, а дані відмови від підписання також відображаються, якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи» (Зображення 5).

^{Зображення 5 – Дані документа зі статусом «Відмовлено в підписанні»}

Документообіг завершено.

Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC_019 квитанція №11)

Анулювання здійснюється для підписаного двома сторонами комерційного документа (COMDOC). Ініціювати анулювання може будь-яка сторона. 

1. Створення «Запиту на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11)

Для створення «Запиту на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11) виконайте наступні дії:

1. У теці «Вхідні» або «Надіслані» знайдіть та відкрийте документ, для якого буде формуватися анулювання, зі статусом «Підписано двома сторонами».

2. Оберіть опцію «Запит на анулювання» з випадаючого списку «Додаткові дії» (Зображення 1).

^{Зображення 1 – Вибір опції «Запит на анулювання»}

3. Обов'язково оберіть дату документу та дату анулювання документу, введіть текст причини анулювання та натисніть кнопку «Перейти до зчитування КЕП» (Зображення 2).

^{Зображення 2 – Введення даних «Запиту на анулювання»}

Для пов’язаних між собою логістичних документів (таких, як «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040) та «Акт наданих послуг (Логістика)» (COMDOC_037)) передбачена можливість парної відмови від підписання! Лише для даних типів документів реалізовано поле «Предмет відмови від підписання» для формування відмови лише для поточного документа чи для всіх пов’язаних з даним документом актів/рахунку (Зображення 3). Аналогічно до решти комерційних документів, далі потрібно обрати дату відмови, ввести текст причини відмови і «Перейти до зчитування КЕП».


_{Зображення 3 – Введення даних «Запиту на анулювання» для Акта наданих послуг (логістика) та Рахунку (логістика)}

4. Після цього відкриється форма вибору КЕП для підписання (Зображення 4). Пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

^{Зображення 4 – Підписання документа «Запит на анулювання»}

Під час виконання парної відмови від підписання відображається стандартний віджет виконання масових операцій.

Після підписання статус документа змінюється на «Надіслано запит на анулювання», відображається вказана причина анулювання, а дані анулювання також відображаються, якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи» (Зображення 5).

^{Зображення 5 – Дані документа зі статусом «Відмовлено в підписанні»}

Для завершення документообігу документ потребує підтвердження (підписання) з боку Вашого контрагента.

Відхилення Запиту на анулювання доступне для контрагентів мережі «АТБ»!

2. Підтвердження «Запиту на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11)

 Для того, щоб підтвердити запит на анулювання комерційного документа, необхідно відкрити документ зі статусом «Надіслано запит на анулювання» та натиснути кнопку «Підтвердити запит на анулювання»:

Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)

Ця інструкція описує процес відкликання підпису комерційних документів на web-платформі EDIN.

До комерційних документів належать: «Рахунок (Логістика)», «Видаткова накладна», «Акт виконаних робіт», «Акт наданих послуг» та інші документи комерційного типу.

Відправлені комерційні документи можуть бути відкликані за допомогою документа «Відкликання підпису». Відкликання використовується у випадках помилкової відправки документа або необхідності скасування підписання документа Отримувачем.

Відкликати комерційний документ може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ. Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та на web-платформі EDIN.

Для відкликання підпису необхідно обрати пункт «Відкликання підпису» у випадаючому списку «Додаткові дії» (Зображення 1).

_{Зображення 1 — відкликання підпису комерційного документа через меню «Додаткові дії»}

«Відкликання підпису» здійснюється за допомогою КЕП.

Перед здійсненням відкликання підпису необхідно:

• обрати предмет відкликання підпису (Зображення 2, Покажчик 1);
• вказати дату відкликання підпису (Зображення 2, Покажчик 2);
• ввести текст причини відкликання (Зображення 2, Покажчик 3);
• натиснути кнопку «Перейти до зчитування КЕП» (Зображення 2, Покажчик 4).

_{Зображення 2 — заповнення даних для відкликання підпису комерційного документа}

Відкликання пов’язаних логістичних документів

Для пов’язаних між собою логістичних документів, таких як «Акт наданих послуг (Логістика)» та «Рахунок (Логістика)», доступна можливість відкликання підпису лише для поточного документа або одночасно для пов’язаних документів.

