Створення «Акта розбіжностей про вантаж» на базі інших електронних документів

Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт розбіжностей про вантаж» на базі електронної товарно-транспортної накладної («е-ТТН») у сервісі електронного документообігу EDIN.

Документ формується у разі виявлення розбіжностей щодо вантажу під час його приймання вантажоодержувачем.

Ініціатором створення документа виступає «Вантажоодержувач».

Обмін документом здійснюється між учасниками в наступному порядку:

«Вантажоодержувач» → «Перевізник» → «Вантажовідправник»

Підписання документа зі сторони «Вантажовідправника» є опціональним.

Створення «Акта розбіжностей про вантаж» на підставі «е-ТТН»

Після створення «Акта розбіжностей про вантаж» дії з документом-підставою («е-ТТН») будуть обмежені до кінця життєвого циклу акта (поки «Перевізник» не підпише або не відхилить створений «Акт розбіжностей про вантаж»).

Для створення «Акта розбіжностей про вантаж» на підставі «е-ТТН» необхідно:

1. Перейдіть у папку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
2. За потреби скористайтеся рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 2).
3. Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 3).

_{Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта розбіжностей про вантаж»}

    4. У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт розбіжностей про вантаж» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).

_{Зображення 2 – Створення «Акта розбіжностей про вантаж»}

Якщо в документі зазначені логістичні та користувацькі одиниці виміру, на платформі автоматично відкриється вікно вибору. Оберіть необхідний тип одиниць виміру та натисніть кнопку «Зберегти».


_{Зображення 3 – Вибір типу одиниць виміру}

Після створення документа форма «Акта розбіжностей про вантаж» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 4).

_{Зображення 4 – Форма «Акта розбіжностей про вантаж»}

Таблиця «Розбіжності щодо кількісних характеристик вантажу» за потреби підлягає редагуванню. Для внесення змін до товарної позиції натисніть кнопку «Змінити» (Зображення 5).

_{Зображення 5 – Редагування товарної позиції в таблиці «Розбіжності щодо кількісних характеристик вантажу»}

При редагуванні позиції вкажіть фактичні значення за кількістю місць (одиниць), масою брутто та загальною сумою з ПДВ. Значення у полі «Відхилення» розраховується автоматично. За потреби також можливо вказати причину розбіжності та додати інші зауваження. Після завершення редагування натисніть кнопку «Змінити» (Зображення 6).

_{Зображення 6 – Внесення даних про розбіжності}

Якщо фактичний вантаж містить товарну позицію, яка відсутня в «е-ТТН», її можливо додати до акта. Для цього натисніть кнопку «Додати» в таблиці «Розбіжності щодо кількісних характеристик вантажу» (Зображення 7, Покажчик 1).

У модальному вікні заповніть дані нової товарної позиції, вкажіть фактичні значення кількісних характеристик та за потреби причини розбіжностей. Після завершення заповнення натисніть кнопку «Додати» (Зображення 7, Покажчик 2).

_{Зображення 7 – Додавання нової товарної позиції до акта}

Для швидкого очищення акта від позицій, за якими відсутні розбіжності (значення «Відхилення» дорівнює 0), натисніть кнопку «Видалити позиції, по яким відсутні розбіжності» (Зображення 8).

_{Зображення 8 – Видалення позицій без розбіжностей}

Для підтвердження видалення позицій без розбіжностей у діалоговому вікні натисніть кнопку «Підтвердити». Для скасування дії натисніть кнопку «Відмінити».

Для видалення окремих позицій відмітьте потрібні рядки в таблиці (Зображення 9, Покажчик 1) та натисніть кнопку «Видалити» (Зображення 9, Покажчик 2).

_{Зображення 9 – Видалення окремих позицій з акта}

За потреби внесіть інформацію про виявлені пошкодження, порушення умов перевезення або інші зауваження до таблиці «Розбіжності щодо якісних характеристик вантажу» (Зображення 10).

_{Зображення 10 – Заповнення таблиці «Розбіжності щодо якісних характеристик вантажу»}

Поля, що потребують обов’язкового заповнення позначені червоною зірочкою *.
Окрім номера документа та місця його складання обов’язково потрібно вказати опис причин складання акта (поле «Додаткова інформація») та рішення за виявленими розбіжностями (поле «Висновок»):

_{Зображення 11 – Заповнення полів «Додаткова інформація» та «Висновок»}

1. Також у транспортних документах необхідно вказати відповідальну особу «Вантажоодержувача». Для цього натисніть кнопку «Додати» (Зображення 12, Покажчик 1).
2. Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 12, Покажчик 2).
3. У модальному вікні заповніть обов’язкові поля відповідальної особи та натисніть кнопку «Додати» (Зображення 12, Покажчики 3, 4).

_{Зображення 12 – Додавання відповідальної особи}

Довідник відповідальних осіб автоматично наповнюється при додаванні нових записів. При створенні нової відповідальної особи необхідно заповнити обов’язкові контактні дані.

За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:

• редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
• обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
• видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.

Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 13).

_{Зображення 13 – Збереження «Акта розбіжностей про вантаж»}

Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта розбіжностей про вантаж» (Зображення 14).

_{Зображення 14 – Перехід до підписання «Акта розбіжностей про вантаж»}

Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».

Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 15, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 15, Покажчик 2).

_{Зображення 15 – Інформація про підписантів та відправка «Акта розбіжностей про вантаж»}

Після відправки документа він переходить до наступного учасника документообігу відповідно до маршруту підписання та відображається у папці «Надіслані» зі статусом «Очікує підписання перевізником/водієм».

Після відправки документа у пов'язаній «е-ТТН» в блоці «Список документів в ланцюжку» відображається створений «Акт розбіжностей про вантаж». До завершення життєвого циклу акта дії з «е-ТТН» будуть обмежені (поки «Перевізник» не підпише або не відхилить створений «Акт розбіжностей про вантаж»).

ТТН та коригуючі акти до неї є невід'ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов'язані з перевантаженням, перепломбуванням або іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним для всіх учасників, зазначених у ТТН.