Skip to main content

Робота в «EDI» блоці

Для роботи в модулі ERP Connector PRO з документами блоку «EDI» блоку містить наступні розділи:

  • «Вхідні» - розділ для роботи з вхідними документами;

  • «Відправлені» - розділ для роботи з вихідними документами;

  • «Чернетки» - розділ для роботи зі створеними / підписаними, але ще не відправленими документами;

  • «Архів» - розділ для архівних документів;

  • «Оператор» - розділ з розширеними можливостями обробки та роботи з документами.

Детально про налаштування модуля ERP Connector PRO можна знайти за посиланням.

EDI income docs.pngЗображення 1 - Розділ «Вхідні» блоку «EDI»

1. «Вхідні»

Розділ вхідних документів (від контрагентів) при запуску програми відкривається за замовчуванням (Зображення 1). В журналі документів відображаються всі вхідні документи за датою їх отримання. Список документів можливо відфільтрувати за датою документа (поля «Дата з» / «по»), повним номером документа (поле «Номер»). Також можна налаштувати кількість документів, що будуть виводитися на одній сторінці журналу (пагінація) - це дозволяє пришвидшити завантаження сторінки та роботу з новими документами.

У «Вхідних»/«Відправлених» в списку журналу відображається документ, що є останнім в «ланцюжку документів» (документи, що логічно об’єднані між собою). В журналі документів (у відповідних стовпцях таблиці) для зручності проставляються позначки про наявність відповідних типів документів в ланцюжку (Зображення 2).

EDI docs in chain.png

Зображення 2 - Наявність відповідних типів документів в ланцюжку

Через подвійний клік по номеру/даті документа в журналі можна відкрити друковану форму документа із коротким описом пов’язаних документів у ланцюжку (Зображення 3). В цій формі можна переглянути кожен пов’язаний документ.

EDI doc.pngЗображення 3 - Друкована форма EDI документа

Документи в ланцюжку розташовані в хронологічному порядку; в цій формі можливо перейти на кожен документ в ланцюжку через подвійний клік. За допомогою кнопки «Зберегти» (Зображення 3, Покажчик 1) можна зберегти документ на локальний носій в *.xml, *.odt, *.html, *.docx, *.txt та інших форматах (типовий функціонал ОС). За допомогою кнопки «Друк» (Зображення 3, Покажчик 2) можна роздрукувати документ.

1.1 Відбір EDI документів

У розділах «Вхідні»/«Відправлені»/«Оператор» є можливість розширеного відбору документів (аналогічно веб-платформі). Для цього натисніть кнопку «Відбір EDI» (Зображення 4) та заповніть необхідні умови відбору у формі.

EDI search.pngЗображення 4 - Ввод умов відбору документів

Опис полів для відбору документів EDI:

  • Організація - дозволяє обрати організації зі списку.
  • Маркет / EDI - прапорці для пошуку документів за відміченим сервісом.
  • Контрагент - поле дозволяє обрати контрагентів, що мають заповнений GLN, зі списку.
  • Тип документа - пошук за типом документа, можна обрати з випадаючого списку.
  • Статус документа - пошук за статтусом документа, також можна обрати з випадаючого списку.

Відбір за статусом здійснюється тільки за умови заповненого типу документа!

  • Торг. мережа - пошук документів від  торгових мереж, для яких у межах поточного акаунту активовано електронний документообіг.
1.2 Завантаження документів

У розділах «Вхідні»/»Відправлені»/»Архів»/»Оператор» є можливість завантажити документ. Для завантаження документа у ланцюжок виконайте наступні кроки:

  1. Відмітьте галочкою в журналі документ, в ланцюжок до якого потрібно завантажити документ (Зображення 5, Покажчик 1).
  2. Натисніть кнопку «Завантажити документ» та оберіть із випадаючого списку потрібний формат файлу (Зображення 5, Покажчик 2)
  3. У стандартному вікні вибору файлу оберіть потрібний файл для завантаження.

EDI upload doc.pngЗображення 5 - Завантаження документа

Деякі документи не підтримують завантаження у всіх форматах, тому при спробі завантажити документ у невідповідному форматі система видасть попередження.

Попередньо перед створенням документів обов’язково переконайтеся, що вказані відповідні GLN з довідниками ОС.

2. «Відправлені»

Розділ відправлених документів (до контрагентів) відображає в журналі документів всі відправлені документи за датою їх відправки (Зображення 6). Можливості цього розділу аналогічні можливостям розділу «Вхідні», детальніше можна ознайомитися за наступними посиланнями:

EDI outcome docs.pngЗображення 6 - Розділ «Відправлені» блоку «EDI»

3. «Чернетки»

«Чернетки» - це розділ, журнал якого містить створені, але ще не відправлені документи (Зображення 7). Юридично значущі документи потрапляють до цього розділу вже підписаними. Документи потрапляють до цього розділу, якщо в налаштуваннях користувача блоку  «EDI» проставлена відмітка «Тестовий режим».

