Формування Товарної і Податкової накладної для мережі «МЕТРО»

Ця інструкція описує порядок формування Товарної накладної та Податкової накладної для мережі «МЕТРО Кеш енд Кері Україна» на web-платформі EDIN 2.0.

Для коректного формування документа «Товарна накладна» необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете подивитися Інструкцію щодо заповнення довідника.

Перед початком роботи з Товарною накладною необхідно заповнити всі реквізити компанії. Перевірте реквізити у «Налаштуваннях». Якщо потрібно внести зміни до акаунта, зверніться до вашого менеджера АТС.

1. Створення Товарної накладної

1.1 Створення вручну з нуля

1. Для створення Товарної накладної у сервісі EDI Network натисніть кнопку «+ Створити» та виберіть «Накладна» (Зображення 1).

_{Зображення 1 — Створення «Товарної накладної» через меню «Створити».}

2. Відкриється порожня форма «Товарна накладна» (Зображення 2). Заповніть необхідні дані. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).

Інструкція з особливостей заповнення полів Товарної накладної доступна за посиланням.

Інструкція з додавання товарної позиції вручну доступна за посиланням.

_{Зображення 2 — Порожня форма «Товарної накладної»}

3. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 2, Покажчик 1). Документ буде збережений в папці «Чернетки» і доступний для редагування.

4. Якщо документ більше не буде коригуватися, його потрібно підписати та надіслати.

- - Для підписання натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 2, Покажчик 2) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

- - Після цього натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 2, Покажчик 3).

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитися в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі свого боку переглядає і підписує документ.

1.2 Створення на підставі «Замовлення»

Перейдіть до папки «Вхідні» (Зображення 3, Покажчик 1).
За потреби скористайтеся пошуком та застосуйте фільтри «Замовлення» і «Мережа: Метро» (Зображення 3, Покажчик 2).
Відкрийте потрібне «Замовлення» (Зображення 3, Покажчик 3).

_{Зображення 3 — Пошук та вибір «Замовлення» мережі «Метро».}

4. Відкриється форма перегляду Замовлення. У списку документів в ланцюжку знайдіть блок «Товарна накладна» та натисніть кнопку «Створити документ» (Зображення 4).

_{Зображення 4 — Створення «Товарної накладної» на підставі «Замовлення».}

5. Відкриється форма «Товарна накладна» (Зображення 5). Деякі поля форми заповнюються автоматично на підставі даних Замовлення. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*). Заповніть необхідні дані.

Інструкція з особливостей заповнення полів Товарної накладної доступна за посиланням.

Інструкція з додавання товарної позиції вручну доступна за посиланням.

^{Зображення 5 — Форма «Товарної накладної».}

6. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 5, Покажчик 1). Документ буде збережено в папці «Чернетки», і він буде доступний для редагування.

7. Якщо документ більше не буде коригуватися, його потрібно підписати та надіслати.

- - Для підписання натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 5, Покажчик 2) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).
  - Після цього натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 5, Покажчик 3).

Відправлений документ автоматично потрапляє до папки «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитися в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі свого боку переглядає і підписує документ.

1.3 Створення на підставі «Повідомлення про прийом»

Перейдіть до папки «Вхідні».(Зображення 6, Покажчик 1)
За потреби скористайтеся пошуком та застосуйте фільтри «Повідомлення про прийом» і «Мережа: Метро» (Зображення 6, Покажчик 2).
Відкрийте потрібне «Повідомлення про прийом» (Зображення 6, Покажчик 3).

_{Зображення 6 — Пошук та вибір «Повідомлення про прийом» мережі «Метро».}

4. Відкриється форма перегляду «Повідомлення про прийом». У ланцюжку документів у блоці «Товарна накладна» натисніть «Створити документ» (Зображення 7).

_{Зображення 7 — Створення «Товарної накладної» на підставі «Повідомлення про прийом».}

5. Відкриється форма «Товарна накладна» (Зображення 5). Деякі поля форми заповнюються автоматично на підставі даних «Повідомлення про прийом». Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*). Заповніть необхідні дані.

Інструкція з особливостей заповнення полів Товарної накладної доступна за посиланням.

Інструкція з додавання товарної позиції вручну доступна за посиланням.

6. Після внесення необхідних даних натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 5, Покажчик 1). Документ буде збережено в теці «Чернетки», і він буде доступний для редагування.

7. Якщо документ більше не буде коригуватися, його потрібно підписати та надіслати.

- - Для підписання натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 5, Покажчик 2) та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).
  - Після цього натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 5, Покажчик 3).

Відправлений документ автоматично потрапляє до теки «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитися в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі свого боку переглядає і підписує документ.

1.4 Особливості заповнення полів документа «Товарна накладна»

Якщо документ Товарна накладна створювався на підставі «Замовлення» або «Повідомлення про прийом», дані деяких полів переносяться з документа-підстави.

Якщо документ Товарна накладна створювався вручну з нуля, будуть заповнені лише дані Відправника (Ваші дані) та дата документа (поточна дата).

