Створення «Акта про відмову вантажити» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт про відмову вантажити» на базі інших електронних документів у сервісі електронного документообігу EDIN.

Документ формується у разі виявлення непридатності рухомого складу або контейнера для перевезення вантажу. Ініціатором створення документа виступає «Вантажовідправник».

Обмін документом здійснюється між учасниками в наступному порядку:

«Вантажовідправник» → «Перевізник»

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Вантажовідправник» на підставі підписаної «е-ТТН» у статусі «Очікує на підписання перевізником».

Створення «Акта про відмову вантажити» на підставі «е-ТТН»

Для створення «Акта про відмову вантажити» на підставі «е-ТТН» необхідно:

1. Перейдіть у папку «Надіслані» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтесь рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує на підписання перевізником» (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує на підписання перевізником» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта про відмову вантажити»}

4. У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт про відмову вантажити до ТТН» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).

_{Зображення 2 – Створення «Акта про відмову вантажити»}

Після створення документа форма «Акта про відмову вантажити» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 3).

_{Зображення 3 – Форма «Акта про відмову вантажити»}

Заповнення форми документа «Акт про відмову вантажити»

Номер акта, дата та час створення документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування.
За потреби перевірте коректність місця складання та заповніть поле «Додаткова інформація» (Зображення 3).
Поле «Додаткова інформація» є обов'язковим до заповнення та повинно містити опис причини складання акта.

У документі також необхідно зазначити відповідальну особу «Вантажовідправника». Для цього:

1. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 4, Покажчик 1).
2. Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 4, Покажчик 2).
3. У модальному вікні заповніть обов'язкові поля відповідальної особи (Зображення 4, Покажчик 3).
4. Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 4, Покажчик 4).

_{Зображення 4 – Додавання відповідальної особи «Вантажовідправника»}

Довідник відповідальних осіб автоматично наповнюється при додаванні нових записів. При створенні нової відповідальної особи необхідно заповнити обов’язкові контактні дані.

За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:

• редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
• обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
• видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.

Збереження, підписання та відправка документа «Акт про відмову вантажити»

Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 5).

_{Зображення 5 – Збереження «Акта про відмову вантажити»}

Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта про відмову вантажити» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Перехід до підписання «Акта про відмову вантажити»}

Під час підписання документа, якщо поле відповідальної особи не заповнене, воно може бути автоматично заповнене даними з КЕП користувача (за наявності відповідних даних у сертифікаті).

Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».

Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 7, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 7, Покажчик 2).

_{Зображення 7 – Інформація про підписантів та відправка «Акта про відмову вантажити»}

Після відправки документа автоматично відкривається папка «Надіслані», де «Акт про відмову вантажити» відображається зі статусом «Очікує підписання отримувачем».

Після створення та відправки «Акта про відмову вантажити» у пов’язаній «е-ТТН» відображається створений акт у блоці «Список документів в ланцюжку». До завершення життєвого циклу акта робота з «е-ТТН» буде тимчасово обмежена, про що система відображає відповідне повідомлення.

ТТН та коригуючі акти до неї є невід’ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов’язані з перевантаженням, перепломбуванням, зміною пункту призначення та іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним усім учасникам, зазначеним у ТТН.