Такі налаштування дозволяють співробітнику (наприклад, недосвідченому або без ЕЦП) створювати документи, а безпосередньою перевіркою/відправкою вже займається інший відповідальний співробітник.

EDI drafts.pngЗображення 7 - Розділ «Чернетки» блоку «EDI»

4. «Архів»

«Архів» - розділ, журнал якого містить архівні документи, аналог такого ж розділу, як і у веб-інтерфейсі (Зображення 8).

EDI archive.pngЗображення 8 - Розділ «Архів» блоку «EDI»

Основні можливості даного розділу - перегляд, завантаження документів (детально про завантаження документів дивіться  за посиланням) та розархівування документів, які були опрацьовані і відправлені в архів за допомогою веб-платформи або через модуль ERP Connector PRO. 

Щоб додати документ до архіву безпосередньо в модулі ERP Connector PRO, відмітьте його галочкою (Зображення 9, Покажчик 1) та натисніть кнопку «Архівувати», яка доступна на панелі інструментів розділів «Вхідні» та «Вихідні» (Зображення 9, Покажчик 2). Обрані документи будуть перенесені в розділ «Архів».

EDI archive docs.pngЗображення 9 - Архівування документів в модулі ERP Connector PRO

Щоб видалити документ з архіву (розархівувати) безпосередньо в модулі ERP Connector PRO, відмітьте його галочкою (Зображення 8, Покажчик 1) та натисніть кнопку «Розархівувати», яка доступна на панелі інструментів розділу «Архів» (Зображення 8, Покажчик 2). Обрані документи будуть перенесені в розділ «Вхідні» або «Вихідні».

5. «Оператор»

Розділ «Оператор» має більш розширений функціонал у порівнянні з попередніми розділами. В розділі «Оператор» документи відображаються у вигляді дерева, де першим рівнем є «Замовлення» (ORDER) покупця (окрім випадків, коли в ланцюжку немає Замовлення покупця), під яким розміщуються всі вхідні і вихідні документи, які відносяться до цього ланцюжка (Зображення 10).

EDI operator 2.pngЗображення 10 - Розділ «Оператор» блоку «EDI»

Можливості цього розділу аналогічні можливостям розділу «Вхідні», з якими детальніше можна ознайомитися за наступними посиланнями:

Особливості розділу «Оператор»:

  1. Для підтвердження замовлення покупця чи створення документів облікової системи відмітьте галочкою рядок Замовлення.

  2. Для відправки «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) чи «Комерційних документів» (COMDOC) відмітьте галочкою документи реалізації (Зображення 11). Всі створені реалізації завжди будуть йти другим рівнем під «Замовленням» (ORDER). Це зроблено для того, щоб оператор міг відправити необхідні йому документи за вказаними документами облікової системи.

    EDI operator 1.png
    Зображення 11 - Документи реалізації

  3. В розділі «Оператор» можливо підв’язувати/відв’язувати ланцюжки документів EDI до уже створених документів ОС або замінювати одні документи облікової системи на інші за натисканням кнопки «Підв’язати» (Зображення 12).

EDI operator 3.pngЗображення 12 - Підв'язати ланцюжки документів EDI до уже створених документів ОС

Доступні наступні опції в режимі підв'язання документів:

    • Підв’язати пакет документів - підв’язати документи «Замовлення покупця» та «Реалізацію товарів та послуг» до замовлення EDI. Після натискання кнопки відкриється форма вибору документа «Замовлення клієнтів» (Зображення 12).

    • Підв’язати замовлення - підв’язати документ «Замовлення покупця» облікової системи до замовлення EDI. Після натискання кнопки відкриється форма вибору документа «Замовлення клієнтів» (Зображення 12).

    • Підв’язати реалізацію - підв’язати документ «Реалізація товарів та послуг» до замовлення EDI. Після натискання кнопки відкриється форма вибору документа «Замовлення клієнтів» (Зображення 12). 

    • Відв’язати - розірвати зв’язки між EDI та документами облікової системи. 

  1. При натисканні кнопки «Створити» є додаткова опція «Оновлення реалізації по RECADV», яка дозволяє провести аналіз відмінностей між реалізацією облікової системи та документом EDI «Повідомлення про прийом» (RECADV), а також за потреби перенести необхідні зміни з RECADV в EDI реалізацію за допомогою кнопки «Оновлення реалізації» (Зображення 13).