Заповніть обов’язкові поля, позначені червоною зірочкою (*).

Перевірте правильність зазначених даних, зокрема номера та дати Товарної накладної, GLN контрагентів, точки доставки, платника, а також реквізитів документа-основи.

_{Зображення 8 — Заповнення основних реквізитів «Товарної накладної».}

За необхідності можна редагувати дані полів «Точка доставки», «GLN для виставлення рахунку», «Платник» за допомогою кнопок «Пошук контрагента» або «Вказати себе» . Детальніше дивіться за посиланням.

Блок «Додаткова інформація» згорнутий за замовчуванням. За необхідності розгорніть його та внесіть зміни.

Блок «Разом» розраховується автоматично за даними товарних позицій і недоступний для редагування.

Нижче на сторінці створеного документа розташований блок інформації про товарні позиції. Система автоматично заповнює дані за позиціями з документа, на основі якого була створена Товарна накладна. Товарні позиції можна редагувати.

Усі зміни даних товарних позицій необхідно виконувати лише після узгодження з мережею «МЕТРО».

1.4.1 Додавання товарної позиції вручну

Натисніть кнопку «+Додати» у блоці з інформацією по позиціях (Зображення 9).
У вікні «Додати позицію» заповніть необхідні дані позиції. Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою (*).
Після заповнення даних натисніть «Додати».

_{Зображення 9 — Додавання товарної позиції до «Товарної накладної».}

Щоб поле Код УКТ ЗЕД у товарних позиціях Товарної накладної заповнювалося автоматично, перевірте коректність даних у Товарному довіднику.

1.4.2 Редагування та видалення товарної позиції

1. Для редагування товарної позиції натисніть штрихкод обраної позиції у таблиці (Зображення 10).

_{Зображення 10 — Редагування товарної позиції.}

Відкриється форма «Дані позиції». Внесіть необхідні зміни та натисніть кнопку «Змінити».

2. Для видалення товарних позицій відмітьте прапорцями потрібні позиції та натисніть кнопку «Видалити» (Зображення 11).

_{Зображення 11 — Видалення товарної позиції.}

1.5 Статуси документа «Товарна накладна»

Статус підписаного та відправленого документа можна переглянути у папці «Надіслані» або безпосередньо в самому документі.

Щоб переглянути статус документа у папці «Надіслані», за потреби скористайтеся пошуком або фільтрами для пошуку потрібної Товарної накладної. У списку документів натисніть на позначку інформації, щоб переглянути інформаційне повідомлення про документ (Зображення 12).

_{Зображення 12 — Перегляд інформаційного повідомлення про документ.}

Також статус документа можна переглянути безпосередньо у відкритому документі в інформаційному блоці.

_{Зображення 13 — Перегляд статусу документа у відкритому документі.}

2. Створення документа «Податкова накладна»

Рекомендуємо створювати Податкову накладну після отримання підтвердженої Товарної накладної. Для цього виконайте наступні кроки:

У папці «Надіслані» відкрийте потрібну Товарну накладну (за необхідності можна скористатися пошуком) (Зображення 14).

_{Зображення 14 — Пошук та вибір «Товарної накладної» мережі «Метро».}

2. Відкриється форма Товарної накладної. У ланцюжку документів у блоці «Податкова накладна» натисніть «Створити документ» (Зображення 15).

_{Зображення 15 — Створення «Податкової накладної» на підставі «Товарної накладної».}

3. Після цього виберіть ставку ПДВ, яка застосовується до документа (Зображення 16).

_{Зображення 16 — Вибір ставки ПДВ.}

4. Відкриється форма «Податкова накладна» (Зображення 17). Дані частини полів будуть перенесені з Товарної накладної. Перевірте заповнені дані, заповніть обов’язкові поля та натисніть «Зберегти».

_{Зображення 17 — Заповнення Податкової накладної.}

На одну Товарну накладну можна створити лише одну Податкову накладну.

5. Після зміни статусу Товарної накладної на «Підтверджено з двох сторін» Податкову накладну можна підписати та відправити. Для підписання натисніть кнопку «Підписати» та пройдіть стандартну процедуру підписання документа (детальніше про підписання документів на платформі «EDI Network» дивіться за посиланням).

6. Після цього натисніть кнопку «Відправити».

Відправлений документ автоматично потрапляє до папки «Надіслані» буде знаходитися в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами.

2.1 Статуси документа Податкова накладна

Після успішної реєстрації Податкової накладної в документі відобразиться відповідний статус із зеленою візуалізацією та повідомленням «Успішна відповідь від ЄРПН» або «Отримано проміжний статус від ЄРПН» (Зображення 18).

_{Зображення 18 — Успішна реєстрація Податкової накладної.}

Якщо Податкова накладна не пройшла реєстрацію в ЄРПН, відобразиться повідомлення «Помилка при реєстрації».

_{Зображення 19 — Помилка під час реєстрації Податкової накладної.}