Створення «Підтвердження заявки на транспортування» на базі інших електронних документів.

Ця інструкція описує порядок формування та відправки документа «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 2) на платформі EDI Network.

Документ «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 2) може бути створений на підставі наступних документів:

• документа «Замовлення» (ORDER);
• документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV);
• документа «Заявка на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 1).

 Ініціатором «Підтвердження заявки на транспортування» виступає користувач з роллю «Перевізник» (при роботі з транспортними документами передбачені 4 основні ролі учасників документообігу: «Замовник», «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документами здійснюється між «Перевізником» та «Замовником»

Створення «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі «Заявки на транспортування»

Для створення «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі «Заявки на транспортування» необхідно:

1. Перейдіть у розділ «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
   
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку (Зображення 1, Покажчик 2).
   
3. Оберіть документ «Заявка на транспортування» у статусі «Підписано перевізником» (Зображення 1, Покажчик 3) або «Очікує підписання перевізником» (Зображення 1, Покажчик 4).

_{Зображення 1 – Вибір документа «Заявка на транспортування» у розділі «Вхідні»}

«Заявку на транспортування» в статусі «Очікує підписання перевізником» попередньо можливо «Підписати»:


_{Зображення 2 – Підписання документа «Заявка на транспортування» у статусі «Очікує підписання перевізником»}

  4. Відкрийте документ «Заявка на транспортування». У правій частині екрана, у блоці «Список документів у ланцюжку», натисніть «Створити документ» навпроти «Підтвердження заявки на транспортування»(Зображення 3).

_{Зображення 3 – Створення документа «Підтвердження заявки на транспортування» у блоці «Список документів у ланцюжку»}

Відкриється форма створення документа «Підтвердження заявки на транспортування» (Зображення 4, Показчик 1), яка містить дані з «Заявки на транспортування» (Зображення 4, Показчик 2).
За потреби ці дані можна доповнити або відредагувати.

---

_{Зображення 4 – Форма створення документа «Підтвердження заявки на транспортування»}

Створення «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі анульованого «Підтвердження заявки на транспортування»

У разі анулювання «Підтвердження заявки на транспортування» система дозволяє створити нове підтвердження на підставі попереднього документа.

Для створення нового «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі анульованого документа необхідно:

1. Перейдіть у розділ «Надіслані» (Зображення 5).
2. Оберіть документ «Підтвердження заявки на транспортування» у статусі «Анульовано» (Зображення 5).

_{Зображення 5 – Вибір анульованого «Підтвердження заявки на транспортування»}

3. Відкрийте анульоване «Підтвердження заявки на транспортування» та натисніть кнопку «Створити копію» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Створення копії анульованого «Підтвердження заявки на транспортування»}

4. Після натискання кнопки «Створити копію» відкриється форма нового «Підтвердження заявки на транспортування», у якій дані анульованого документа автоматично переносяться для подальшого редагування або збереження (Зображення 7).

За потреби ці дані можна доповнити або відредагувати.

_{Зображення 7 – Форма нового «Підтвердження заявки на транспортування», створеного на підставі анульованого документа}

 5. Натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 8), після заповнення всіх необхідний полів. Після цього документ буде збережено у папці «Чернетки», де його можна переглянути та за потреби відредагувати.

_{Зображення 8 – Збереження заявки на транспортування}

  6. Підпишіть документ натиснувши кнопку «Підписати» (Зображення 9).

Детальніше про процедуру підписання дивіться за посиланням.

_{Зображення 9 – Підписання заявки на транспортування}

Також для даного документа доступні функції масового підписання та масової відправки.

  7. Після підписання «Підтвердження заявки на транспортування» окремим блоком відображається інформація про підписантів. Підписаний документ можна «Надіслати».

_{Зображення 10 – Надсилання підписаного документа та відображення даних про підписантів}

Після відправки документа контрагенту він відображається у папці «Надіслані». Відправленому «Перевізником» «Підтвердженню заявки на транспортування» присвоюється статус «Очікує підписання замовником».

_{Зображення 11 – Відображення відправленого документа у папці «Надіслані» зі статусом «Очікує підписання замовником»}

Відправлене «Підтвердження заявки на транспортування» має наступний вигляд:

_{Зображення 12 – Перегляд інформації про підписантів та ланцюжок документів}

У правій частині екрана також доступний блок із даними про ланцюжок документів.

Особливості заповнення полів "Підтвердження заявки на транспортування"

Якщо «Замовник» заздалегідь вказав дані про транспортний засіб та водія у «Заявці на транспортування», відповідні поля в блоці «Підтвердження заявки на транспортування» заповнюються автоматично. За потреби ці дані можна відредагувати або доповнити.

_{Зображення 13 – Автоматичне заповнення даних транспортного засобу та водія у формі «Підтвердження заявки на транспортування»}

 

Якщо фактичне перевезення здійснює інший перевізник (відмінний від зазначеного в полі «Автомобільний перевізник»), його можна вказати в полі «Фактичний перевізник», скориставшись кнопкою пошуку контрагента (Зображення 14, Покажчик 1) та обравши потрібну компанію зі списку (Зображення 14, Покажчик 2).