EDI operator 4.pngЗображення 13 - Оновлення реалізації по RECADV

6. Створення та відправка документів

6.1 EDI

6.1.1 Створення EDI документа

Створювати EDI документи в ОС можна тільки на основі вхідного Замовлення. Для створення відповідного документа ОС виконайте наступні кроки: 

  1. Відмітьте галочкою потрібний вхідний документ в розділі «Вхідні» (Зображення 14, Покажчик 1).
  2. Натисніть кнопку «Створити» і оберіть тип відповідного документа з випадаючого списку (Зображення 14, Покажчик 2).

EDI create doc.pngЗображення 14 - Створення EDI документа в ОС

Якщо ERP Connector PRO автоматично не розпізнав Контрагента/Організацію/Точку доставки — можна через подвійний клік  по об’єкту в журналі вручну вибрати з довідника ОС (налаштування).

При створенні документа в ОС модуль ERP Connector PRO автоматично підтягує всі необхідні дані, проте якщо номенклатура була знайдена не вся, модуль відкриває вікно «Незнайдена номенклатура» для додавання і збереження артикула і штрих-коду контрагента у відповідному довіднику/регістрі відомостей ОС (Зображення 15).

EDI item is not found.pngЗображення 15 - Незнайдена номенклатура

6.1.1 Відправка EDI документа

Для відправки документа у відповідь необхідно вибрати документ в колонці «Документ ОС», зробити позначку навпроти вхідного документа (колонка «Вибрати») і натиснути «Відправити»: неясна послідовність дій!!!

Зображення 16 - Відправка EDI документа

Якщо одразу відправити Замовлення без створення документа в ОС, то Замовлення підтвердиться в повному обсязі.

Якщо відправити повторно той же документ, то система повідомить про це та запитає про необхідність повторної відправки документа/документів.

Всі EDI документи відправляються тільки на основі вхідних замовлень. В залежності від виду вивантаженого документа автоматично визначаються необхідні джерела заповнення даних:

  1. Підтвердження замовлення (ORDRSP) – можливо підтвердити поставку або відмовитися від поставки повністю (Зображення 17). Щоб підтвердити поставку частково, потрібно створити замовлення покупця в базі ОС і внести необхідні зміни в документі, а потім підтверджувати поставку. Якщо при підтвердженні поставки не створено жодного документа в ОС, тоді буде відправлено підтвердження у повному обсязі, вказаному в замовленні. Якщо при підтвердженні поставки відповідні документи ОС створені, тоді кількість заповнюється з них.
    EDI send ORDRSP.png
    Зображення 17 - Відправлення підтвердження замовлення

  2. Повідомлення про відвантаження (DESADV) – створюється тільки при наявності відповідного документа в ОС.

  3. Рахунок (INVOICE) – створюється тільки при наявності відповідного документа в ОС.

6.2 ЮЗД

Для роботи з юридично значущими документами в ERP Connector PRO повинні бути налаштовані ЕЦП для кожної організації.

6.2.1 Створення вихідних ЮЗД

Щоб сформувати вихідний ЮЗД-документ (COMDOC, DOCUMENTINVOICE), виконайте наступні кроки:

  • оберіть відповідне Замовлення в розділі «Вхідні» (Зображення 18, Покажчик 1),
  • натисніть кнопку «Відправити» (Зображення 18, Покажчик 2),
  • оберіть «Видаткова/товарна накладна» (Зображення 18, Покажчик 3).

EDI send UZD.pngЗображення 18 - Відправвка ЮЗД-документу

Документ «Податкова накладна» автоматично підтягується з ОС користувача. Для відправки «Податкової накладної» виконайте наступні кроки:

  • перейдіть у «Відправлені» (Зображення 19, Покажчик 1),
  • виберіть потрібний документ (Зображення 19, Покажчик 2), 
  • натисніть кнопку «Відправити» та оберіть опцію «Податкова накладна» (Зображення 19, Покажчик 3, 4).

EDI send outcome docs.pngЗображення 19 - Відправка Податкової накладної

Аналогічно відправляється «Коригування на податкову накладну» (Додаток 2 до податкової накладної).

Документи «Податкова накладна» і «Коригування податкових накладних», по яких не були відправлені електронні документи, виділяються сірим кольором і відображаються у кінці списку відправлених документів. Невідправлені податкові документи відбираються за контрагентами, в яких вказано в налаштуваннях формат вивантаження податкових документів і організації, для яких вказано GLN.

6.2.2 Підписання вхідних ЮЗД

Щоб підписати вхідний ЮЗД-документ (Акт, Прибуткову накладну тощо), виконайте наступні кроки:

  • оберіть потрібний документ у списку на формі «Вхідні» (Зображення 20, Покажчик 1, 2),
  • натисніть кнопку «Підписати» (Зображення 20, Покажчик 3, 4).