Для вибору необхідного варіанта потрібно обрати відповідне значення в полі «Предмет відкликання підпису» (Зображення 3).

_{Зображення 3 — вибір предмета відкликання підпису для пов’язаних логістичних документів}

Після заповнення даних та натискання кнопки «Перейти до зчитування КЕП» відкриється форма вибору КЕП для підписання документа.

_{Зображення 4 — вибір КЕП для підписання документа «Відкликання підпису»}

Детальніше про процедуру підписання дивіться за посиланням.

Після підписання документа статус документа змінюється на «Підпис відкликано». Інформацію про відкликання підпису можливо переглянути за допомогою кнопки «Переглянути підписи» (Зображення 5, Покажчик 1).

У вікні «Інформація про підписантів» відображається інформація про відкликання підпису та підписи контрагентів (Зображення 5, Покажчик 2).

_{Зображення 5 — перегляд інформації про відкликання підпису документа}

Формування документа «Інструкція про транспортування» (IFTMIN)

Ця інструкція описує порядок формування та відправлення документа «Інструкція про транспортування» (IFTMIN). Інструкція з транспортування (IFTMIN) надсилається замовником оператору логістичних послуг. В цьому документі зазначаються остаточні деталі поставки.

1. Створення «Інструкції про транспортування» (IFTMIN) з нуля

Сформувати документ «Інструкція про транспортування» можна вручну з будь-якої теки перегляду документів:

1. Натисніть кнопку «Створити» у лівому боковому меню (Зображення 1, Покажчик 1).

^{Зображення 1 - Створення Інструкції про транспортування з нуля}

2. У вікні «Створити документ» виберіть тип документа «Інструкція по транспортуванню» (Зображення 1, Покажчик 2). 

3. Відкриється порожня форма документа «Інструкція про транспортування» (Зображення 2). Заповніть необхідну інформацію у поля форми. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).

Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.

^{Зображення 2 - Порожня форма Інструкції про транспортування}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 2, Покажчик 1). Документ буде збережений в теці «Чернетки» і доступний для редагування.

5. Для відправки Інструкції натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 2, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані».

Інструкція про транспортування сформована та відправлена Одержувачу.

2. Створення «Інструкції про транспортування» (IFTMIN) на підставі «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати Інструкцію про транспортування (IFTMIN) на підставі Замовлення (ORDERS), виконайте наступні кроки:

1. Увійдіть у папку «Вхідні» і виберіть Замовлення, за яким потрібно зробити Інструкцію про транспортування (для зручності можна скористатися пошуком).

^{Зображення 3 - Вибір Замовлення для створення Інструкції про транспортування}

2. Відкрийте потрібне Замовлення (ORDERS) та створіть  Інструкцію про транспортування (IFTMIN) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 4).

^{Зображення 4 - Створення Інструкції про транспортування}

3. Заповніть необхідні поля на формі «Інструкція про транспортування» (Зображення 5). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).
Детальніше про особливості заповнення полів форми для торгових мереж «Фоззі» та «Сільпо» дивіться за посиланням.

^{Зображення 5 - Форма Інструкції про транспортування}

4. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 5, Покажчик 1). Документ буде збережений у теці «Чернетки» і доступний для редагування.

5. Для відправки документа натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 5, Покажчик 2). Відправлений документ автоматично потрапляє в теку «Надіслані» і буде знаходитися в ланцюжку документів разом із Замовленням.

Інструкція про транспортування сформована та надіслана Одержувачу.

3. Опис полів «Інструкції про транспортування» для торгових мереж «Фоззі» та «Сільпо»

1. Інструкція про транспортування № документа повинен бути наступного формату X_Y, де:

• Х - це порядковий номер машини, на поставку (порядковий № Повідомлення про відвантаження)

• Y - це загальна кількість машин, на поставку (загальна кількість Повідомлень про відвантаження)

Важливо! Для кожної машини на поставку в один день має бути індивідуальний номер машини. Дві машини з однаковим номером будуть групуватися в одну.
Мінімальна кількість - 1, Максимальна - 99.
Х має бути меншим або дорівнювати Y. Наприклад: 2_5

2. Від (Дата) - фактична дата відправки поставки, за замовчуванням вказана поточна дата.

