Робота з ключами співробітників

Загальні положення

Супер адміністратор компанії може виконати наступні дії з ключами співробітників:

• створити запит на отримання нового ключа співробітником або іншим адміністратором;
• створити запит на отримання міжнародного ключа ECDSA;
• створити запит на отримання файлового ключа/печатки до існуючого хмарного ключа/печатки, випущеного на порталі EDIN ID;
• скасувати сертифікати ключа/печатки співробітника або іншого адміністратора (незворотня дія);
• призупинити або поновити дію сертифікатів ключа/печатки співробітників або іншого адміністратора;
• підтверджувати запити на отримання ключів від співробітників та інших адміністраторів.

Супер адміністратор може подивитись список своїх ключів та печаток в теці «Ключі» (Зображення 1).

_{Зображення 1 - Список власних ключів}

Інформативні іконки для позначення типів ключів:

- посадовий ключ/печатка

- печатка

- ключ

- хмарний ключ/печатка

- файловий ключ

- міжнародний ключ ECDSA

В теці «Ключі» доступні дії тільки із власними наявними ключами (призупинення дії, скасування, генерація файлового ключа для існуючого хмарного ключа).

Створення нового ключа або печатки для співробітника, а також інші дії з ключами співробітників можливі тільки на формі перегляду компанії. Для цього виконайте наступні кроки:

1. Відкрийте потрібну компанію в теці «Компанії» (Зображення 2).

_{Зображення 2 - Відкриття форми перегляду компанії}

2. Відкриється форма перегляду компанії. Перейдіть у теку «Співробітники» (Зображення 3). 

_{Зображення 3 - Список співробітників компанії}

3. Оберіть потрібного співробітника зі списку натисканням на його прізвище. Відкриється форма перегляду даних співробітника зі списком створених для нього ключів (Зображення 4).

_{Зображення 4 - Інформація про співробітника компанії}

Також перелік всіх ключів співробітників компанії можна знайти у теці «Ключі» форми перегляду компанії (Зображення 5, Покажчик 1).

_{Зображення 5 - Список ключів співробітників компанії}

У цій теці доступні наступні дії з ключами:

• призупинити ключ,
• скасувати ключ,
• розблокувати призупинений ключ,
• згенерувати файловий ключ.

Створення ключа/печатки для співробітника

Створення ключа або печатки для співробітника доступне тільки з форми перегляду даних співробітника (тека «Співробітники» форми перегляду компанії).

 1. На формі перегляду даних співробітника натисніть кнопку «+Створити» та з випадаючого списку оберіть опцію «Ключ (Україна)»  для створення ключа або опцію «Печатка»  для створення печатки (Зображення 6).

_{Зображення 6 - Додавання ключа/печатки для співробітника}

2.1. У разі вибору опції  «Ключ» відкриється форма створення ключа для співробітника (Зображення 7).

_{Зображення 7 - Форма створення ключа}

Персональні дані співробітника на формі заповнені автоматично. Введіть посаду для ключа та натисніть кнопку «Додати».

2.2. У разі вибору опції «Печатка» відкриється форма створення печатки для співробітника (Зображення 8). Заповніть поля форми.

_{Зображення 8 - Форма створення печатки}

В поле «Назва» автоматично заповнена назва компанії, поле доступне для редагування. Інші поля є необов'язковими.

Після введення необхідних даних натисніть кнопку «Додати».

3. Новий ключ/печатку буде створено зі статусом «Потребує створення». Співробітнику при цьому надійде email із подальшими інструкціями.

4. Співробітник має підтвердити створення ключа/печатки на порталі, після чого ключ перейде в статус «Очікує адміна». Супер адміністратору буде надіслано email із повідомленням про цю подію із посиланням на підтвердження дії (Зображення 9).

_{Зображення 9 - Повідомлення Супер адміністратора про генерацію ключа співробітником}

5. Для активації ключа/печатки перейдіть за посиланням з отриманого листа. Відкриється сторінка з документами, які Ви маєте підписати своїм посадовим КЕП (Зображення 10). 

_{Зображення 10 - Документи на підтвердження активації посадового ключа}

Уважно прочитайте надані документи (Підтвердження повноважень співробітника та Заява на отримання КЕП). Для підписання документів натисніть кнопку «Підписати» та пройдіть стандартну процедуру підписання документів за допомогою КЕП.