EDI sign UZD.pngЗображення 20 - Підписання вхідного ЮЗД-документа

При будь-якій роботі з ключами (в тому числі і підписанні) ERP Connector PRO запитує пароль ключа для бухгалтера та печатки. Програма запитує пароль 1 раз на сесію для кожної організації, вказаної в налаштуваннях ЕЦП (Зображення 21). 

image.pngЗображення 21 - Введення пароля ключа для бухгалтера та печатки

6.2.3 Відхилення вхідних ЮЗД

Щоб відхилити вхідний ЮЗД-документ або підтвердити анулювання, виконайте наступні кроки:

  • оберіть відповідний документ у списку на формі «Вхідні» (Зображення 22, Покажчик 1, 2),
  • натисніть «Додаткові дії» та виберіть одну з потрібних опцій (Зображення 22, Покажчик 3, 4).
  • у разі відмови від підписання введіть пароль до КЕП, зазначте причину відмови та підтвердіть дію (Зображення 23).

EDI refuse signing UZD.pngЗображення 22 - Відмова від підписання або Підтвердження анулювання

EDI reason for refusing.pngЗображення 23 - Введення причини відмови від підписання

6.3 Індивідуальні ЮЗД схеми клієнтів

6.3.1 Схема FOZZI

Для активації схеми документообігу мережі «Fozzy» потрібно спочатку зробити налаштування формату вивантаження для контрагентів цієї мережі. Детально про налаштування формату вивантаження дивіться за посиланням. 

Відправка «Інструкції з транспортування»

1. Після підтвердження замовлення є можливість відправити документ «Інструкція з транспортування» (Зображення 24).

EDI Fozzi 1.pngЗображення 24 - Відправка Інструкції з транспортування

2. Перед відправкою система запропонує заповнити дані з транспортування (Зображення 25).

EDI Fozzi 2.pngЗображення 25 - Підтвердження заповнення даних упаковки для Інструкції з транспортування

3. У разі згоди на заповнення даних упаковки (після натиснення кнопки «Так») відкриється форма для заповнення додаткових даних (Зображення 26).

EDI Fozzi 3.pngЗображення 26 - Введення додаткових даних по упаковці

4. Введіть необхідні дані. Після натискання кнопки «ОК» документ буде відправлено.

Відправка «Товарної накладної»

1. При відправці «Товарної накладної» за схемою «Fozzy» є розділення на цінову і кількісну накладну (Зображення 27).

2. При відправці користувачу буде запропоновано вибрати, яку саме накладну відправляти, або відправити обидві одразу:

3. Після відмітки необхідних документів натисніть кнопку «ОК» для відправки документа/-ів.

6.3.2 Схема АТБ

Для активації схеми документообігу мережі «АТБ» потрібно спочатку зробити налаштування формату вивантаження для контрагентів цієї мережі. Детально про налаштування формату вивантаження дивіться за посиланням. 

Відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

1. У теці «Вхідні» оберіть потрібний документ, для якого потрібно зробити відвантаження.

2. Натисніть кнопку «Відправити» та оберіть опцію «Повідомлення про відвантаження» (Зображення ).

EDI ATB 1.pngЗображення  - Відправлення Повідомлення про відвантаження

3. Оберіть тип поставки (залежно від вибору це буде пряма поставка або зі складу «Логістик Юніон») та натисніть кнопку «ОК».

EDI ATB 2.pngЗображення  - Вибір типу поставки

Повідомлення про відвантаження буде відправлено.

  • Якщо це пряма поставка, далі потрібно відправити «Видаткову накладну» (COMDOC_006) (Зображення ).
  • Якщо це поставка зі складу «Логістик Юніон», то потрібно, окрім «Видаткової накладної» (COMDOC_006), відправити «Акт приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032) (Зображення ).

6.3.3 Схема Леруа Мерлен

Для активації схеми документообігу мережі «Леруа Мерлен» потрібно спочатку зробити налаштування формату вивантаження для контрагентів цієї мережі та вказати, в якому полі документа платформи знаходиться GLN контрагента. Детально про налаштування формату вивантаження дивіться за посиланням. 

Щоб вказати, в якому полі документа платформи знаходиться GLN контрагента, виконайте наступні кроки:

1. У розділі «EDI» налаштувань перейдіть до вкладки «Об'єкти ОС».

2. Натисніть кнопку «Мережі».

3. У формі вибору мереж відмітьте потрібну мережу і вкажіть, в якому полі знаходиться GLN

Після цих налаштувань система буде розуміти, де знаходиться потрібний GLN для пошуку контрагента для подальшого використання його в створенні документів облікової системи.

Back to top