3. Оговорена дата поставки - попередня дата відправки поставки, за замовчуванням вказана поточна дата.

4. Номер замовлення - може підтягуватися автоматично із Замовлення.

5. Місце доставки - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе».

6. Вантажовідправник - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе».

7. Тип упаковки - вибір з доступного переліку транспортних упаковок.

8. Фактична кількість палет - кількість палет, що відвантажується у вантажний транспорт.

9. Вантажопідйомність - маса вантажу, на перевезення якого розрахований транспортний засіб.

10. Максимальна кількість палет - максимальна місткість палет (вантажний транспорт).

4. Опис полів «Інструкції про транспортування» при заповненні вручну

1. Інструкція про транспортування № - номер документа.

2. Від (Дата) - фактична дата відправки поставки, за замовчуванням вказана поточна дата.

3. Оговорена дата поставки - попередня дата відправки поставки, за замовчуванням вказана поточна дата.

4. Місце доставки - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе».

5. Вантажовідправник - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе».

6. Блоки Інформація про вантаж та Додаткова інформація заповнювати необов’язково, в них відображається додаткова інформація, яку ви можете відкрити або приховати, натиснувши на кнопку «Розгорнути / Згорнути».

У табличній частині документа знаходяться перелік товарних позицій, які були замовлені, і їх кількість. За замовчуванням документ створюється із порожньою табличною частиною. Для додавання товарної позиції натисніть кнопку «Додати» поруч із таблицею та заповніть необхідні поля форми «Деталі транспорту» (Зображення 6). Після цього натисніть кнопку «Додати» на формі.

^{Зображення 6 - Додавання товарної позиції у табличну частину Інструкції про транспортування}

Товарна позиція буде додана до табличної частини документа. 

Для видалення товарної позиції відмітьте її прапорцем у таблиці та натисніть кнопку «Видалити» (Зображення 7).

^{Зображення 7 - Видалення товарної позиції з табличної частини Інструкції про транспортування}

Створення «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN)

Створення «Накладної за кількістю» на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Щоб сформувати Накладну за кількістю (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) на підставі вхідного Замовлення (ORDERS), виконайте наступні кроки:

 

3. Заповніть необхідні поля у формі Накладна за кількістю (Зображення 3). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення, обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).

Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.

^{Зображення 4 - Збереження, підписання та відправлення документа}

Особливості заповнення полів «Накладної за кількістю»

Створення «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN)

Створення «Цінової накладної» на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Щоб сформувати Цінову накладну (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) на підставі вхідного Замовлення (ORDERS), виконайте наступні кроки:

1. В меню сервісу EDI Network відкрийте теку «Вхідні» і оберіть Замовлення (ORDERS), за яким потрібно сформувати Накладну (для зручності можна скористатися пошуком).

^{Зображення 1 - Вибір Замовлення для створення Цінової накладної}

2. Відкрийте потрібне Замовлення (ORDERS) та створіть Цінову накладну (DOCUMENTINVOICE PRN) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ» (Зображення 2).

^{Зображення 2 - Cтворення Цінової накладної}

3. Заповніть необхідні поля у формі Цінова накладна (Зображення 3). Частина полів заповнюється автоматично відповідно до даних Замовлення. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).

Детальніше про особливості заповнення полів форми дивіться за посиланням.

Дії з документом

На формі перегляду відправленого або отриманого документа в залежності від його типу та статусу доступні функціональні кнопки (мають спливаючі підказки для зручності) (Зображення 1).

_{Зображення 1 - Функціональні кнопки дій з документом}

1. - завантажити обраний документ в одному з доступних форматів (.pdf / .xml / .xls / .zip);
2. - відправити/повернути ланцюжок документів до/з теки «Архів»;
3. - відправити на друк обраний документ;
4. - створити новий аналогічний документ з автоматично заповненими даними, скопійованими з обраного документа. При цьому клоновані документи можуть мати обмеження щодо редагування наповнення, мають відповідне маркування в журналі документів, за ознакою клонування їх можливо знайти через пошук (по ключу #Клоновані документи,).