_{Зображення 14 – Вибір фактичного перевізника через пошук контрагента}

При формуванні електронної «ТТН» на підставі «Підтвердження заявки на транспортування» значення полів переносяться автоматично:

• значення поля «Фактичний перевізник» (Зображення 15, Покажчик 1) переноситься в поле «Автомобільний перевізник» (Зображення 15, Покажчик 2);
• значення поля «Автомобільний перевізник» (Зображення 15, Покажчик 3) відображається у «ТТН» як «Експедитор» (Зображення 15, Покажчик 4).
  
  
  _{Зображення 15 – Перенесення значень полів з «Підтвердження заявки на транспортування» до «ТТН».}

Якщо в поточному ланцюжку документів вже є підписане «Підтвердження заявки на транспортування» (або попередньо підписана «Заявка на транспортування» з даними перевезення), дані можна автоматично підставити у форму документа.
Для цього натисніть «Додаткові дії» → «Додати дані з Підтвердження заявки на транспортування» (Зображення 16).


_{Зображення 16 – Додавання даних з «Підтвердження заявки на транспортування» через «Додаткові дії»}

Для автомобілів і причепів використовується довідник транспортних засобів, який автоматично формується при додаванні нового ТЗ.

• Щоб додати новий транспортний засіб, натисніть «+ Новий транспортний засіб» (Зображення 17, Покажчик 1).
• У модальному вікні заповніть необхідні поля та натисніть «Додати» (Зображення 17, Покажчик 2).
• Поля «Реєстраційний номер», «Марка», «Модель» та «Тип» є обов’язковими для заповнення.
  

_{Зображення 17 – Додавання нового транспортного засобу}

Після додавання або вибору транспортного засобу доступні такі дії:

• «Обрати» — вибір іншого транспортного засобу (Зображення 18, Покажчик 1);
• «Змінити» — редагування даних обраного транспортного засобу (Зображення 18, Покажчик 2);
• «Очистити» — видалення введених даних (Зображення 18, Покажчик 3).

При натисканні «Змінити» (Зображення 18, Покажчик 2) відкривається форма редагування даних транспортного засобу, де можна внести зміни та зберегти їх.

_{Зображення 18 – Дії з транспортним засобом та редагування його даних}

Незважаючи на те, що поля причепа/напівпричепа є опціональними, у разі їх заповнення всі відповідні дані стають обов’язковими.

Принцип заповнення причепа/напівпричепа реалізований через довідник транспортних засобів аналогічно додаванню автомобіля.

• Щоб додати причіп/напівпричіп, натисніть «+ Новий транспортний засіб» (Зображення 19, Покажчик 1).
• У модальному вікні заповніть необхідні поля та натисніть «Додати» (Зображення 19, Покажчик 2).
• Поля «Реєстраційний номер», «Марка», «Модель» та «Тип» є обов’язковими для заповнення.

_{Зображення 19 – Додавання причепа / напівпричепа}

«Відомості про транспортний засіб без урахування вантажу» (Зображення 20)

• «довжина, м» — введіть загальну довжину транспортного засобу з урахуванням причепів або напівпричепів;
• «ширина, м» — заповнюється автоматично найбільшим значенням із полів «Автомобіль» або «Причіп/напівпричіп» та недоступна для редагування;
• «висота, м» — заповнюється автоматично найбільшим значенням із полів «Автомобіль» або «Причіп/напівпричіп» та недоступна для редагування.

_{Зображення 20 – Заповнення поля «Відомості про транспортний засіб без урахування вантажу"}

При зміні, видаленні або додаванні транспортного засобу значення ширини та висоти перераховуються автоматично.
При зміні транспортного засобу значення поля «довжина, м» очищується та потребує повторного заповнення.
У разі видалення всіх транспортних засобів поля блоку «Відомості про транспортний засіб без урахування вантажу» очищуються автоматично.
Якщо поля ВГХ є обов’язковими для заповнення, при спробі підписання документа без заповнених значень система відобразить повідомлення про необхідність заповнення обов’язкових полів:

По кожному транспортному засобу доступне зазначення температурного режиму.

Рекомендується заповнювати поля температурного режиму для більш точної передачі умов перевезення в документі та кращого розуміння з боку контрагентів.

_{Зображення 21– Зазначення температурного режиму для транспортного засобу}

Дані «Водія» можна обрати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (Зображення 22, Покажчик 1);

У модальному вікні оберіть потрібного водія зі списку (Зображення 22, Покажчик 2) та натисніть «Вибрати» (Зображення 22, Покажчик 3).

_{Зображення 22 – Вибір водія через пошук контрагента}

Для видалення інформації щодо вантажу в табличній частині оберіть потрібний рядок за допомогою позначки (Зображення 23, Покажчик 1) та натисніть кнопку «Видалити» (Зображення 23, Покажчик 2).

_{Зображення 23 – Видалення вантажу з табличної частини}