Інструкція з документообігу перевезення в EDIN

Вступ

Дана інструкція описує процес документообігу клієнта ЕРІДОН в системі EDIN в рамках перевезення вантажів з використанням еТТН.

В документообігу за даною схемою беруть участь наступні документи:

• Заявка на транспортування
• Підтвердження заявки
• Товарно-транспортна накладна (еТТН або паперова)
• Рахунок
• Акт

Документообіг здійснюється між учасниками процесу перевезення з використанням рейсу як основної сутності для зв’язку документів.

Загальна схема документообігу:

На схемі відображено взаємодію між учасниками процесу перевезення та послідовність обміну документами в розрізі рейсів.

1. Вхід на платформу

Для початку роботи з системою необхідно виконати вхід до платформи EDIN.

Детальна інструкція з авторизації доступна за посиланням: Авторизація в системі.

2. Робота із заявкою на транспортування

Заявка на транспортування створюється замовником та може містити один або декілька рейсів.

_{Зображення 1 – Форма документа «Заявка на транспортування» з інформацією про рейс}

Для кожного рейсу в заявці вказуються номер рейсу та вартість перевезення.

Після створення заявка передається перевізнику для подальшої обробки.

Система забезпечує контроль використання рейсів — підтверджений рейс не може бути використаний повторно. Підтверджені рейси візуально відображаються в заявці.

Детальна інструкція зі створення заявки доступна за посиланням: Заявка на транспортування.

3. Підтвердження заявки

Підтвердження заявки формується перевізником на підставі отриманої заявки.

_{Зображення 2 – Форма створення документа «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі раніше створеної заявки}

Одне підтвердження створюється для одного рейсу (1 підтвердження = 1 рейс).

Дані рейсу автоматично переносяться із заявки. Редагування номера рейсу при створенні підтвердження не допускається.

Вартість рейсу розраховується автоматично на підставі даних заявки.

Система забезпечує контроль дублювання підтверджень — створення повторного підтвердження для одного рейсу не допускається.

У разі відхилення або анулювання підтвердження допускається створення нового підтвердження на підставі попереднього. При цьому дозволяється зміна вартості рейсу.

Детальніше про процес формування підтвердження див. за посиланням: Підтвердження заявки на транспортування.

4. Робота з ТТН

Товарно-транспортна накладна формується на підставі підтвердження заявки.

_{Зображення 3 – Форма документа «Товарно-транспортна накладна (еТТН)»}

Кожна ТТН містить номер рейсу, що забезпечує зв’язок із іншими документами процесу.

Підтримується два типи ТТН:

• електронна (еТТН)
• паперова

У разі використання паперової ТТН обов’язковим є додавання PDF-документу.

Для ТТН реалізовано можливість пошуку за номером рейсу.

Детальна інструкція щодо роботи з еТТН доступна за посиланням: Обробка е-ТТН документа.

5. Формування "Рахунку (логістика)"

Рахунок формується на підставі одного або декількох підтверджень заявки.

_{Зображення 4 – Форма документа «Рахунок (логістика)»}

Формування рахунку можливе за умови, що підтвердження підписане замовником, а ТТН підписана вантажоодержувачем.

У рахунку кожен рейс відображається окремим рядком та містить прив’язку до номера рейсу.

Редагування даних рахунку не допускається, за винятком можливості додавання або зміни ТТН.

Детальніше про формування рахунку див. за посиланням: Рахунок (Логістика).

6. Формування "Акту наданих послуг (логістика)"

Акт наданих послуг формується на підставі рахунку.

_{Зображення 5 – Форма документа «Акт наданих послуг (логістика)»}

Дані рахунку автоматично переносяться до акту без можливості редагування.

Контроль вкладень здійснюється в залежності від типу ТТН:

• у разі використання еТТН вкладення не є обов’язковим
• у разі використання паперової ТТН додавання вкладення є обов’язковим

Детальніше про формування акту див. за посиланням: Акт наданих послуг.