Створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу» на базі інших електронних документів
Ця інструкція описує процес створення та підписання документа «Акт про заміну пункту призначення вантажу» на базі електронної товарно-транспортної накладної («е-ТТН») у сервісі електронного документообігу EDIN.
Документ формується у разі необхідності зміни пункту розвантаження або одночасної зміни вантажоодержувача та пункту розвантаження.
Документ може бути створений на підставі «е-ТТН», підписаної «Перевізником» та зі статусом «Очікує підписання вантажоодержувачем».
Ініціатором створення документа може виступати будь-який учасник перевезення, який ініціює зміну пункту призначення вантажу:
- «Замовник»;
- «Вантажовідправник»;
- «Перевізник»;
- «Вантажоодержувач».
Залежно від того, хто є ініціатором документа, відрізняється кількість учасників «Акта про заміну пункту призначення вантажу» та послідовність його підписання:
Якщо ініціатором є «Вантажоодержувач», документ підписують: «Вантажоодержувач» → «Перевізник» → «Замовник».
Якщо «Вантажоодержувач» одночасно є «Замовником», документ підписують: «Вантажоодержувач» → «Перевізник».
Якщо ініціатором є «Вантажовідправник», документ підписують: «Вантажовідправник» → «Перевізник» → «Замовник».
Якщо «Вантажовідправник» одночасно є «Замовником», документ підписують: «Вантажовідправник» → «Перевізник».
Якщо ініціатором є «Перевізник», документ підписують: «Перевізник» → «Замовник».
Якщо ініціатором є «Замовник», документ підписують: «Замовник» → «Перевізник».
Створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу» на підставі «е-ТТН»
Після створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу» дії з документом-підставою («е-ТТН») будуть обмежені до завершення життєвого циклу акта (поки документ не буде підписаний усіма учасниками документообігу або не буде відхилений одним з учасників).
Для створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу» на підставі «е-ТТН» необхідно:
- Перейдіть у папку «Вхідні» (Зображення 1, Покажчик 1).
Для компанії з роллю «Вантажовідправник» документ необхідно шукати в папці «Надіслані». - За потреби скористайтесь рядком пошуку та відфільтруйте документи за типом «Товарно-транспортна накладна» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 2).
- Оберіть документ «е-ТТН» у статусі «Очікує підписання вантажоодержувачем» (Зображення 1, Покажчик 3).
Зображення 1 – Вибір документа «е-ТТН» для створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
- У відкритому документі натисніть кнопку «Створити документ» навпроти документа «Акт про заміну пункту призначення вантажу» у блоці «Список документів в ланцюжку» (Зображення 2).
Зображення 2 – Створення «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Після створення документа форма «Акта про заміну пункту призначення вантажу» частково автоматично заповнюється даними пов'язаної «е-ТТН». Частина полів є недоступною до редагування, оскільки заповнюється на підставі документа-підстави (Зображення 3).
Зображення 3 – Форма «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Заповнення форми документа «Акт про заміну пункту призначення вантажу»
Номер документа заповнюється користувачем, дата документа проставляється автоматично. За потреби перевірте коректність місця складання (Зображення 3, Покажчик 1).
Роль ініціатора та учасники документообігу визначаються автоматично на підставі документа-підстави та недоступні для редагування (Зображення 4, Покажчик 1).
Зображення 4 – Заповнення даних «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Для заповнення даних «Нового вантажоодержувача» натисніть кнопку «Пошук контрагента», оберіть потрібного контрагента зі списку та натисніть кнопку «Вибрати».
Після вибору контрагента необхідно зазначити новий пункт розвантаження. 
Зображення 5 – Вибір нового пункту розвантаження
Для цього натисніть кнопку пошуку в полі «Новий пункт розвантаження» (Зображення 6, Покажчик 1).
У вікні пошуку за потреби скористайтеся рядком пошуку для пошуку адреси за назвою, адресою або GLN (Зображення 6, Покажчик 2).
Оберіть необхідний пункт розвантаження зі списку та натисніть кнопку «Вибрати» (Зображення 6, Покажчик 3).
Зображення 6 – Вибір нового пункту розвантаження
Після вибору нового вантажоодержувача та нового пункту розвантаження заповніть поле «Додаткова інформація», вказавши причину складання акта.
У документі також необхідно зазначити відповідальну особу ініціатора документа. Для цього:
- Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 7, Покажчик 1).
- Оберіть відповідальну особу зі списку або натисніть кнопку «Додати особу» для створення нового запису (Зображення 7, Покажчик 2).
- У модальному вікні заповніть обов'язкові поля відповідальної особи (Зображення 7, Покажчик 3).
- Натисніть кнопку «Додати» (Зображення 7, Покажчик 4).
Зображення 7 – Додавання відповідальної особи
Довідник відповідальних осіб автоматично наповнюється при додаванні нових записів. При створенні нової відповідальної особи необхідно заповнити обов’язкові контактні дані.
За потреби дані раніше доданих відповідальних осіб можливо:
- редагувати за допомогою кнопки «Змінити»;
- обрати іншу особу за допомогою кнопки «Обрати»;
- видалити запис зі списку за допомогою кнопки видалення.
Збереження, підписання та відправка документа «Акт про заміну пункту призначення вантажу»
Після заповнення обов'язкових полів натисніть кнопку «Зберегти» (Зображення 8).
Зображення 8 – Збереження «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Після збереження документа натисніть кнопку «Підписати» для переходу до підписання «Акта про заміну пункту призначення вантажу» (Зображення 9).
Зображення 9 – Перехід до підписання «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Під час підписання документа, якщо поле відповідальної особи не заповнене, воно може бути автоматично заповнене даними з КЕП користувача (за наявності відповідних даних у сертифікаті).
Детальніше про процедуру підписання документів дивіться в інструкції «Підписання документів».
Після підписання документа в блоці «Інформація про підписантів» відображаються дані підписанта (Зображення 10, Покажчик 1). Для відправки документа натисніть кнопку «Надіслати» (Зображення 10, Покажчик 2).
Зображення 10 – Інформація про підписантів та відправка «Акта про заміну пункту призначення вантажу»
Після відправки документа автоматично відкривається папка «Надіслані», де «Акт про заміну пункту призначення вантажу» відображається зі статусом «Очікує підписання отримувачем».
ТТН та коригуючі акти до неї є невід'ємними частинами процесу перевезення. Вони забезпечують прозорість процесу та дають змогу відстежувати всі зміни, пов'язані з перевантаженням, перепломбуванням, зміною пункту призначення або іншими коригуваннями, що впливають на перевезення. Після успішного завершення життєвого циклу акта він автоматично стає доступним для всіх учасників, зазначених у ТТН.
Після завершення життєвого циклу «Акта про заміну пункту призначення вантажу» «Замовник» повинен оновити пов’язану «е-ТТН», підписавши та надіславши транзакцію до документа.