Робота з документами

Робоча область продукту EDI Network

Після переходу в сервіс «EDI Network» відкривається основна робоча область документообігу, яка складається з (Зображення 1):

• Верхня панель - верхній частині екрана розташована панель навігації (Покажчик 1). Детальний опис роботи наведено в інструкції про «Загальний вигляд платформи»;

• Ліва панель (папки) (Покажчик 2);

• Робоча панель документів (Покажчик 3);

• Список документів (Покажчик 4).

^{Зображення 1 - Робоча область продукту EDI Network}

Ліва панель (Папки)

У лівій частині екрана розташоване меню «Папки», яке дозволяє переходити між розділами документообігу (Зображення 2):

• Вхідні - вхідні документи отримані від контрагентів;

• Надіслані - документи, відправлені Вашою організацією контрагентам;

• Погодження - документи, запущені на погодження в межах Вашої організації та містить такі підпапки:
  • Очікують погодження - документи, що надійшли та очікують початку процесу погодження;
  • На погодженні - документи, які наразі перебувають у процесі погодження;
  • Погоджені - документи, для яких процес погодження завершено;
• Важливі - документи, позначені як важливі;
• Чернетки - документи збережені на етапі створення, але ще не відправлені;
• Архів - оброблені документи, перенесені до архіву;
• Архів з 2018 - архівні документи попередніх періодів;
• Масові дії - результати виконання масових операцій з документами;
• Аналітика - аналітична інформація та інфографіка з документообігу організації.

Для переходу до потрібного розділу необхідно обрати його в меню. Активний (обраний) розділ позначається відповідною візуальною поміткою.

При первинному вході на платформу користувач автоматично потрапляє до каталогу з вхідними документами.

Нижче відображається блок «Збережений пошук», який містить швидкі фільтри (наприклад, Сьогодні, Вчора, Останній фільтр).

^{Зображення 2 - Меню «Папки»}

Робоча панель документів

У центральній частині екрана відображається список документів обраного розділу.

Над списком документів доступні такі дії (Зображення 3):

• кнопка «+ Створити» - для створення нового документа (Покажчик 1);

• «Дії з обраними документами» - виконання масових операцій (Покажчик 2);

• «Додаткові дії» (Покажчик 3);

• «Теги» (Покажчик 4);

• перемикач режиму відображення списку документів, фільтри та сортування (Покажчик 5);

• елементи пагінації для переходу між сторінками (Покажчик 6).

^{Зображення 3 - Робоча панель документів}

Список документів

У центральній частині екрана відображається список документів обраного розділу (Зображення 4).

Кожен рядок у списку документів містить:

• номер та тип документа;

• контрагента;

• статус документа (наприклад, Очікує на підписання);

• основні реквізити документа (дата документа, замовник, перевізник, водій, номер авто тощо);

• дату та час створення або останньої дії;

• іконки для швидких дій (позначення важливого, відкриття документа).

Для переходу до перегляду документа необхідно натиснути на ньому.

^{Зображення 4 - Список документів}

Створення документа

Створити документ у сервісі «EDI Network» можна двома способами:

• вручну;

• на підставі інших документів.

Створення документа вручну

Для створення документа вручну необхідно натиснути кнопку «+ Створити» (Зображення 1, Покажчик 1).
Після цього відкриється вікно «+ Створити документ» (Покажчик 2), у якому зі списку оберіть потрібний тип документа або скористайтесь пошуком за назвою документа (Покажчик 3).

Після вибору потрібного документа відкривається форма створення нового документа, в якому заповніть необхідні поля.

Деталі заповнення полів і робота з різними типами документів описані у відповідних інструкціях для кожного типу документа.

^{Зображення 1 - Створення документа вручну}

На підставі іншого документів

Для створення нового документа на підставі іншого виконайте наступні кроки: 

1. Оберіть необхідний документ та відкрийте форму його перегляду (за необідністю скористайтесь пошуковим рядком);
2. Праворуч від форми перегляду документа, у блоці «Ланцюжок документів», натисніть кнопку «Створити документ»

В результаті чого відкриється форма створення нового документа, в якому частина полів буде автоматично заповнена на підставі обраного документа.

 

Ланцюжок документів

Ланцюжок документів — це послідовний список документів, пов’язаних між собою в рамках документообігу.

