Документообіг на платформі EDI Network 2.0 при внутрішніх перевезеннях ПрАТ «Монделіс Україна»

_{Зображення 1 — Загальна схема документообігу при внутрішніх перевезеннях ПрАТ «Монделіс Україна» в EDI Network 2.0.}

При внутрішніх перевезеннях на стороні ініціатора документообігу в якості відправника документа (ПрАТ «Монделіс Україна») зазначається основний GLN=4829900033484 компанії, а отримувачем документа зазначається GLN складу, на який буде відправлений товар.

1. Вхід на платформу

Для початку роботи з системою необхідно виконати вхід на платформу EDIN.

Детальна інструкція з авторизації доступна за посиланням: Авторизація в системі.

2. Створення та відправка «Замовлення» (ORDER) Покупцем-Вантажоодержувачем

Документ «Замовлення» (ORDER) використовується Покупцем-Вантажоодержувачем для формування замовлення Постачальнику в сервісі EDI Network 2.0.

В процесі створення документа користувач заповнює основні дані замовлення:

• тип документа;
• номер та дату замовлення;
• дані Постачальника, Покупця та Місця доставки;
• дату поставки;
• номер договору на поставку;
• товарні позиції.

Таблична частина документа може бути заповнена вручну або шляхом завантаження шаблону Excel.

Детальний опис процесу створення та відправки документа «Замовлення» (ORDER) доступний за посиланням: Створення та відправка «Замовлення» (ORDER)

3. Створення та відправка «Заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=1)

Документ «Заявка на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=1) створюється на підставі документа «Замовлення» (ORDER) та використовується для організації процесу перевезення.

При створенні документа частина даних автоматично переноситься із пов’язаного «Замовлення». Користувач заповнює інформацію про Автомобільного перевізника, параметри перевезення, точки навантаження та розвантаження, а також інші транспортні дані.

Для транспортного засобу також доступне заповнення відомостей про габарити комбінованого транспортного засобу без урахування вантажу:

• довжина;
• ширина;
• висота.

Значення ширини та висоти можуть заповнюватись автоматично на підставі даних доданих транспортних засобів. Поле «Довжина, м» заповнюється користувачем вручну.

Детальніше про особливості заповнення ВГХ описано в інструкції: «Особливості заповнення ВГХ».

Детальний опис процесу створення та відправки документа «Заявка на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=1) доступний за посиланням: Створення «Заявки на транспортування» на підставі «Замовлення»

4. Створення та відправка «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=2)

Документ «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=2) створюється Перевізником на підставі отриманої «Заявки на транспортування».

Документ використовується для підтвердження готовності до виконання перевезення та містить інформацію про фактичного перевізника, транспортний засіб, причіп/напівпричіп і водія.

Якщо Замовник попередньо заповнив дані про автомобіль та водія в «Заявці на транспортування», ці дані автоматично переносяться до документа «Підтвердження заявки на транспортування» з можливістю редагування.

Для автомобілів та причепів використовується особистий довідник транспортних засобів, який автоматично формується при додаванні нового транспорту.

Для транспортного засобу також доступне заповнення відомостей про габарити комбінованого транспортного засобу без урахування вантажу, а саме:

• довжина;
• ширина;
• висота.

Значення ширини та висоти можуть заповнюватись автоматично на підставі даних доданих транспортних засобів. Поле «Довжина, м» заповнюється користувачем вручну.

Детальніше про особливості заповнення ВГХ описано в інструкції: «Особливості заповнення ВГХ».

Детальний опис процесу створення та відправки документа «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=2) доступний за посиланням: Створення «Підтвердження заявки на транспортування» на підставі «Заявки на транспортування»

5. Підписання «Накладної на переміщення» (COMDOC_022) між складами ПрАТ «Монделіс Україна»

5.1 Відправка «Накладної на переміщення» (COMDOC_022)

_{Зображення 2 — Форма документа «Накладна на переміщення» (COMDOC_022) на платформі EDI Network 2.0.}

Після редагування документ потрібно «Зберегти» (1), «Підписати» (2) та «Відправити» (3):

_{Зображення 3 — Збереження, підписання та відправка документа «Накладна на переміщення» (COMDOC_022).}

Детальніше про процедуру підписання дивіться за посиланням.

Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів у статусі «Очікує на підписання отримувачем».

5.2 Обробка вхідної «Накладної на переміщення» (COMDOC_022)

Документ «Накладна на переміщення» (COMDOC_022) після відправки контрагенту відображається у папці «Вхідні» (для швидкого пошуку документа можна скористатись рядком пошуку):

6. Створення та відправка «е-ТТН»

Документ «е-ТТН» створюється Вантажовідправником на підставі документа «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE=2).

При створенні документа основна частина даних автоматично переноситься з документа-підстави, зокрема інформація про перевізника, транспортний засіб, водія, точки навантаження та розвантаження.

У випадку, якщо в «Заявці на транспортування» зазначено декілька Вантажоодержувачів, при створенні «е-ТТН» необхідно обрати адресу навантаження та розвантаження, для якої буде сформовано документ.

Детальний опис процесу створення та відправки документа «е-ТТН» доступний за посиланням: Створення «е-ТТН» на підставі «Підтвердження заявки на транспортування»

7. Обробка вхідного документа «е-ТТН» Перевізником (Водієм)

Після відправки документа «е-ТТН» Вантажовідправником обробка документа може виконуватись як зі сторони Водія, так і зі сторони Перевізника залежно від внутрішньої схеми роботи компанії.

В процесі обробки документа користувач може виконувати дії відповідно до своєї ролі в документообігу, а також за потреби змінювати активну роль для виконання подальших операцій з документом.

У разі необхідності користувач може змінити активну роль за допомогою функціоналу «Змінити роль» у верхній панелі системи.

Для успішного підписання е-ТТН заповнення блоку «Вантажно-розвантажувальні операції» є обов'язковим. Якщо під час обробки документа ви не бачите потрібних кнопок дій, скористайтеся функціоналом «Змінити роль» у верхній панелі системи.

Детальний опис процесу обробки вхідного документа «е-ТТН» доступний за посиланням: Обробка вхідного «е-ТТН» документа Перевізником

8. Обробка вхідного документа «е-ТТН» Вантажоодержувачем

Для обробки документа «е-ТТН» Вантажоодержувачу необхідно перейти до вхідного документа в сервісі EDI Network та виконати дії відповідно до своєї ролі в процесі перевезення.

В процесі обробки документа користувач може:

Для відповідальних осіб використовується довідник контактів, який автоматично формується при додаванні нових записів.

Після підписання документа в «е-ТТН» відображається інформація про підписантів та стає доступною подальша відправка документа іншим Учасникам процесу.

Для успішного підписання е-ТТН заповнення блоку «Вантажно-розвантажувальні операції» є обов'язковим. Якщо під час обробки документа ви не бачите потрібних кнопок дій, скористайтеся функціоналом «Змінити роль» у верхній панелі системи.

Детальний опис процесу обробки вхідного документа «е-ТТН» Вантажоодержувачем доступний за посиланням: Обробка вхідного документа «е-ТТН» Вантажоодержувачем

9. Створення та відправка документа «Рахунок (Логістика)» (COMDOC_040)