Документообіг з компанією «ФІРМА ЕРІДОН». Інструкція для Перевізника

Вступ

Дана інструкція описує процес документообігу Перевізника з компанією «ФІРМА ЕРІДОН» на платформі EDIN в рамках перевезення вантажів із використанням еТТН.

Процес побудований навколо використання номера рейсу як ключової сутності, що пов’язує всі документи між собою. Це дозволяє забезпечити цілісність процесу перевезення та уникнути дублювання або втрати даних між документами.

У процесі документообігу з компанією Ерідон:
- відсутні документи «Замовлення» та «Повідомлення про відвантаження» 
- створення «Підтвердження заявки на транспортування» здійснюється виключно на підставі «Заявки на транспортування»

Інструкція описує процес, специфічний для роботи з компанією Ерідон, та може відрізнятись від стандартного документообігу на платформі EDIN.

В документообігу беруть участь наступні документи:

• Заявка на транспортування (TRANSPORTATIONORDER)
• Підтвердження заявки на транспортування (TRANSPORTATIONORDER)
• Товарно-транспортна накладна (еТТН або паперова) 
• Рахунок (Логістика) (COMDOC_040)
• Акт наданих послуг (Логістика) (COMDOC_037)
• Повідомлення про відмову від підписання документу (COMDOC_021)

Загальна схема документообігу:

_{Зображення 1 – Загальна схема документообігу при перевезенні}

На схемі відображено взаємодію між учасниками процесу перевезення та послідовність обміну документами в розрізі рейсів.

Схема документообігу у випадку відмови від підписання:

На схемі відображено взаємодію між учасниками процесу перевезення у випадку відмови від підписання заявки на транспортування.

У разі відмови перевізника від підписання заявки формується повідомлення про відмову від підписання, яке надсилається ініціатору заявки.

Після цього можливе повторне погодження умов перевезення та повторне направлення заявки на підписання. У разі успішного погодження документообіг продовжується відповідно до стандартного процесу (створення ТТН, рахунку, акта тощо).

1. Вхід на платформу

Для початку роботи з системою необхідно виконати вхід на платформу EDIN.

Детальна інструкція з авторизації доступна за посиланням: Авторизація в системі.

2. Опрацювання вхідної «Заявки на транспортування»

Заявка на транспортування створюється та підписується замовником та може містити один або декілька рейсів. Після цього Заявка передається перевізнику для подальшої обробки.

ДляКожен кожногорядок рейсуу втабличній заявцічастині вказуютьсязаявки номерє рейсуокремим рейсом та вартістьмістить відповідні дані маршруту і перевезення.

Система забезпечує контроль використання рейсів — підтверджений рейс не може бути використаний повторно. Підтверджені рейси візуально відображаються в заявці.

Детальна інструкція з опрацювання заявки доступна за посиланням: Опрацювання вхідної «Заявки на транспортування»

3. Відмова від підписання «Заявки на транспортування»

У разі неможливості погодження умов перевезення перевізник може відмовитись від підписання заявки.

Для цього в відкритому документі скористайтесь функцією відмови від підписання.

Після підтвердження дії документ змінює свій статус на «Відмовлено в підписанні перевізником».

Детальніше про процедуру відмови від підписання доступно за посиланням: Відмова від підписання «Заявки на транспортування»

4. Формування «Підтвердження заявки на транспортування»

Підтвердження заявки формується перевізником на підставі отриманої заявки.

При створенні «Підтвердження заявки на транспортування»:

• відкриваєтьсяпідтвердження додатковеформується вікнодля окремого рейсу (модальне),рядка детабличної необхідночастини обрати рейс  заявки)
• після створенняодне підтвердження відповіднийстворюється рядокдля одного рейсу в заявці підсвічується  
• підтверджений рейс не може бути використаний повторно  

Одне підтвердження створюється для одного рейсу (1 підтвердження = 1 рейс).

Дані

дані рейсу автоматично переносяться із заявки.заявки Редагування номера рейсу при створенні підтвердження не допускається.

Вартість рейсу розраховується автоматично на підставі даних заявки.

Система забезпечує контроль дублювання підтверджень — створення повторного підтвердження для одного рейсу не допускається.

У разі відхилення або анулювання підтвердження допускається створення нового підтвердження на підставі попереднього. При цьому дозволяється зміна вартості рейсу.

Детальніше про процес формування підтвердження доступно за посиланням: Підтвердження заявки на транспортування..

У списку документів доступний пошук за номером рейсу, що дозволяє швидко знайти відповідне підтвердження.

5. Опрацювання  «е-ТТН»

Товарно-транспортна накладна формується на підставі «Підтвердження заявки на транспортування»

Кожна «ТТН» містить номер рейсу, що забезпечує зв’язок із іншими документами процесу.

Номер рейсу автоматично підтягується в «ТТН» та відображається в блоці супровідних документів.

Підтримується два типи ТТН:

• електронна (еТТН)
• паперова

У разі використання паперової «ТТН»:

• електронна «еТТН» не створюється  
• обов’язковим є додавання PDF-документу  
• вкладення додається до «Акта наданих послуг (Логістика)», а не до «ТТН»  

Для «ТТН» доступний пошук за номером рейсу.

Детальна інструкція щодо роботи з е-ТТН доступно за посиланням: Обробка е-ТТН документа.

6. Формування «Рахунку (логістика)»льим                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

Рахунок формується на підставі одного або декількох Підтверджень заявки на транспортування.

Формування рахунку можливе за умови, що Підтвердження підписане замовником, а ТТН підписана вантажоодержувачем.

У рахунку кожен рейс відображається окремим рядком та містить прив’язку до номера рейсу.

Редагування даних рахунку не допускається, за винятком можливості додавання або зміни ТТН.

Детальніше про формування рахунку на підставі одного підтвердження доступно за посиланням:  Рахунок (Логістика). на підставі одного підтвердження.

Детальніше про формування рахунку на підставі кількох підтверджень доступно за посиланням: Рахунок (Логістика) на підставі кількох підтверджень.

7. Формування «Акту наданих послуг (логістика)»

Акт наданих послуг формується на підставі рахунку.

Дані рахунку автоматично переносяться до акту без можливості редагування.

Контроль вкладень залежить від типу «ТТН»:

• якщо використовується «еТТН» — вкладення не є обов’язковим  
• якщо використовується паперова «ТТН» — обов’язково додається PDF-документ  

Вкладення додається на рівні «Акта наданих послуг (Логістика)».

Детальніше про формування акту доступно за посиланням: Акт наданих послуг.