Деякі торгові мережі та контрагенти можуть мати специфічні схеми документообігу, тому для таких контрагентів ланцюжок документів може відрізнятися.

У сервісі EDI Network типовими схемами документообігу вважаються:

• Стандартний документообіг від замовлення до виконаного документа;
  
  

• Документообіг із погодженнями на рівні організації;
  
  

• Документообіг із формуванням супровідних логістичних документів (рахунки, акти наданих послуг);
  
  

• Інші типові комбінації документів залежно від специфіки контрагентів.

Документи, не включені в ланцюжок

Документи, які можуть бути пов’язані з документом із Ланцюжка документів, але не є частиною конкретної схеми документообігу, відображаються в блоці «Не в ланцюжку».

У документах, передбачених схемою, жовтим кольором відображаються підказки, наприклад:

• «Очікується створення»
  
  

• «Документ створюється з «Замовлення»»
  та подібні.
  
  

Якщо документ, який Ви переглядаєте, передбачає створення інших документів за схемою, ці документи можна створити за допомогою кнопки «Створити документ».

Виділення та статуси документів у ланцюжку

Документ, який відкрито для перегляду, виділяється у Ланцюжку документів.

За допомогою іконок та їх кольорів легко визначити напрямок документа та його статус:

• - очікується, що Ви створите та відправите цей документ;

• - Ваш надісланий документ;

• - очікується вхідний документ;

• - вхідний документ

Повні назви статусів доступні при наведенні курсора на іконку поряд із назвою документа:

Документи в ланцюжку об’єднуються за типом документа, при цьому кількість документів вказується у правому нижньому куті групи:

За допомогою кнопки eye можливо перемикати вигляд Ланцюжка документів між застарілим та оновленим режимами.

Аналітика

Звіти

Ця інструкція описує порядок отримання регламентної звітності щодо документообігу.

1. Реєстр документів

Користувач може сформувати та завантажити собі «Реєстр документів» у вигляді Excel-файлу з розділу «Аналітика» сервісу «EDI Network» (Зображення 1).

^{Зображення 1 - Розділ «Аналітика» сервісу «EDI Network»}

У розділі «Аналітика» за замовчуванням відкривається вкладка «Реєстр документів» (Зображення 2, Покажчик 1).

^{Зображення 2 - Вкладка «Реєстр документів»}

Щоб сформувати новий реєстр документів, натисніть кнопку «Сформувати реєстр» (Зображення 2, Покажчик 2).

Відкриється форма «Формування реєстру документів» з налаштуваннями виборки (Зображення 3).

^{Зображення 3 - Базові налаштування реєстру документів}

Форма має 2 вкладки з налаштуваннями:

• Базові налаштування (Зображення 3) - для самостійного налаштування параметрів звіту. Відкривається за замовчуванням. Детально про базові налаштування дивіться за посиланням.
• Індивідуальний звіт (Зображення 4) - для направлення команді підтримки EDIN запиту на формування реєстру документів із специфічними параметрами, які не входять до базових налаштувань. Опишіть потрібні параметри та натисніть кнопку «Відправити запит», щоб надіслати запит команді підтримки EDIN. Запит на індивідуальний звіт не зберігається у журналі звітів.

^{Зображення 4 - Індивідуальний звіт}

1.1 Базові налаштування реєстру документів

• Назва реєстру - поле доступне для ручного введення (з обмеженням у 50 символів)
• Електронна пошта - адреса електронної пошти (з можливістю введення кількох адрес), на яку буде направлятися лист із сформованим звітом у вкладенні.
• EDI+ЮЗД або Е-ТТН - перемикач сімейства документів
• Тип документу - перемикач типів документів, які мають бути включені у звіт (в рамках обраного сімейства документів).  Обрати документи. При виборі Обрати документи: відкривається поле з дропдауном доступних документів (уже реалізовані + Податкова, Коригування до податкової накладної)
• Статус документів - при виборі ЮЗД у полі «Тип документу» (COMDOC, DOCUMENTINVOICE, DOCCORINVOICE, документи сімейства Е-ТТН) поле стає активним з випадаючим списком значень на вибір:
  • Чернетка
  • Очікує на підписання отримувачем
  • Підписано двома сторонами
  • Надіслано запит на анулювання
  • Анульовано
  • Відмовлено в підписанні
• Регулярний звіт або Разовий звіт - перемикач типу звіту. При Разовому звіті можна задати період, за який буде формуватися звіт (не більше 31 доби). Якщо період не обирати, звіт буде сформовано за попередні 31 добу.