Супер адміністратор має використовувати для підпису тільки свій посадовий КЕП.

6. Після підпису документів на активацію ключ/печатка перейде в статус  «Активний» та може бути використаний співробітником для підписання документів. Співробітник отримує email з повідомленням про активацію ключа/печатки.

Створення міжнародного ключа ECDSA для співробітника

Адміністратор або Супер адміністратор компанії може ініціювати випуск міжнародного ключа ECDSA для співробітника з форми перегляду даних співробітника.

Умови для створення міжнародного ключа CDSA:

1. Компанія повинна мати заповнену назву латиницею на порталі (детальніше).
2. Співробітник повинен мати заповнені прізвище та ім'я латиницею на порталі. Ці дані заповнюються автоматично у разі проходження процедури ідентифікації на порталі за допомогою Дія (ID картка або Закордонний паспорт). Якщо прізвище та ім'я латиницею відсутні, співробітник має пройти повторну ідентифікацію за допомогою Дія (ID картка або Закордонний паспорт) під час створення міжнародного ключа.

Для випуску міжнародного ключа ECDSA для співробітника пройдіть наступні кроки:

1. На формі перегляду даних співробітника натисніть кнопку «Створити» та з випадаючого списку оберіть опцію «Ключ (міжнародний)» (Зображення 6).

2. Відкриється форма створення міжнародного ключа для співробітника (Зображення 11). Всі поля форми недоступні для редагування. Якщо дані про прізвище та ім'я співробітника латиницею відсутні на порталі, у відповідному полі форми буде прочерк, і співробітник має пройти ідентифікацію за допомогою ДІЯ ID або ДІЯ Закордонний паспорт. Натисніть кнопку «Додати» для надсилання запиту.

^{Зображення 11 - Форма створення міжнароднрого ключа ECDSA}

3. Подальший процес генерації, підписання документів та активації ключа відповідає стандартному сценарію випуска ключів. 

Новий ключ буде додано до списку зі статусом «Потребує створення». Співробітнику при цьому надійде email із подальшими інструкціями.

4. Співробітник має підтвердити створення ключа на порталі, після чого ключ перейде в статус «Очікує адміна». Супер адміністратору буде надіслано email про цю подію з посиланням на підтвердження дії (Зображення 9).

5. Для активації ключа перейдіть за посиланням з отриманого листа. Відкриється сторінка з документами, які Ви маєте підписати своїм посадовим КЕП (Зображення 10). 

Уважно прочитайте надані документи (Підтвердження повноважень співробітника та Заява на отримання КЕП). Для підписання документів натисніть кнопку «Підписати» та пройдіть стандартну процедуру підписання документів за допомогою КЕП.

Супер адміністратор має використовувати для підпису лише свій посадовий КЕП.

6. Після підписання документів на активацію ключ перейде в статус  «Активний» та може бути використаний співробітником для підписання документів. Співробітник отримує email з повідомленням про активацію ключа.

Дії з ключем

Дії з ключами співробітників компанії можливі на наступних сторінках порталу:

1. Вкладка «Співробітники» форми перегляду компанії : розділ бокового меню «Компанії» -> відкрити потрібну компанію -> перейти у вкладку «Співробітники» -> відкрити дані потрібного співробітника (Зображення 2, 3, 4). Відкриється форма перегляду інформації про співробітника (Зображення 12).

_{Зображення 12 - Додаткові дії з ключем співробітника}

2. Вкладка «Ключі» форми перегляду компанії : вкладка бокового меню «Компанії» -> відкрити потрібну компанію -> перейти у вкладку «Ключі» компанії (Зображення 5, Покажчик 1).

Далі виберіть потрібний ключ зі списку та натисніть кнопку додаткових дій з ключем . Оберіть потрібну опцію з випадаючого списку. Перелік опцій змінюється залежно від поточного статусу ключа.

Подібні дії доступні також для власних ключів у розділі «Ключі» бокового меню (Зображення 1). 

1. Призупинити дію ключа/печатки

Дія доступна для ключів та печаток у статусі «Активний». 
Адміністратор компанії може розблокувати призупиненій ключ за необхідністю.

1. Оберіть опцію «Призупинити ключ» для обраного ключа на формі перегляду інформації про співробітника (Зображення 11) або у списку ключів співробітників компанії (Зображення 5, Покажчик 2).