При налаштуванні Регулярного звіту потрібно задати додатково параметри регулярності (Зображення 5):

• • Дата отримання першого звіту - дата, починаючи з якої система буде надсилати звіти на задану електронну адресу.
  • Регулярність звіту - вибір значення «Щомісячний звіт» або «Щотижневий звіт».
  • Завершення - перемикач з опціями «Ніколи» та «Обрати дату». При виборі опції «Обрати дату» стає доступним поле вибору кінцевої дати припинення формування цього звіту.

^{Зображення 5 - Налаштування параметрів регулярного звіту}

• Мережа, Отримувач, Відправник - заповнюються дані або Відправника, або Отримувача, або Мережі (можливий пошук за назвою/ІПН/КПП/GLN організації). За умови заповнення будь-якого з цих полів інші два поля блокуються для введення.

Після введення обов’язкових параметрів реєстру можна зберегти налаштування для подальшого використання, натиснувши кнопку «Зберегти» (Зображення 3, Покажчик 1). При цьому задані налаштування відобразяться у журналі звітів.

Якщо обрано варіант Регулярного звіту, реєстри будуть формуватися і надсилатися на задані електронні адреси автоматично із зазначеною періодичністю.

Якщо обрано варіант Разового звіту і у параметрах вказано тільки один документ без зазначення статусу, на формі «Формування реєстру документів»  доступна кнопка «Завантажити реєстр» (Зображення 3, Покажчик 2) для миттєвого формування і вивантаження на Ваш комп'ютер реєстру документів. Налаштування звіту при цьому не зберігаються у журналі звітів.

Збережені у журналі налаштування реєстрів документів можна використовувати повторно за потреби або видалити за допомогою кнопки «Видалити налаштування реєстру» (Зображення 2, Покажчик 3).

В реєстр завантажуються всі документи («Вхідні»/«Надіслані»/«Архівні»), що потрапляють у зазначений період для вказаного контрагента.

Додаткові дії з документами

Додаткові дії з ЮЗД

Дана інструкція описує функціонал «Додаткових дій», що можливо виконати з документами.

Вивантаження архіву документів

Вивантажити архів з документами можна за потрібний місяць у форматі PDF або XML.

Типи документів, що можливо вивантажити архівом:

• «Замовлення» (ORDERS)

• «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

• «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

• «Повідомлення про прийом» (RECADV)

• «Рахунок» (INVOICE)

• «Накладні» (DOCUMENTIVOICE) загалом чи за вказаним підтипом : «Товарна накладна»/»Цінова накладна»/»Видаткова накладна»/»Накладна за кількістю» (DOCUMENTINVOICE з DocumentFunctionCode=DRN/PRN/TN)

• «Комерційні документи» (COMDOC) загалом чи за вказаним підтипом «Комерційного документа»

Архів буде містити всі документи («Вхідні»/»Надіслані»/»Архівні»), що потрапляють у зазначений інтервал для вказаного контрагента (не має значення, в якій теці перебуває користувач на момент формування архіву).

Можна вивантажити лише документи, які старше двох календарних місяців!

Для виконання вивантаження архіву натисніть кнопку «Додаткові дії» та обріть з випадаючого списку «Вивантаження архіву документів» (Зображення 1).

_{Зображення 1 - Вивантаження архіву документів}

Після цього у вікні «Вивантаження архіву документів» обов’язково потрібно обрати:

• Тип документа (Зображення 2, Покажчик 1),

• Формат архіву: PDF / XML / P7S (P7S формат доступний лише для DOCUMENTIVOICE/COMDOC типів документів, що передбачають підписання КЕП) (Зображення 2, Покажчик 2),

• Період документів (Зображення 2, Покажчик 3),

• Відправника або Отримувача або Мережу - пошук за назвою/ІПН/КПП/GLN організації (Зображення 2, Покажчик 4).