2. Відкриється форма блокування ключа (Зображення 13). Заповніть всі обов'язкові поля форми, помічені червоною зірочкою (*), та натисніть кнопку «Призупинити». Супер адміністратор має використовувати для підписання документів лише свій посадовий КЕП.

_{Зображення 13 - Форма введення даних для призупинення ключа}

3. Наступним кроком Супер адміністратор має підтвердити підписання заяви про блокування ключа. Уважно ознайомтеся із текстом заяви та натисніть кнопку «Підтвердити» (Зображення 14).

_{Зображення 14 - Заява про блокування ключа}

Ключ перейде в статус «Призупинений»  і стане недоступним співробітнику для використання. Співробітник отримає email про цю подію. Призупинений ключ можна розблокувати. 

2. Розблокувати призупинений ключ

Дія доступна для ключів та печаток у статусі «Призупинений». 

1. Оберіть опцію «Розблокувати ключ» на формі перегляду інформації про співробітника (Зображення 15) або у списку ключів співробітників компанії (Зображення 5, Покажчик 2).

_{Зображення 15 - Розблокування призупиненого ключа/печатки}

2. Відкриється форма розблокування ключа (Зображення 16). Заповніть усі обов'язкові поля форми, відмічені червоною зірочкою (*), та натисніть кнопку «Розблокувати». Супер адміністратор має використовувати для підписання документів лише власний посадовий КЕП.

_{Зображення 16 - Форма введення даних для розблокування ключа}

3. Наступним кроком Супер адміністратор має підтвердити підписання заяви про розблокування ключа. Уважно ознайомтеся із текстом заяви та натисніть кнопку «Підтвердити» (Зображення 17).

_{Зображення 17 - Заява на розблокування ключа}

Ключ перейде в статус «Активний»  і стане доступним співробітнику для використання. Співробітник отримає email про цю подію.

3. Скасувати ключ/печатку

Дія доступна для ключів у статусах «Активний», «Чернетка», «Призупинений». Скасувати ключ може лише Супер адміністратор компанії.
Скасування ключа - незворотна дія. Активувати скасований ключ не можна. Якщо є потреба тимчасово заблокувати ключ співробітника, скористайтеся опцією «Призупинити».

1. Оберіть опцію «Скасувати ключ» на формі перегляду інформації про співробітника (Зображення 14) або у списку ключів співробітників компанії (Зображення 5, Покажчик 2).

2. Відкриється форма скасування ключа (Зображення 18). Заповніть усі обов'язкові поля форми, позначені червоною зірочкою (*), і натисніть кнопку «Скасувати». Супер адміністратор має використовувати для підписання документів лише свій посадовий КЕП.

_{Зображення 18 - Форма введення даних для скасування ключа}

3. Наступним кроком Супер адміністратор має підтвердити підписання заяви про скасування ключа. Уважно ознайомтеся із текстом заяви та натисніть кнопку «Підтвердити» (Зображення 19).

_{Зображення 19 - Заява про скасування ключа}

Ключ перейде в статус «Скасований»  і стане недоступним співробітнику для використання. Співробітник отримає email про цю подію.

4. Згенерувати файловий ключ

Супер адміністратор / Адміністратор компанії може згенерувати файловий ключ (файлову печатку) до хмарного ключа (печатки) у статусі  «Активний». Для цього виконайте наступні кроки:

1. Оберіть опцію «Згенерувати файловий ключ (печатку)» у випадаючому списку додаткових дій для обраного ключа (печатки) на формі перегляду інформації про співробітника (Зображення 12) або у списку ключів співробітників компанії (Зображення 5, Покажчик 2).

2. Відкриється вікно підтвердження випуску файлового ключа/печатки (Зображення 20). Натисніть кнопку «Підтвердити» для підтвердження дії.

_{Зображення 20 - Форма введення даних для генерації файлового ключа/печатки}

3. Новий ключ/печатку буде створено зі статусом «Потребує створення». Співробітнику при цьому надійде email із подальшими інструкціями.

4. Співробітник має підтвердити створення ключа/печатки на порталі, після чого ключ перейде в статус «Активний» та може бути використаний співробітником для підписання документів. 

Зверніть увагу! Файловий ключ прив'язується до відповідного хмарного ключа. У разі скасування хмарного ключа автоматично буде скасовано прив'язаний до нього файловий ключ.
Термін дії сертифікатів файлового ключа не буде перевищувати термін дії сертифікатів відповідного хмарного ключа.