_{Зображення 2 - Налаштування параметрів вивантаження}

Після заповнення вссіх обов'язкових параметрів натисніть кнопку «Вивантажити архів» (Зображення 2, Покажчик 5). Система запустить процес формування архіву. Після закінчення вивантаження посилання на завантаження архіву буде надіслано на вказану в акаунті пошту користувача, який робив запит на вивантаження архіву (Зображення 3).

_{Зображення 3 - Лист із посиланням для завантаження архіву документів}

Якщо в майбутній архів має потрапити більше 1000 документів, процес формування архіву може зайняти деякий час.

Архів доступний за посиланням протягом 5 днів з моменту формування, після чого видаляється. Архів захищається паролем для більшої безпеки клієнтських даних (пароль до архіву зазначається в повідомленні).

Якщо за обраними параметрами формування архіву документів НЕ знайдено, Ви отримаєте листа з відповідним повідомленням: (Зображення 4).

_{Зображення 4 - Лист із повідомленням про відсутність документів обраного типу за обраний період}

Абревіатури для формування архіву ЮЗД

Ця інструкція описує абревіатури назв документів, які можуть використовуватися для формування імені архіву документів під час вивантаження.

Документ	Абревіатура
Акт звірки взаєморозрахунків (COACSU)	AZV
Комерційна дискусія (COMDIS)	KD
Акт про виявлені недоліки (COMDOC_005)	AN
Видаткова накладна (COMDOC_006)	VN
Прибуткова накладна (COMDOC_007)	PN
Акт невідповідності (COMDOC_009)	ANV
Повідомлення про повернення (COMDOC_011)	PPV
Накладна на повернення (COMDOC_012)	NP
Акт виконаних робіт (COMDOC_013)	AVR
Акт взаємозаліку (COMDOC_015)	AVZ
Рахунок-фактура (COMDOC_016)	RF
Акт наданих послуг (COMDOC_018)	ANP
Звіт комітенту (COMDOC_020)	ZK
Накладна на переміщення (COMDOC_022)	NPM
Специфікація послуг перевізника (COMDOC_023)	SPP
Звіт комітенту по еквайрингу (COMDOC_024)	ZKE
Рахунок по еквайрингу (COMDOC_025)	RE
Зведена специфікація послуг (COMDOC_026)	ZSP
Товарна накладна (COMDOC_027)	TN
Заявка на транспортно-експедиційне обслуговування (COMDOC_028)	ZTEO
Акт звірки зведений (COMDOC_029)	AZZ
Претензія (COMDOC_030)	PR
Накладна на зворотну тару (COMDOC_031)	NZT
Акт коригування (COMDOC_036)	AK
Акт наданих послуг (Логістика) (COMDOC_037)	ANPL
Коригування видаткової накладної (COMDOC_038)	KVN
Рахунок (логістика) (COMDOC_040)	RL
Акт приймання-передачі (COMDOC_041)	AP
Акт приймання-передачі (додаток 8) (COMDOC_032)	APP8
Акт приймання-передачі (додаток 9) (COMDOC_033)	APP9
Акт приймання товару до АПП (COMDOC_034)	AKT_APP
Акт приймання товару до ВН (COMDOC_035)	AKT_VN
Податкова накладна (DECLAR)	TXN
Коригування до податкової накладної (DECLARj12)	СTXN
Коригування до товарної накладної (DOCCORINVOICE_CTN)	CTN
Акт приймання наданих послуг (DOCINVOICEACT)	APNP
Товарна накладна (DOCUMENTINVOICE_TN)	TN
Цінова накладна (DOCUMENTINVOICE_PRN)	CN
Видаткова накладна (DOCUMENTINVOICE_DRN)	VN
Накладна на повернення (DOCUMENTINVOICE_NP)	NP
Акт приймання-передачі (DOCUMENTINVOICE_APP)	APP
Акт розбіжностей (DOCCORINVOICE_CVN)	AR
Акт розбіжностей до транспортної накладної (DOCUMENTINVOICE_DTN)	ARTN
Транспортна накладна (DOCUMENTINVOICE_TNN)	TNN
Додаток до договору 7А (METRO_7A)	METRO_7A
Додаток до договору 7Б (METRO_7B)	METRO_7B
Додаток до договору 7Ц (METRO_7C)	METRO_7C